Projektassistenz (m/w/d)

Der Entrepreneurs Club e.K.; Bielefeld; Hybrid; EUR 34.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Unterstützung KiWIS Stiftung

Zusammenfassung

Die WISAG Gebäudetechnik sucht in Nordrhein-Westfalen eine engagierte Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft, organisatorisch, administrativ und projektbezogen. Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und selbstständig.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Dokumentation, Terminverwaltung, Meetings vorbereiten, Protokolle führen, Angebote und Rechnungen erstellen; idealerweise bringen Sie eine kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Industriekaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar.
• Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, Office Management oder Projektumfeld erwünscht.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und gutes Priorisierungsvermögen
• Serviceorientiertes Auftreten und Teamfähigkeit
• Wünschenswert: Erfahrung im Facility Management, technischer Gebäudeausrüstung (TGA) oder technischer Dienstleistung

Aufgaben

• Aktive Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft – organisatorisch, administrativ und projektbezogen
• Strukturierte Verwaltung, Pflege und Ablage von Unterlagen
• Arbeiten mit CAFM-Systemen zur Dokumentation von Aufträgen, Anlagen, Wartungen und Leistungen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollführung
• Selbstständige Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen
• Erstellen von Angeboten, Berichten sowie Rechnungen nach Vorgabe
• Unterstützung bei abwechslungsreichen Projekten in der Gebäudetechnik
• Enge Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen, Objektleitungen sowie externen Dienstleistern
• Unterstützung in der Aufbereitung des Projekt- und Bereichscontrollings

Kenntnisse

MS Office

Organisationsstalent

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen

Tools

CAFM-System

Jobbeschreibung

Willkommen bei der WISAG
… einem der führenden Dienstleistungsunternehmen in Deutschland für die Bereiche: Aviation, Facility und Industrie. Mehr als 60.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Tag für Tag bei uns im Einsatz.
Unsere Spezialisten der WISAG Gebäude- und Industrieservice bieten umfangreiche Dienstleistungen – vom Anlagenbau über Instandhaltung bis hin zum Facility-Management in der Industrie. Mit dem Schwerpunkt Klima-, Kälte- und Lüftungstechnik setzen wir Maßstäbe durch Qualität und das Fachwissen unserer rund 1.800 Kolleginnen und Kollegen.
Mehr über die WISAG erfahren Sie auf unserer Webseite.

Ihre Aufgaben bei uns

• Aktive Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft – organisatorisch, administrativ und projektbezogen
• Strukturierte Verwaltung, Pflege und Ablage von projekt- und prozessrelevanten Unterlagen
• Arbeiten mit CAFM-Systemen zur Dokumentation von Aufträgen, Anlagen, Wartungen und Leistungen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollführung und Terminverfolgung
• Selbstständige Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen
• Erstellen von Angeboten, Berichten sowie Rechnungen nach Vorgabe
• Unterstützung bei abwechslungsreichen Projekten in der Gebäudetechnik
• Enge Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen, Objektleitungen sowie externen Dienstleistern
• Unterstützung in der Aufbereitung des Projekt- und Bereichscontrollings

Damit begeistern Sie uns

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Industriekauffrau / Industriekaufmann, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar
• Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, Office Management oder im Projektumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel und Outlook)
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie gutes Priorisierungsvermögen
• Serviceorientiertes Auftreten und Teamfähigkeit
• Wünschenswert: Erfahrung im Facility Management, in der technischen Dienstleistung oder der technischen Gebäudeausrüstung (TGA)

Wir bieten Ihnen

• Vertrauen in Ihre Fähigkeiten sowie Gestaltungsspielraum
• Attraktives Gehalt
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Eine strukturierte Einarbeitung
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, z. B. über unsere hauseigene Akademie
• Firmeneigenes soziales Netzwerk zum Austausch mit Kollegen
• Wir unterstützen Ihre Kinder und Enkelkinder! Profitieren Sie vom attraktiven Förderprogramm unserer KiWIS Stiftung – z. B. für Nachhilfe, Musikerziehung und spannende Freizeitangebote

Die WISAG ist Unterzeichner der „Charta der Vielfalt“ und fördert alle Mitarbeiter*innen mit ihren vielfältigen Fähigkeiten und Talenten wertschätzend und vorurteilsfrei. Alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität – werden begrüßt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind erwünscht. Wir berücksichtigen Schwerbehinderte entsprechend den Vorgaben des SGB IX und ggf. der betrieblichen Integrationsvereinbarung.

Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.

Wir weisen darauf hin, dass wir schriftliche, per Post versandte Bewerbungsmappen, leider nicht zurückschicken können.