Projektassistenz (m/w/d)

Als Projekt- und Management-Assistenz (m/w/d) trägst du maßgeblich zum Erfolg unserer Geschäftseinheit bei, die sich auf kritische Infrastruktur und den öffentlichen Sektor in Baden-Württemberg spezialisiert. In dieser vielseitigen Rolle arbeitest du eng mit dem Leiter der Einheit ("Cluster Head") zusammen und unterstützt ihn bei einer Vielzahl organisatorischer und administrativer Aufgaben. Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kommunikation und Koordination und sorgst so für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse.

Aufgaben

1. Arbeite eng mit dem "Cluster Head" zusammen, um die täglichen operativen und strategischen Geschäftsaktivitäten zu unterstützen.
2. Übernimm proaktiv das Inbox- und Kalendermanagement, einschließlich Priorisierung und Koordination von Terminen.
3. Bereite Meetings vor und nach, einschließlich Protokollierung und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
4. Koordiniere die Organisation von Geschäftsreisen, inklusive Hotel- und Transportbuchungen.
5. Unterstütze bei der Erstellung von Präsentationsmaterialien und Berichten in deutscher und gelegentlich englischer Sprache.
6. Koordiniere interne und externe Meetings und Events, inklusive Logistik und Abläufe.
7. Identifiziere proaktiv Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und unterstütze bei ad-hoc-Aufgaben.

Qualifikationen

1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
2. Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Position.
3. Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache, sowohl mündlich als auch schriftlich.
4. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.
5. Proaktive und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit.
6. Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
7. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit leitenden Führungskräften.
8. Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld effektiv zu arbeiten und schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Was wir bieten

• Bei uns findest du Kolleg:innen, mit denen die Zusammenarbeit Spaß macht. Wir begegnen uns offen, duzen uns über alle Positionen hinweg und denken nicht in Hierarchien oder Silos.
• Du arbeitest meist direkt an deinem Heimatort – weil wir Kundennähe wörtlich nehmen und uns Work-Life-Balance am Herzen liegt.
• Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und hast je nach Kundensituation die Möglichkeit, von zuhause zu arbeiten.
• Die richtigen Trainings und Zertifikate bringen deine Weiterbildung voran. Unsere E-Learning-Plattform Academia ermöglicht dir das Lernen, wo und wann du willst.
• Einen Teil deines Bruttogehalts kannst du in CGI Aktien investieren – bis maximal 3 % des Monatsgehalts geben wir für jeden Euro einen weiteren hinzu.
• Außerdem beteiligen wir dich am Unternehmenserfolg: Du erhältst eine Gewinnbeteiligung, die sich nach deiner individuellen Leistung richtet, sowie danach, wie wir als Unternehmen unsere finanziellen Ziele erreichen konnten.
• Wir bieten verschiedene Modelle, damit du mobil sein kannst: Dienstfahrrad oder ggf. Firmenwagen.
• Sabbatical oder Elternzeit werden unterstützt. Sie sind bei uns kein Karriere-Stopper!
• Wir sind an deiner Seite, auch wenn es einmal nicht so gut läuft: Du kannst Sonderurlaub nehmen, und unsere Beratungshotline steht dir immer zur Verfügung.
• Eine Vielzahl an gemeinsamen Events und Freizeitaktivitäten stärkt deine Verbundenheit mit deinen Kolleg:innen.