Projektassistenz (m/w/d)

Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH); Itzehoe, Lichtenau; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine zentrale Dienstleisterin im Bereich öffentliches Bauen sucht eine Assistenzkraft zur Unterstützung im Bundesbau. Sie koordinieren Aufträge, verwalten Dokumente und unterstützen die Projektleitung. Ein unbefristetes Vollzeitverhältnis mit flexiblen Arbeitszeiten und attraktiven Benefits wird geboten.

Leistungen

Unbefristetes Vollzeit-Arbeitsverhältnis

Mobiles Arbeiten

Vergütung nach Tarifvertrag TV-L E 6

30 Tage Urlaub

Vergünstigtes Nah.SH-Jobticket

Sportangebote

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Berufserfahrung als Assistenzkraft (m/w/d) und Interesse an Vergabe- und Haushaltsrecht.
• Schnelle Einarbeitung in neue und bestehende Strukturen.

Aufgaben

• Auftragsverwaltung und -koordination von Baumaßnahmen.
• Dokumentenmanagement und Pflege digitaler Projektakten.
• Unterstützung bei Vergabeverfahren und Rechnungsbearbeitung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

IT-Affinität

Technisches Verständnis

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Verwaltungsausbildung

Tools

MS Office

Bau.SAP

Jobbeschreibung

Als zentraler Dienstleister des Landes Schleswig-Holstein setzen wir als GMSH mit unseren 1.700 Beschäftigten nachhaltige Standards in den Bereichen öffentliches Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen. Bei der Suche nach den besten Lösungen für unsere Kunden sind wir fachkundig und zuverlässig, innovativ und zukunftsorientiert.

Sie sind ein Organisationstalent und schätzen die Arbeit im Team? Dann starten Sie bei der GMSH in unserem Bereich Bundesbau, Ihre Karriere!

Ihre Aufgaben:

1. Sie übernehmen die Auftragsverwaltung und -koordination von Baumaßnahmen, indem Sie:
   • die Bauaufträge in Bau.SAP anlegen, pflegen und überwachen
   • sich eng mit der Projektleitung und dem Controlling abstimmen
   • die telefonische und schriftliche Nachfrage mit internen und externen Baubeteiligten übernehmen
2. Sie verantworten das Dokumentenmanagement und die Pflege digitaler Projektakten sowie die Erstellung der Projektbeteiligtenlisten in Excel.
3. Sie unterstützen die Projektleitung bei Vergabeverfahren, indem Sie:
   • die Ausschreibungsunterlagen auf Vollständigkeit prüfen
   • die Unterlagen in Bau.SAP anlegen und die Abstimmung mit der Submissionsstelle übernehmen
   • die Bindefristen überwachen, die Angebotsprüfung weiterleiten und die technische Wertung in Bau.SAP vornehmen
4. Sie nehmen sich der Rechnungsbearbeitung an, indem Sie:
   • diese einleiten und die Ablage der Rechnungen vornehmen
   • die Rechnungen in Bau.SAP bearbeiten und die Fristen überwachen
5. Sie übernehmen administrative Aufgaben, wie:
   • Organisation von Besprechungen, inklusive Raumbuchung, Catering und Terminkoordination
   • Protokollführung in Abstimmung mit der Besprechungsleitung

Ihr Profil – Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Verwaltungsausbildung
• Berufserfahrung als Assistenzkraft (m/w/d) und Interesse an Vergabe- und Haushaltsrecht sowie Systemen wie SAP
• IT-Affinität, insbesondere MS Office
• Interesse an bautechnischen Themen und schnelle Einarbeitung in neue und bestehende Strukturen
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Proaktive, respektvolle Teamarbeit
• Technisches Verständnis und Begeisterung für digitale Datenpflege

Unser Profil – Das bieten wir:

• Unbefristetes Vollzeit-Arbeitsverhältnis (38,7 Wochenstunden), teilzeitfähig
• Dienstort Itzehoe und mobiles Arbeiten
• Vergütung nach Tarifvertrag TV-L E 6
• Jährliche Sonderzahlungen und Tariferhöhungen
• Flexibles Arbeiten zwischen 6 und 21 Uhr
• 30 Tage Urlaub, Zeitausgleich bei Überstunden, freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Vergünstigtes Nah.SH-Jobticket oder Deutschlandticket sowie Fahrradleasing
• Sportangebote, Gesundheitsprogramme, betriebliche Altersvorsorge

Berufliche Gleichstellung ist uns wichtig. Bewerbungen von Männern sowie schwerbehinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Ihr Kontakt

Elisabeth Jakobsen

Tel: [phone]

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bis 01.06.2025