Projektassistenz (m/w/d) RAL-Gütezeichen / Mittelstandsfreundliche Verwaltung

Stadt Krefeld; Krefeld; On-site; EUR 45,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Homeoffice (Stellenabhängig)

Betriebliche Altersvorsorge

Moderne Arbeitsplatzausstattung

Personalentwicklung/Coaching/Mentoring

Onboarding

Sicherer Arbeitsplatz

Job summary

Die Stadt Krefeld sucht eine Projektassistenz im Wirtschaftsdezernat, Team 1, zur Sicherung und Weiterentwicklung der Servicequalität für kleine und mittlere Unternehmen. Sie arbeiten selbstständig nach Gütekriterien und stimmen sich eng mit dem RAL-Beauftragten ab.

Zu Ihren Aufgaben gehören Dokumentation, Datenaufbereitung, Koordination von Zuarbeiten sowie redaktionelle Unterstützung von Vorlagen, Berichten und Präsentationen.

Qualifications

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r oder Verwaltungslehrgang I oder Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes.
• Dreijährige kaufmännische Ausbildung mit büro- oder verwaltungsorientiertem Zuschnitt.

Responsibilities

• Dokumentation und Qualitätssicherung der RAL-Serviceversprechen; Tabellenpflege, Plausibilitätsprüfung.
• Unterstützung bei Prüfungen, Befragungen und Re-Zertifizierung; Nachweise koordinieren und Rückmeldungen einholen.

Skills

MS Office

Organisation

Kommunikation

Vertrauliche Informationen

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder Verwaltungslehrgang I

dreijährige kaufmännische Ausbildung

Tools

FME

Job description

Die Stadtverwaltung Krefeld sucht Sie als Projektassistenz (m/w/d) im Wirtschaftsdezernat, I/WDI, Team 1. Unterstützen Sie uns dabei, die Servicequalität für kleine und mittlere Unternehmen dauerhaft zu sichern und weiterzuentwickeln! Mittelstandsfreundlichkeit bedeutet für uns: klare Zuständigkeiten, verständliche Informationen und eine verlässliche, serviceorientierte Bearbeitung unternehmerischer Anliegen. Die Stadt Krefeld ist mit dem RAL-Gütezeichen „Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltung“ ausgezeichnet. Dieses Qualitätsversprechen möchten wir im Verwaltungsalltag dauerhaft einlösen. Mit Ihrer Arbeit helfen Sie, die Serviceversprechen gegenüber mittelständischen Unternehmen nachvollziehbar zu dokumentieren, ihre Einhaltung zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar zu machen. Sie unterstützen den/die RAL-Beauftragte/n, stimmen Zuarbeiten mit den Fachbereichen ab und bereiten Daten sowie Rückmeldungen auf. Dabei arbeiten Sie selbstständig nach den vorgegebenen Gütekriterien und in Abstimmung mit dem/der RAL-Beauftragten.

Ihr Profil

• erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. des Verwaltungslehrgangs I oder Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes oder
• eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung mit büro- oder verwaltungsorientiertem Zuschnitt (z.B. Rechtsanwalts-/Notarfachangestellte/r, Steuerfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bankkauffrau/-mann etc.)

Darüber hinaus wünschenswert

• Erfahrungen in Büro- oder Projektassistenz, Qualitätsdokumentation oder der Organisation und Protokollierung von Besprechungen,
• Sie verfügen über fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Word, und bereiten Daten sowie Informationen strukturiert auf,
• Sie organisieren Aufgaben und Fristen zuverlässig, arbeiten sorgfältig und selbstständig und behandeln vertrauliche Informationen verantwortungsbewusst,
• Serviceorientierung und Interesse an den Anliegen kleiner und mittlerer Unternehmen sowie an einer mittelstandsfreundlichen Verwaltung,
• Sie kommunizieren klar und verbindlich und arbeiten konstruktiv und respektvoll mit unterschiedlichen Beteiligten zusammen,
• Sie bringen die Bereitschaft und Fähigkeit mit, sich in die RAL-Gütekriterien, die zugehörigen Verwaltungsabläufe und die eingesetzte Software FME einzuarbeiten.

Ihre Aufgaben

• Dokumentation und Qualitätssicherung: Sie führen Daten und Nachweise zu den RAL-Serviceversprechen zusammen, pflegen Tabellen und prüfen sie auf Vollständigkeit und Plausibilität. Auswertungen und erste Auffälligkeiten bereiten Sie für den/die RAL-Beauftragte/n auf.
• Prüfungen und Befragungen: Sie unterstützen Stichproben, interne und externe Prüfungen sowie die Re-Zertifizierung. Sie stellen Nachweise zusammen, holen Bestätigungen ein und wirken an Kundenzufriedenheitsbefragungen mit, die Rückmeldungen mittelständischer Unternehmen zum Verwaltungsservice erfassen.
• Abstimmung mit den Fachbereichen: Sie koordinieren Zuarbeiten und Prüftermine, behalten Fristen im Blick, klären Rückfragen und bündeln Rückmeldungen. Kontaktdaten interner und externer Ansprechpersonen halten Sie aktuell.
• Redaktionelle Unterstützung: Sie überarbeiten Vorlagen, Tabellen und Berichte, unterstützen Präsentationen und Informationsmaterialien und recherchieren zu anderen RAL-Kommunen.
• Organisation: Sie organisieren und protokollieren Arbeitstreffen, pflegen Maßnahmenübersichten und Wiedervorlagen und unterstützen Termine mit der Gütegemeinschaft und anderen RAL-Kommunen.

Wir bieten Ihnen

• Gesundheitsmanagement/Sport
• 30 Tage Urlaub
• Moderne Arbeitsplatzausstattung
• Homeoffice (Stellenabhängig) / flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Personalentwicklung/Coaching/Mentoring
• Onboarding
• Sicherer Arbeitsplatz
• Feedback/Ideenmanagement
• Mitarbeitendenevents
• Moderne Mobilitätsangebote wie Jobrad, AG-Darlehen& Dienstfahrkarten
• LeistungsOrientierte Bezahlung

Für fachliche Fragen hinsichtlich der ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen im Wirtschaftsdezernat Herr Angel Alava Pons (Tel. [phone]) zur Verfügung. Ihre Ansprechpartnerin für Fragen rund um das Auswahlverfahren ist Frau Jennifer Nolte (Tel. [phone]).

Die Stadt Krefeld fördert aktiv die Gleichstellung der Geschlechter und setzt sich fürChancengleichheit und Diversität ein. Wir erwarten von allen Mitarbeiterinnen undMitarbeitern, dass sie an der Erreichung dieser Ziele aktiv mitwirken undbegrüßen die Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialerHerkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung undgeschlechtlicher Identität.

Die Stadtverwaltung Krefeld hat sich verpflichtet, einen ausgewogenen Anteil von Frauen undMännern gegenwärtig und in Zukunft sicherzustellen. Frauen sind deshalb ausdrücklichangesprochen, sich zu bewerben. Die Auswahlentscheidungen erfolgen unterBerücksichtigung der Regelungen im Sozialgesetzbuch IX, im LandesgleichstellungsgesetzNRW sowie unseres aktuellen Gleichstellungsplans.