Projektassistenz (m/w/d) Dokumentenmanagement

ILF Consulting Engineers Germany GmbH; Stadtgebiet Bremen; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Ingenieurdienstleister in Bremen sucht eine/n Mitarbeiter/in im Bereich Dokumentenverwaltung. Die Position umfasst die formale Prüfung von Dokumenten, die Erstellung von Layouts und die Verwaltung über digitale Plattformen. Voraussetzungen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, erste Berufserfahrung in der Verwaltung und sehr gute Deutschkenntnisse. Flexible Arbeitszeiten und eine moderne Arbeitsumgebung werden geboten.

Leistungen

Freie Getränke und Obstkorb

Jährliches Weiterbildungsbudget

Fitnessstudiozuschuss

Option auf Bike-Leasing

Flexible Arbeitszeitgestaltung

30 Urlaubstage plus Sonderurlaub

Qualifikationen

• Erste Berufserfahrung in der Dokumentenverwaltung oder als Büro-/Projektassistenz.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Formale Prüfung der Dokumente auf Vollständigkeit und Qualitätssicherung.
• Anpassung und Erstellung von Deckblättern sowie Layouts.
• Koordination mit internen Projektteams zur Dokumentenprüfung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Detailorientierung

Selbständige Arbeitsweise

MS Office (insbesondere Word)

Sehr gute Deutschkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Overview

Ein Team, in dem man sich wohlfühlt:

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 450 Mitarbeitenden an 7 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unserer Lebensqualität beitragen.

Aufgaben

• Formale Prüfung der Dokumente auf Vollständigkeit und Einhaltung definierter Vorgaben, sowie Formatierung und Qualitätssicherung für interne und externe Abgaben

• Anpassung und Erstellung von Deckblättern sowie Sicherstellung eines konsistenten Layouts

• Erstellung, Pflege und Zusammenführung von Sammel-PDFs für Dokumentenabgaben

• Verwaltung und Übermittlung von Unterlagen über digitale Dokumentenplattformen (z. B. SharePoint, Dalux)

• Koordination und Abstimmung mit internen Projektteams und externen Partnern zur termingerechten Bereitstellung aller relevanten Dokumente

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Erste Berufserfahrung in der Dokumentenverwaltung oder als Büro-/Projektassistenz

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Detailorientierung, selbstständige Arbeitsweise sowie Qualitätsbewusstsein

Weitere Informationen

Worüber wir uns freuen: Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!

92% unserer Mitarbeitenden stimmen der Aussage zu, dass ILF in Deutschland ein "Great Place to Work" ist:

• Sympathische Unternehmenskultur und gelebte Vielfalt: Viele lokale, aber auch überregionale Live-Events prägen unser Miteinander; der Großteil der Mitarbeitenden ist per "Du". Unsere Internationalität, mit mehr als 30 Nationen, macht uns stark.

• Moderne Arbeitsumgebung: An allen Standorten sind unsere Arbeitsplätze technisch hochwertig und mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Wir bieten freie Getränke, Obstkorb und weitere Snacks inklusive Eis im Sommer.

• Entwicklung und Netzwerken: Wir planen für alle Mitarbeitenden jährliche Weiterbildungsbudgets für externe Angebote (z. B. Udemy) und unsere interne ILF-Academy. Feedbackgespräche ermöglichen auf Wunsch neue oder erweiterte Verantwortungsbereiche. Unsere Nachwuchskräfte treffen sich regelmäßig im Club der Jungingenieur:innen.

• Über das Gehalt hinaus: Wir beteiligen Mitarbeitende an Unternehmensgewinnen, honorieren Mitarbeiterempfehlungen sowie Fachartikel und -vorträge mit Prämien und würdigen herausragende Projekte mit unseren Excellence Awards. Zusätzlich kann sich jeder Mitarbeitende wahlweise für eine Guthabenkarte, eine Zusatzkrankenversicherung oder den EGYM-Wellpass entscheiden.

• Gesund und nachhaltig: Wir erstatten die monatlichen Kosten für das Deutschlandticket und bieten die Option auf Bike-Leasing. Außerdem bezuschussen wir die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen. Fragen aus allen Lebensbereichen erhalten Sie über unser Employee Assistance Program Unterstützung.

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und verschiedene Teilzeitvarianten, mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze. 30 Urlaubstage plus Sonderurlaubstagen bei besonderen Anlässen; Heiligabend und Silvester sind frei.

Bewerbung

Überzeugt? Dann werden Sie Teil von Engineering Excellence und senden uns Ihre Bewerbung über den untenstehenden Button.

Weitere Fragen? Mehr über uns und unseren Bewerbungsprozess erfahren Sie hier.

Ihr Ansprechpartner: Frau Lina Thiele (040524754614 / [e-mail])