Projektsachbearbeitung (m/w/d/x)

Freien Hansestadt Bremen; Bremen; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das Leibniz-Institut für Präventionsforschung und Epidemiologie - BIPS GmbH sucht eine Fachkraft für die Projektsachbearbeitung zur Unterstützung im Bereich Finanzen & Controlling. In dieser Rolle werden Sie administrativ bei der Bearbeitung von Drittmitteln aktiv sein und direkt mit Wissenschaftlern arbeiten. Eine spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und Weiterbildungsmöglichkeiten wird geboten. Bewerbungen sind bis zum 17.08.2025 möglich.

Leistungen

Flexible Arbeitszeitmodelle

Betriebliche Altersversorgung

Zusätzliche Fortbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Fachhochschulstudium oder kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung im kaufmännischen Bereich oder der öffentlichen Verwaltung.
• Grundlegende Kenntnisse in Englisch.

Aufgaben

• Administrative Betreuung von Projekten nationaler und internationaler Zuwendungsgeber.
• Erstellung von Mittelanforderungen, Verwendungsnachweisen.
• Projektkostenkalkulation und -controlling.

Kenntnisse

Analytisches Denkvermögen

Zahlen- und Datenverständnis

Kommunikations- und Verhandlungsgeschick

Ausbildung

Fachhochschulstudium oder kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office (insbesondere Excel)

Finanzsoftware

Jobbeschreibung

Leibniz-Institut für Präventionsforschung und Epidemiologie - BIPS GmbH

An der Leibniz-Institut für Präventionsforschung und Epidemiologie – BIPS GmbH ist, vorbehaltlich der Stellenfreigabe, zum 1. Oktober 2025 folgende Stelle zu besetzen:

Projektsachbearbeitung (m/w/d/x)

Entgeltgruppe 9b TV-L, in Voll- oder Teilzeit.
Die Stelle ist teilzeitgeeignet und zunächst projektbezogen bis Dezember 2028 befristet. Eine Verlängerung bis mind. Dezember 2030 wird, vorbehaltlich einer erweiterten Förderzusage, angestrebt.

Berufsgruppe

Kaufmännisches Personal

Bereich

Das Leibniz-Institut für Präventionsforschung und Epidemiologie – BIPS ist eines der renommiertesten epidemiologischen Forschungsinstitute in Deutschland. Es unterhält enge Kooperationsbeziehungen zu verschiedenen Partnern im In- und Ausland.

Die Verwaltung des BIPS nimmt sämtliche Aufgaben der administrativen Steuerung und Absicherung des wissenschaftlichen Forschungsbetriebs wahr. Ein wesentlicher Schwerpunkt wird das Projekt NFDI4Health – Forschungsdateninfrastruktur für personenbezogene Gesundheitsdaten sein, dass im Oktober 2025, unter Leitung und administrativer Steuerung des BIPS, in die zweite Förderphase startet. NFDI4Health schlägt eine Brücke zwischen Nutzenden und Anbietenden von epidemiologischen, Public Health- und klinischen Studiendaten.

Vor diesem Hintergrund suchen wir für das Ressort Finanzen & Controlling eine Fachkraft zur Unterstützung des Projektteams bei der Drittmittelsachbearbeitung.

Aufgabengebiet

• Administrative Betreuung von Projekten internationaler und nationaler Zuwendungsgeber (z.B. EU, Bundesministerien, DFG) sowie aus dem Bereich der privaten Forschungsförderung und Auftragsforschung, unter Berücksichtigung individueller Verträge und Förderrichtlinien
• Erstellung von Mittelanforderungen, Verwendungsnachweisen und Ausgangsrechnungen
• Unterstützung der Wissenschaftler:innen hinsichtlich Kostenplanung und Verwendungsrichtlinien des jeweiligen Mittelgebers sowie deren Beratung bei Anträgen zur Mittelumwidmung, Mittelaufstockung und Laufzeitverlängerung
• Projektkostenkalkulation und -controlling, insbesondere Personalbewirtschaftung aus Drittmitteln
• Einrichtung und Budgetierung von Kostenträgern im Kostenrechnungssystem, Überwachung und Anpassung der Budgets
• Aufbereitung und Bereitstellung von Kennziffern und anderen Daten, insbesondere im Rahmen des Berichtswesens sowie der unterjährigen Hochrechnungen
• Zusammenstellung prüffähiger Unterlagen für Projektprüfungen

Voraussetzungen

• Abgeschlossenes Fachhochschulstudium, gerne mit betriebswirtschaftlicher Ausrichtung oder eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich oder der öffentlichen Verwaltung
• Analytisches Denkvermögen, gutes Zahlen- und Datenverständnis
• Sichere EDV-Anwenderkenntnisse im Bereich der Standard-Software MS-Office, insbesondere Excel ist Voraussetzung
• Kenntnisse einer Finanzsoftware sind wünschenswert
• Wünschenswert sind Kenntnisse im Zuwendungsrecht bzw. der Drittmittelverwaltung
• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick mit der Fähigkeit, Sachverhalte kompakt und verständlich zu kommunizieren
• Verantwortungsbewusstsein und hohe Serviceorientierung
• Grundlegende Englisch-Kenntnisse

Kennzeichen

Bewerbungsfrist

Allgemeine Hinweise

• Ein interessantes Umfeld, in dem Sie Ihre Fachkenntnisse eigenverantwortlich einsetzen und durch vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten erweitern können
• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenständigkeit in einem engagierten, lösungsorientierten, kollegialen Team
• Maßnahmen zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und individueller Lebensführung
• seit Oktober 2014 trägt das BIPS das Zertifikat audit berufundfamilie
• Zeitgemäße und flexible Modelle der Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit zum zeitweisen mobilen Arbeiten (aktuell 40% der Arbeitszeit)
• Die Möglichkeit zur bezuschussten Teilnahme am Sportprogramm von Hansefit
• Zusätzliche betriebliche Altersversorgung (VBL)

Bewerbungshinweise

Bewerbungen von Schwerbehinderten wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung Vorrang gegeben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer A25-25 bis zum 17.08.2025 als 1 PDF-Dokument an:

Leibniz-Institut für Präventionsforschung und Epidemiologie - BIPS GmbH
- Personalverwaltung -
Achterstraße 30
28359 Bremen
bzw. per E-Mail an Michaela Modde: [e-mail]