Referent/in (m/w/d) Kanzlerin

Hochschule für angewandte Wissenschaften Hof; Hof; Presencial; EUR 20.000 - 27.000; A tiempo parcial

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

VBL Altersvorsorge

Fortbildungsmöglichkeiten

Descripción de la vacante

Hochschule Hof sucht eine/n Referent/in der Kanzlerin (m/w/d) in Teilzeit zur Unterstützung des Kanzleramts. Sie übernehmen eigenständig organisatorische Aufgaben, Terminmanagement, Recherchen und die Erstellung von Entscheidungsgrundlagen.

Erfahrung in Hochschulverwaltung oder Assistenz auf Leitungsebene ist wünschenswert; alternativ eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung. Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten werden geboten.

Formación

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise in Verwaltungs-, Rechts- oder Wirtschaftswissenschaften.
• Alternativ kaufmännische Ausbildung mit mind. 3 Jahren einschlägiger Assistenz-/Referenten-Erfahrung auf Leitungsebene.
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Vertraulichkeit.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift (C2-Niveau) und gutes Englisch (B2).

Responsabilidades

• Eigenständige Unterstützung der Kanzlerin im operativen Tagesgeschäft.
• Terminmanagement, Fristenüberwachung und Vorgangsnachverfolgung.
• Recherche zu fachlichen, organisatorischen und rechtlichen Fragestellungen.
• Aufbereitung von Ergebnissen und Erstellung von Entscheidungsgrundlagen.
• Unterstützung bei Koordination zentraler Themen der Hochschulverwaltung.

Conocimientos

Terminmanagement

Organisationstalent

Recherche

MS-Office

Serviceorientierung

Digitale Verwaltung

Educación

Abgeschlossenes Hochschulstudium

Kaufmännische Berufsausbildung

Descripción del empleo

Bildung ist Zukunft! Mit einem breit gefächerten Spektrum von über 50 Bachelor- und Masterstudiengängen der vier Fakultäten Interdisziplinäre und innovative Wissenschaften, Wirtschaftswissenschaften, Ingenieurwissenschaften und Informatik sowie rund 3.700 Studierenden befindet sich die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hof auf stetigem Wachstumskurs. Im Umfeld von Lehre, Forschung und Dienstleistung bietet die Hochschule Hof an vier Standorten ein vielseitiges und interessantes Aufgabenspektrum.Gestalten Sie aktiv mit uns die Zukunft der Hochschule und bewerben Sie sich!

Zur Unterstützung der Kanzlerin der Hochschule Hof suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Referent/in (m/w/d) der Kanzlerin - in Teilzeit

Was sind die Aufgabenschwerpunkte?

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Kanzlerin im operativen und strategischen Tagesgeschäft und übernehmen insbesondere folgende Aufgaben:

• Eigenständige Wahrnehmung organisatorischer und administrativer Aufgaben im Kanzleramt, insbesondere Terminmanagement sowie Überwachung und Nachverfolgung von Vorgängen und Fristen
• Durchführung von Recherchen zu fachlichen, organisatorischen und rechtlichen Fragestellungen sowie eine strukturierte Aufbereitung der Ergebnisse
• Unterstützung der Kanzlerin bei der Koordination zentraler Themen der Hochschulverwaltung
• Mitwirkung an der Analyse und Weiterentwicklung interner Organisationsstrukturen und Prozesse
• Erstellen von Entscheidungsgrundlagen, Stellungnahmen und weiteren Unterlagen für interne und externe Anfragen

Worauf kommt es uns an?

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise in einem verwaltungs-, rechts- oder wirtschaftswissenschaftlichem Bereich bzw. einer vergleichbaren Fachrichtung und Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung oder in einer Assistenz- bzw. Referentenfunktion auf Leitungsebene
• Alternativ: Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und eine mindestens 3jährige einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenz- bzw. Referentenfunktion auf Leitungsebene
• Bei ausländischen Hochschulabschlüssen ist eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) vorzulegen. Informationen hierzu finden Sie hier: Zeugnisbewertung für ausländische Hochschulqualifikationen
• Interesse an administrativen, organisatorischen und rechtliche Fragestellungen und die Fähigkeit, komplexe Inhalte klar zu strukturieren und aufzubereiten
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und ein professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Verwaltungs- und Dokumentationsprozessen
• Ausgeprägte Serviceorientierung und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie Deutschkenntnisse vergleichbar C2-Niveauund Englischkenntnisse vergleichbar B2-Niveau

Was bieten wir Ihnen?

• Eine vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit in einem innovativen Hochschul-Umfeld
• Flexible Arbeitszeiten, eine ausgewogene Work-Life-Balance und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Wir fördern Ihre fachliche und persönliche Entwicklung durch gezielte Weiterbildungsangebote
• Zusätzliche Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Eine für 2 Jahrebefristete Einstellung in Teilzeit mit 20 Wochenstunden
• Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der übertragenen Tätigkeiten und dem Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen. Bei Vorliegen einer abgeschlossenen Berufsausbildung erfolgt die Eingruppierung bis max. Entgeltgruppe E8 TV-L. Bei Vorliegen eines abgeschlossenen Hochschulstudiums bis max. Entgeltgruppe E9b TV-L.

Das Arbeitsverhältnis und die Eingruppierung richten sich nach den Vorschriften des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Bei Bewerbungen schwerbehinderter Menschen ist die Schwerbehindertenvertretung nicht aktiv zu beteiligen, wenn der schwerbehinderte Mensch die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung ausdrücklich ablehnt (§ 164 Abs. 1 Satz 10 SGB IX).

Für Auskünfte zum ausgeschriebenen Aufgabenbereich sowie Fragen zum Ausschreibungsverfahren steht Ihnen Katja Haselbach von der Personalabteilung der Hochschule Hof (09281/409-3116) gerne zur Verfügung.

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