Projektassistenz / Bauzeichner/-in (w/m/d)

Ministerium für Finanzen Baden-Württemberg; Stuttgart; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice-Option

JobTicket BW

JobBike BW

30 Tage Urlaub

Zusammenfassung

Staatliches Hochbauamt Karlsruhe sucht eine Projektassistenz/Bauzeichnerin zur Unterstützung der Leitungsebene und Projektleitung in vielfältigen Baumaßnahmen.

Sie arbeiten eng mit Projektteams zusammen, organisieren Termine, erstellen Protokolle, unterstützen Vergabeprozesse und pflegen Projektdokumentationen. CAD-Kenntnisse und MS Office sind erforderlich, Reisebereitschaft zwischen Berlin und Karlsruhe wird erwartet.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung.
• Erfahrung im Projektmanagement oder in der Assistenz von Projektteams wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in projektbezogene Fachsoftware einzuarbeiten.
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit und Organisationsgeschick.
• Kommunikationsstärke und Teamorientierung, sicheres und freundliches Auftreten.
• Belastbarkeit und Flexibilität, um auch in dynamischen Projektphasen den Überblick zu behalten.
• Spaß an der Entwicklung und Verbesserung von Arbeitsprozessen.
• Die Bereitschaft zu Dienstreisen zwischen Berlin und Karlsruhe wird vorausgesetzt.

Aufgaben

• Projektunterstützung durch Terminorganisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Protokolle.
• Kommunikation - Schnittstelle zwischen Team, Stakeholdern im Projektmanagement und Nachverfolgung offener Punkte.
• Unterstützung im Vergabe- und Vertragswesen - Vorbereitung und Zusammenstellung von Ausschreibungsunterlagen, Anlegen von Aufträgen, Vertragsübersichten und -fristen.
• Rechnungsbearbeitung mit interner Verteilung, Fristenkontrolle, formaler und rechnerischer Prüfung und Fortschreibung der Kostenübersichten.
• Daten- und Informationsmanagement von Projektdaten und -akten sowie digitale Ablage über verschiedene Plattformen.
• Berichtswesen, technische Dokumentation - Pflege des Projektmanagementsystems, Zuarbeit für Projektberichte, Erstellung von Dokumentationen.
• Organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft - Reisemanagement, Ablage Korrespondenz, Koordination interner Abstimmungen, Pflege zentraler Informationspools, allgemeine Büroorganisation.
• Recherchetätigkeiten und Marktanalysen.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Teamorientierung

Strukturierte Arbeitsweise

Eigenständigkeit

Belastbarkeit

Flexibilität

Spaß an Prozessverbesserung

Ausbildung

Kaufmännische oder technische Ausbildung

Vergleichbare abgeschlossene Ausbildung

Tools

MS Office

CAD

Jobbeschreibung

Projektassistenz / Bauzeichner/-in (w/m/d)

Das Staatliche Hochbauamt Karlsruhe realisiert vielfältige Bauprojekte im Auftrag des Bundes. Eingebunden in den leistungsstarken Bundesbau Baden-Württemberg mit rund 780 Mitarbeitenden betreuen wir zivile und militärische Baumaßnahmen. Am Standort Berlin betreuen wir herausragende Kulturbauten wie den Museumsneubau „berlin modern“ sowie komplexe Forschungs- und Laborgebäude Bundesforschungseinrichtungen. Wir arbeiten in interdisziplinären Teams aus jungen und erfahrenen Baufachleuten aller Sparten, als Bauherrenvertretung und großes Generalplanungsbüro.

Begeistern Sie sich für vielfältige Bauprojekte und professionelles Projektmanagement? Dann gestalten Sie mit uns die Zukunft des Bundesbaus.

Administrative und operative Unterstützung der Leitungsebene und Projektleitung:

• Projektunterstützung durch Terminorganisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Protokolle
• Kommunikation - Schnittstelle zwischen Team, Stakeholdern im Projektmanagement und Nachverfolgung offener Punkte
• Unterstützung im Vergabe- und Vertragswesen - Vorbereitung und Zusammenstellung von Ausschreibungsunterlagen, Anlegen von Aufträgen, Vertragsübersichten und -fristen
• Rechnungsbearbeitung mit interner Verteilung, Fristenkontrolle, formaler und rechnerischer Prüfung und Fortschreibung der Kostenübersichten
• Daten- und Informationsmanagement von Projektdaten und -akten sowie digitale Ablage über verschiedene Plattformen
• Berichtswesen, technische Dokumentation - Pflege des Projektmanagementsystems, Zuarbeit für Projektberichte, Erstellung von Dokumentationen
• Organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft - Reisemanagement, Ablage Korrespondenz, Koordination interner Abstimmungen, Pflege zentraler Informationspools, allgemeine Büroorganisation
• Recherchetätigkeiten und Marktanalysen

Bauzeichnertätigkeiten (ergänzende Aufgaben)

• CAD inklusive Qualitätskontrolle und -management
  Bauzeichnungen, Unterstützung bei Mengenermittlung und technischen Dokumentation
• Unterstützung bei der Organisation von Baumaßnahmen Zusammenstellen von Genehmigungsunterlagen, Betreuung und Anleitung von Planungsbüros und Verwalten von Projekträumen.

Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im technischen Umfeld oder in der öffentlichen Verwaltung
• Erfahrung im Projektmanagement oder in der Assistenz von Projektteams wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in projektbezogene Fachsoftware einzuarbeiten
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit und Organisationsgeschick
• Kommunikationsstärke und Teamorientierung, sicheres und freundliches Auftreten
• Belastbarkeit und Flexibilität, um auch in dynamischen Projektphasen den Überblick zu behalten
• Spaß an der Entwicklung und Verbesserung von Arbeitsprozessen
• Die Bereitschaft zu Dienstreisen zwischen Berlin und Karlsruhe wird vorausgesetzt

Unser Angebot:

• Lebendige Teamarbeit und ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsklima
• Eine zukunftssichere, anspruchsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Individuelles Onboarding, Entwicklungsperspektiven und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• Work-Life-Balance, familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle
• Die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
• Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
• Chancengleichheit, Vielfalt, Diversität
• Nachhaltige Mobilität mit dem JobTicket und JobBike BW
• Heiligabend und Silvester dienstfrei, 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche

Fragen zum Bewerbungsprozess

Frau Olga Stefanescu (Personalsachbearbeiterin)

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die grundsätzlich teilbar ist.

Im Interesse der beruflichen Gleichstellung sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht.

Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden ausdrücklich begrüßt. Sie werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.