Protocol Officer (m/w/d/k)

Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine bedeutende Kulturinstitution in Berlin sucht einen Protocol Officer (m/w/d/k) für das Einladungs- und Einlassmanagement bei großen Events. Gesucht wird eine zuverlässige Persönlichkeit mit abgeschlossener Berufsausbildung im Eventmanagement, umfangreichen Kommunikationsfähigkeiten und sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen. Es erwartet Sie ein dynamisches Team und ein vielseitiges Aufgabenfeld.

Leistungen

Bezahlung nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD 7)

Flexible Arbeitszeiten

30 Urlaubstage pro Jahr

Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend

Vergünstigte Veranstaltungstickets

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Eventmanagement oder vergleichbare Erfahrungen.
• Erste Erfahrungen im Umgang mit Datenbank-Systemen im Guest Management.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word & Outlook.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Level C1).

Aufgaben

• Betreuung der Software für das Einladungs- und Einlassmanagement.
• Prüfung der Funktionalitäten der Software mit der IT-Abteilung.
• Entwicklung interner Prozesse für das Event-Protokoll.
• Koordination des Einlassmanagements über die Software.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikation

Datenbankkenntnisse

Technische Affinität

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Eventmanagement

Tools

MS Office

M365

Jobbeschreibung

DieInternationalen Filmfestspiele Berlin (IFB)sind das wichtigste Kulturereignis der Stadt, eines der angesehensten Events der internationalen Filmindustrie und zugleich eines der größten Publikumsfestivals der Welt.

Die Abteilung Event Protokoll der Berlinale sucht zum 15.10.2025 befristet bis 31.03.2026 eine engagierte, zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit als

Protocol Officer (m/w/d/k)

Der Fokus der Abteilung Event Protokoll liegt auf dem Einladungs- und Einlassmanagement der zwei exklusiven, medienwirksamen Großevents Eröffnungsgala inklusive des Goldenen Ehrenbären und Bärenverleihung, der Verleihung der Berlinale Kamera und European Shootingstars, den Galapremieren der Festivalwoche sowie der exklusiven Berlinale Dinner.

Ihre Aufgaben - Gestalten, mitwirken und teilhaben.

• Betreuung der berlinale-internen Software für das Einladungs- und Einlassmanagements der Berlinale-Veranstaltungen im Verantwortungsbereich der Abteilung Event Protokoll: Gästelisten, Mailings, Placement, Einlass
• Prüfung und Gewährleisten der Funktionalitäten der Software in enger Abstimmung mit der hausinternen IT-Abteilung
• Entwickeln von abteilungsinternen, ggfs. auch –übergreifenden Prozessen
• Umsetzen von Software-Inhalten (Mailings, Grafik-Adaptionen) in enger Abstimmung mit Kolleg*innen weiterer Abteilungen
• Koordination des Einlassmanagements über die Software inkl. Erstellung interner und externer Onboardings & Briefings
• Teaminterner Support für Onboardings, inhaltlichen und ggfs. technischen Rückfragen, Sicherstellen der Einhaltung von Deadlines & Timings
• Unterstützung des Teams bei der Verwaltung von Gästelisten und Einladungsprozessen
• Austausch mit anderen Fachabteilungen

Unsere Anforderungen – Das bringen Sie mit.

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Eventmanagement, Kulturmanagement, Medienkauffrau/-mann oder einschlägige Berufserfahrungen mit vergleichbaren Aufgaben
• Erste Erfahrungen im Umgang mit Datenbank-Systemen insbesondere im Guest Management-Umfeld
• Technisches Grundverständnis für digitale Abläufe
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word & Outlook); mindestens Grundkenntnisse bei der Anwendung mit M365
• Hervorragende kommunikative und organisatorische Qualitäten und ein freundliches und sicheres Auftreten (schriftlich, persönlich und telefonisch)
• Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse (mindestens Level C1) in Wort und Schrift und eine gute Ausdrucksfähigkeit und Textsicherheit
• Erste Erfahrungen bei Großevents von Vorteil
• Hohe Affinität zur Film- Medien- und Kulturbranche wünschenswert

Willkommen bei uns – Das bieten wir.

• Ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem sehr dynamischen Team einer impulsgebenden Kulturinstitution
• Eine Bezahlung nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD 7)
• Zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
• Wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit nach Absprache
• 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester
• Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen
• Vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen der KBB GmbH

Ihre Bewerbung.

Bitte reichen Sie Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggfs. Referenzen) bis 31.08.2025 ausschließlich über denOnline-bewerben-Buttonein.

Kontakt und Wissenswertes.

Für inhaltliche Fragen steht Ihnen Miriam Reimers [e-mail] zur Verfügung.

Erfüllen Sie nicht jede einzelne gewünschte Anforderung? Wir möchten Sie ermutigen, sich trotzdem zu bewerben. Vielleicht sind Sie genau der/die richtige Kandidat*in für diese Position.

Aus technischen Gründen sind wir aktuell leider noch nicht in der Lage, Bewerbungen ohne Namen zu berücksichtigen. Wir bitten Sie dennoch, bei Ihrer Bewerbung auf die Einsendung eines Bewerbungsfotos und auf Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Herkunft, Ihre geschlechtliche Identität, Ihr Alter oder andere persönliche Merkmale zulassen, zu vermeiden. Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen laden wir ausdrücklich ein, sich bei uns zu bewerben.

Bei weiteren Fragen bitten wir Sie ganz herzlich, unsere Webseite zu besuchen:https://www.kbb.eu.Dort finden Sie Informationen zu unserem Bewerbungsprozess, zu Diversität und Inklusion sowie zu den Datenschutzbestimmungen der KBB GmbH.

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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!