Projektassistenz (m/w/d) – Wissenschaftliche Förderprogramme und Veranstaltungen

DKFZ; Heidelberg; Hybrid; EUR 52,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

TV-L Vergütung inkl. betrieblicher RV

vermögenswirksame Leistungen

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Deutschland-Jobticket

Job summary

DKFZ sucht eine engagierte Projektassistenz (m/w/d) für wissenschaftliche Förderprogramme und Veranstaltungen am Standort Heidelberg. Sie koordinieren Auswahlverfahren, planen Veranstaltungen und optimieren administrative Prozesse im Team des Postdoc und Clinician Scientist Programs Office.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Hochschulausbildung, arbeiten organisiert und serviceorientiert, kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch und unterstützen nationale sowie internationale

Qualifications

• Abgeschlossene Hochschulbildung oder vergleichbarer Abschluss.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.

Responsibilities

• Koordination von Auswahlverfahren für Postdoktorand:innen und Clinician Scientists, inkl. Ausschreibung, Bewerbermanagement, Beratung von Bewerber:innen und Gutachter:innen.
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Programms (Workshops, Karrieremessen, Einführungs- und Informationsveranstaltungen).
• Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Datenbanken im DKFZ-Umfeld.
• Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Abteilungen, Partnerorganisationen und internen Verwaltungsbereichen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch/Englischkenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Serviceorientierung

Education

Bachelor oder vergleichbarer Abschluss

Tools

MS Office

Job description

Projektassistenz (m/w/d) - Wissenschaftliche Förderprogramme und Veranstaltungen

• Heidelberg
• Vollzeit

Das Deutsche Krebsforschungszentrum (DKFZ) ist eines der größten Krebsforschungszentren Europas. "Forschen für ein Leben ohne Krebs" ist unsere Mission und hierfür arbeiten unsere Weltklassewissenschaftler:innen gemeinsam mit allen Mitarbeitenden.

Wir erforschen, wie Krebs entsteht, erfassen Krebsrisikofaktoren und suchen nach neuen Strategien, die verhindern, dass Menschen an Krebs erkranken. Wir entwickeln neue Methoden, mit denen Tumore präziser diagnostiziert und Krebspatient:innen erfolgreicher behandelt werden können.Jeder Beitrag zählt- ob in der Forschung, in der Administration oder der Infrastruktur. Das macht unsere tägliche Arbeit so bedeutungsvoll und spannend.

Das Deutsche Krebsforschungszentrum unterstützt mit seinen internationalen Postdoc- und Clinician Scientist-Programmen Wissenschaftler:innen nach ihrer Promotion (Postdocs)sowie Ärzt:innen, die neben ihrer klinischen Tätigkeit wissenschaftlich forschen (Clinician Scientists).

Zur Verstärkung unseres Teams des Postdoc und Clinician Scientist Programs Office suchen wir ab Februar 2027 eine

Insgesamt begleiten wir rund 450 Postdocs sowie Clinician Scientists während ihrer Zeit am DKFZ und an unseren Partnerstandorten. Unser Team organisiert unter anderem internationale Rekrutierungs- und Auswahlverfahren, Förderprogramme, Onboarding-Veranstaltungen, Weiterbildungs- und Karriereangebote sowie Veranstaltungen zur Vernetzung. Darüber hinaus beraten wir die Wissenschaftler:innen zu ihrer beruflichen Entwicklung und arbeiten dafür eng mit verschiedenen wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des DKFZ sowie mit nationalen und internationalen Partnerorganisationen zusammen. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und aktiv an der Umsetzung und Weiterentwicklung unserer Programme und Projekte mitwirkt.

Ihre Aufgaben:

• Koordination von Auswahlverfahren für Postdoktorand:innen und Clinician Scientists, einschließlich der Planung und Umsetzung von Ausschreibungskampagnen, des Bewerbermanagements sowie der Kommunikation und Beratung von Bewerber:innen und Gutachter:innen
• Eigenständige Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Postdoc und Clinician Scientist Programme, darunter Auswahlveranstaltungen, Workshops, Karrieremessen, Einführungs- und Informationsveranstaltungen sowie nationale und internationale Vernetzungstreffen
• Übernahme von Projekten und Teilprojekten zur Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse der Programme in Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und administrativen Abteilungen des DKFZ
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit Wissenschaftler:innen, internen Verwaltungsabteilungen sowie nationalen und internationalen Kooperationspartner:innen
• Bearbeitung interner und externer Anfragen sowie Betreuung programmspezifischer Mailinglisten und Kommunikationskanäle
• Pflege und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse, einschließlich der Betreuung und Aktualisierung der internen Postdoc-Datenbank
• Aufbereitung und Auswertung von Daten sowie Erstellung von Berichten und Dokumentationen, insbesondere im Zusammenhang mit Fördermitteln
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
• Abgeschlossene einschlägige Hochschulausbildung (Bachelor oder vergleichbarer Abschluss) oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem relevanten Bereich, idealerweise mit entsprechender Berufserfahrung
• Erfahrung in der Koordination und Administration von Projekten, Programmen oder Veranstaltungen, idealerweise im wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie eine team- und serviceorientierte Arbeitsweise im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in weitere digitale Systeme und Datenbanken einzuarbeiten
• Idealerweise Erfahrung in der Wissenschaftsadministration, der Organisation von Auswahlverfahren oder im Umgang mit Datenbanken und Reporting
• Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen unterschiedlicher kultureller und fachlicher Hintergründe in einem internationalen Wissenschaftsumfeld

Unser Angebot:

30 Tage Urlaub

Vergütung nach TV-L inkl. betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Nachhaltig zur Arbeit: Vergünstigtes Deutschland-Jobticket

Entfalten Sie Ihr volles Potenzial: gezielte Angebote für Ihre persönliche Entwicklung fördern Ihre Talente

Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet ein ganzheitliches Angebot für Ihr Wohlbefinden

Befristung:

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung ist möglich.

Bewerbungsschluss:

25.11.2026

Wir sind davon überzeugt: Ein innovatives Forschungs- und Arbeitsumfeld lebt von der Vielfalt seiner Beschäftigten. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von talentierten Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Hinweis: Wir unterliegen den Vorschriften des Infektionsschutzgesetzes (IfSG). Deshalb müssen alle unsere Beschäftigten einen Immunitätsnachweis gegen Masern vorlegen.