Projektassistenz (m/w/d) - Wissenschaftliche Förderprogramme und Veranstaltungen

Institute of Translational Cancer Research and Experimental Cancer Therapy, TUM; Heidelberg; Hybrid; EUR 54,000 - 69,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub im Jahr

Flexible Arbeitszeiten

Mobile Arbeit möglich

TV-L Vergütung inkl. betrieblicher Rür

Elternzeit- und Familienfreundliches M

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Das DKFZ sucht eine engagierte Persönlichkeit zur Koordination des Postdoc- und Clinician Scientist Programs Office. Sie unterstützen bei Auswahlverfahren, Veranstaltungen und der Weiterentwicklung administrativer Prozesse in einem internationalen Umfeld.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Kommunikation mit Wissenschaftler:innen, Gutachter:innen und Kooperationspartnern sowie die Pflege von Datenbanken und Berichten.

Qualifications

• Abgeschlossene Hochschulausbildung (Bachelor oder vergleichbar)
• Erfahrung in Koordination und Administration von Projekten, Programmen oder Veranstaltungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS-Office und Bereitschaft, sich in weitere digitale Systeme einzuarbeiten

Responsibilities

• Koordination von Auswahlverfahren für Postdoktorand:innen und Clinician Scientists
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Weiterentwicklung administrativer Prozesse der Programme
• Kommunikation mit Wissenschaftler:innen und Kooperationspartnern
• Bearbeitung interner/externer Anfragen und Mailinglisten
• Pflege der Postdoc-Datenbank und Reporting
• Erstellung von Berichten und Dokumentationen zu Fördermitteln
• Unterstützung des Tagesgeschäfts

Skills

Organisationsfähigkeit

Koordination

Administrative Organisation

Kommunikationsfähigkeit

Teamwork

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS-Office-Kompetenz

Datenbanken/Reporting

Education

Bachelor oder gleichwertiger Abschluss

Tools

MS Office

Datenbanken

Job description

The German Cancer Research Center (DKFZ) is one of Europe's largest cancer research centers. "Research for a life without cancer" is the mission of our world-class scientists and all our team members.

We investigate how cancer develops, identify cancer risk factors and search for new cancer prevention strategies. We develop new methods with which tumors can be diagnosed more precisely and cancer patients can be treated more successfully. Every contribution counts - whether in research, administration or infrastructure. This is what makes our daily work so meaningful and exciting.

Das Deutsche Krebsforschungszentrum unterstützt mit seinen internationalen Postdoc- und Clinician Scientist-Programmen Wissenschaftler:innen nach ihrer Promotion (Postdocs) sowie Ärzt:innen, die neben ihrer klinischen Tätigkeit wissenschaftlich forschen (Clinician Scientists).

Zur Verstärkung unseres Teams des Postdoc und Clinician Scientist Programs Office suchen wir ab Februar 2027 eine

Insgesamt begleiten wir rund 450 Postdocs sowie Clinician Scientists während ihrer Zeit am DKFZ und an unseren Partnerstandorten. Unser Team organisiert unter anderem internationale Rekrutierungs- und Auswahlverfahren, Förderprogramme, Onboarding-Veranstaltungen, Weiterbildungs- und Karriereangebote sowie Veranstaltungen zur Vernetzung. Darüber hinaus beraten wir die Wissenschaftler:innen zu ihrer beruflichen Entwicklung und arbeiten dafür eng mit verschiedenen wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des DKFZ sowie mit nationalen und internationalen Partnerorganisationen zusammen. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und aktiv an der Umsetzung und Weiterentwicklung unserer Programme und Projekte mitwirkt.

Your Tasks

• Koordination von Auswahlverfahren für Postdoktorand:innen und Clinician Scientists, einschließlich der Planung und Umsetzung von Ausschreibungskampagnen, des Bewerbermanagements sowie der Kommunikation und Beratung von Bewerber:innen und Gutachter:innen
• Eigenständige Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Postdoc und Clinician Scientist Programme, darunter Auswahlveranstaltungen, Workshops, Karrieremessen, Einführungs- und Informationsveranstaltungen sowie nationale und internationale Vernetzungstreffen
• Übernahme von Projekten und Teilprojekten zur Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse der Programme in Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und administrativen Abteilungen des DKFZ
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit Wissenschaftler:innen, internen Verwaltungsabteilungen sowie nationalen und internationalen Kooperationspartner:innen
• Bearbeitung interner und externer Anfragen sowie Betreuung programmspezifischer Mailinglisten und Kommunikationskanäle
• Pflege und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse, einschließlich der Betreuung und Aktualisierung der internen Postdoc-Datenbank
• Aufbereitung und Auswertung von Daten sowie Erstellung von Berichten und Dokumentationen, insbesondere im Zusammenhang mit Fördermitteln
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft

Your Profile

• Abgeschlossene einschlägige Hochschulausbildung (Bachelor oder vergleichbarer Abschluss) oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem relevanten Bereich, idealerweise mit entsprechender Berufserfahrung
• Erfahrung in der Koordination und Administration von Projekten, Programmen oder Veranstaltungen, idealerweise im wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie eine team- und serviceorientierte Arbeitsweise im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in weitere digitale Systeme und Datenbanken einzuarbeiten
• Idealerweise Erfahrung in der Wissenschaftsadministration, der Organisation von Auswahlverfahren oder im Umgang mit Datenbanken und Reporting
• Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen unterschiedlicher kultureller und fachlicher Hintergründe in einem internationalen Wissenschaftsumfeld

We Offer

• Excellent framework conditions: state-of-the-art equipment and opportunities for international networking at the highest level
• 30 days of vacation per year
• Flexible working hours
• Remuneration according to TV-L incl. occupational pension plan and capital-forming payments
• Possibility of mobile work and part-time work
• Family-friendly working environment
• Sustainable travel to work: subsidized Germany job ticket
• Unleash your full potential: targeted offers for your personal development to further develop your talents
• Our Corporate Health Management Program offers a holistic approach to your well-being

Are you interested?

Then become part of the DKFZ and join us in contributing to a life without cancer!

Contact:

Dr. Mariana Schulte-Sasse

Phone: [phone]

Duration:

The position is initially limited to 2 years with the possibility of prolongation.

Application Deadline:

25.11.2026

Applications by e-mail cannot be accepted.

Please also note that we cannot return applications submitted by post.

We are convinced that an innovative research and working environment thrives on the diversity of its employees. Therefore, we welcome applications from talented people, regardless of gender, cultural background, nationality, ethnicity, sexual identity, physical ability, religion and age. People with severe disabilities are given preference if they have the same aptitude.

Notice:

We are subject to the regulations of the Infection Protection Act (IfSG). Therefore, all our employees must provide proof of immunity against measles.