Projektassistenz / Prüfsekretariat (m/w/d)

STB Ingenieure Timm Hempel Marche Ruf Nolte Ingenieure und Architekt PartGmbB; Bremen; Vor Ort; EUR 34.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

30 Urlaubstage

Geburtstag frei

Wellpass

JobRad

Deutschlandticket Zuschuss

Weiterbildungsmöglichkeiten

Moderne Arbeitsplätze

Sicherer Arbeitsplatz

Kurze Entscheidungswege

Zusammenfassung

STB Ingenieure Timm Hempel Marche Ruf Nolte Ingenieure und Architekt PartGmbB sucht in Bremen eine flexible Büroassistenz. Die Stelle ist in Vollzeit oder Teilzeit mit gleitender Arbeitszeitgestaltung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation der bautechnischen Prüfungsdokumentation, die Vor- und Nachbereitung von Unterlagen sowie die Pflege digitaler Projektakten. Sehr gute Deutschkenntnisse und MS Office-Kenntnisse werden erwartet.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement.
• Freude an Dokumentenmanagement, Datenerfassung und digitalen Prozessen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Word.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Du organisierst die Dokumentation der bautechnischen Prüfungen und bist Schnittstelle zu Ingenieur:innen, der Prüfingenieurin und Projektbeteiligten.
• Du bereitest Prüfunterlagen, Berichte und Rechnungen vor und sorgst für Vollständigkeit und nachvollziehbare Ablage.
• Du arbeitest mit Online-Bauakten- und Projektplattformen, pflegst digitale Projektunterlagen und sorgst für reibungslosen Datenaustausch.
• Du behältst Fristen im Blick, koordinierst termingebundene Vorgänge und übernimmst internen/externen Kommunikation.

Kenntnisse

Dokumentenmanagement

Datenerfassung

digitale Prozesse

MS Office

Deutschkenntnisse

strukturierte Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Vollzeit oder Teilzeit | Bremen

Deine Stärken liegen im strukturierten Arbeiten, im Umgang mit Dokumenten und in der digitalen Organisation? Gleichzeitig soll dein Job auch zu deinem leben passen? Im Team STB kannst du die Stelle in Vollzeit oder Teilzeit gestalten und deine Arbeitszeit durch unser flexibles Gleitzeitmodell gut an deinen Alltag anpassen.

Bei uns erwartet dich ein sicherer Arbeitsplatz mit klaren Strukturen und einem vielseitigen Aufgabenbereich, in dem Genauigkeit, Organisation und gute Zusammenarbeit zählen.

Als Ingenieur- und Architekturbüro mit über 75 Jahren Erfahrung arbeiten wir an unseren Standorten Bremen und Potsdam mit über 90 Kolleginnen und Kollegen an anspruchsvollen Projekten im Hoch- und Ingenieurbau.

Was Du bei uns machst

• Du organisierst und begleitest die Dokumentation unserer bautechnischen Prüfungen und bist dabei eine wichtige Schnittstelle zwischen unseren Ingenieur:innen, der Prüfingenieurin und weiteren Projektbeteiligten.

• Du bereitest Prüfunterlagen, Prüfberichte, Rechnungen und weitere projektbezogene Dokumente sorgfältig vor und stellst deren Vollständigkeit, Korrektheit und nachvollziehbare Ablage sicher.

• Du arbeitest mit verschiedenen Online-Bauakten- und Projektplattformen, pflegst dort die digitalen Projektunterlagen und sorgst durch Upload, Download und eine aktuelle Ordnerstruktur für einen reibungslosen Datenaustausch.

• Du behältst Fristen und organisatorische Abläufe im Blick, koordinierst termingebundene Vorgänge, forderst fehlende Unterlagen gezielt nach und übernimmst die dazugehörige interne und externe Kommunikation.

Was Du schon mitbringen solltest

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation

• Freude an Dokumentenmanagement, Datenerfassung und digitalen Prozessen sowie Interesse daran, dich in neue Software- und Projektplattformen einzuarbeiten – Erfahrung in einem Prüfsekretariat setzen wir nicht voraus

• Einen sicheren Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Sicherheit in Rechtschreibung und Grammatik

• Eine gewissenhafte, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise – auch wenn mehrere Vorgänge parallel laufen

• Du denkst mit, findest pragmatische Lösungen und verstehst dich als Schnittstelle, die Informationen, Unterlagen und unterschiedliche Ansprechpartner zuverlässig zusammenbringt

Das kannst Du bei uns erwarten

• Eine unbefristete Stelle in Vollzeit oder Teilzeit

• Flexible Arbeitszeiten

• 30 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester

• Einen halben freien Tag an deinem Geburtstag

• Wellpass, JobRad und Zuschuss zum Deutschlandticket

• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Moderne Arbeitsplätze in unserem Büro im Bremer Kranhaus

• Einen sicheren Arbeitsplatz mit eingespielten Abläufen und klaren Strukturen

• Kurze Entscheidungswege und ein Team, in dem du dich auf deine Kolleg:innen verlassen kannst