Sachbearbeiter Administration (m/w/d)

Docpharm GmbH; Baden-Württemberg; Vor Ort; EUR 30.000 - 38.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Docpharm GmbH in Baden-Baden sucht eine zuverlässige administrative Assistenz, die eigenverantwortlich Vorgänge bearbeitet und dort unterstützt, wo im Tagesgeschäft Hilfe benötigt wird.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung von Retouren und Reklamationen, die laufende Dokumentation von Geschäftsprozessen, die Vorbereitung von Unterlagen für Audits sowie die Abstimmung mit Kunden und internen Ansprechpartnern.

Qualifikationen

• PKA-Ausbildung oder kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist.
• Zuverlässige, sorgfältige Arbeitsweise und Eigeninitiative.

Aufgaben

• Bearbeitung von Retouren und Reklamationen bis zur Klärung.
• Dokumentation laufender Geschäftsprozesse und Audit-Unterlagen.
• Abstimmung mit Kunden, Partnern und internen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben am Standort.

Kenntnisse

Kundenkommunikation

Teamfähigkeit

Organisation

Selbstständiges Arbeiten

Zuverlässigkeit

Ausbildung

PKA-Ausbildung oder kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Docpharm ist ein mittelständisches Pharmaunternehmen, das auf den Parallelvertrieb von Arzneimitteln und Medizinprodukten aus dem europäischen Markt spezialisiert ist. Wir beliefern insbesondere pharmazeutische Großhändler und Apotheken in Deutschland.

Für unser Team in Baden-Baden suchen wir Verstärkung. Dabei suchen wir eine zuverlässige Persönlichkeit, die Verantwortung für eigene administrative Vorgänge übernimmt und gleichzeitig gerne dort mit anpackt, wo im Tagesgeschäft Unterstützung benötigt wird.

Als Unternehmen in einem stark regulierten Markt verbinden wir europäische Beschaffung mit hohen Anforderungen an Qualität, Dokumentation und eine zuverlässige Arzneimittelversorgung. Dabei arbeiten unsere verschiedenen Unternehmensbereiche eng zusammen und setzen auf kurze Abstimmungswege und pragmatische Lösungen.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen unser Team bei den administrativen und operativen Abläufen im Tagesgeschäft. Sie übernehmen eigenständig die Bearbeitung von Retouren und Reklamationen, stehen hierzu im Austausch mit unseren Kunden und internen Ansprechpartnern und begleiten die Vorgänge von der Aufnahme bis zur abschließenden Klärung. Darüber hinaus kümmern Sie sich um die laufende Dokumentation unserer Geschäftsprozesse und stellen sicher, dass relevante Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. Durch Ihre tägliche Arbeit mit den Vorgängen und der dazugehörigen Dokumentation lernen Sie unsere internen Abläufe umfassend kennen und werden damit zu einem wichtigen Ansprechpartner im Team. Dieses Wissen bringen Sie auch bei internen und externen Audits sowie als Vertretung bei Abwesenheiten ein.

Neben Ihren festen Aufgaben unterstützen Sie uns flexibel bei weiteren administrativen und organisatorischen Themen und wirken aktiv im operativen Tagesgeschäft mit.

• Eigenständige Bearbeitung und Nachverfolgung von Retouren und Reklamationen bis zur abschließenden Klärung
• Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern per Telefon und E-Mail sowie Abstimmung mit den zuständigen internen Ansprechpartnern
• Vorbereitung und Bereitstellung von Dokumentationen für interne und externe Audits
• Zusammenstellung, Zuordnung und Ablage der erforderlichen Unterlagen in Papierform
• Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben am Standort
• Aktive Mitarbeit im Tagesgeschäft sowie Unterstützung des Teams bei wechselnden Aufgaben und Projekten

Sie müssen nicht bereits jeden unserer Prozesse kennen. Wichtig ist uns vor allem, dass Sie zuverlässig arbeiten, Verantwortung für Ihre Aufgaben übernehmen und offene Vorgänge nicht aus den Augen verlieren.

• Idealerweise verfügen Sie über eine abgeschlossene Ausbildung als Pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r (PKA). Eine andere kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung ist ebenfalls willkommen
• Sie arbeiten sorgfältig, eigenständig und strukturiert
• Sie kommunizieren gerne mit Kunden und Kollegen und treten freundlich und professionell auf
• Sie arbeiten gerne im Team und sind gleichzeitig in der Lage, Ihre Aufgaben selbstständig zu organisieren
• Erfahrung im pharmazeutischen Umfeld oder in einem anderen regulierten Bereich ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse und fühlen sich auch in der Kommunikation mit internationalen Geschäftspartnern sicher. Weitere Sprachkenntnisse sind ebenfalls sehr willkommen
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook

Was Sie bei uns erwartet

Sie erwartet eine vielseitige Position, in der Sie nicht ausschließlich einen einzelnen Aufgabenbereich bearbeiten. Sie erhalten Einblick in unterschiedliche Abläufe unseres Unternehmens, übernehmen eigene Vorgänge und arbeiten eng mit verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.

Mit zunehmender Erfahrung können Sie weitere Aufgaben selbstständig übernehmen und sich zu einem wichtigen Ansprechpartner für die von Ihnen betreuten Prozesse entwickeln. Dabei verbinden sich klassische administrative Tätigkeiten mit Kundenkontakt, eigenständiger Sachbearbeitung und der Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft.