Project Manager m/w/d Guestmanagement für medizinische Veranstaltungen

face to face GmbH; Köln; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Homeoffice-Möglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Urban Sports Club

Job summary

face to face GmbH sucht eine engagierte Fachkraft für das Teilnehmermanagement im Vorfeld zahlreicher Veranstaltungen in Köln. Sie erstellen Registrierungsseiten, erfassen Gästedaten, pflegen diese im Eventmanagement-Tool und dokumentieren Kosten, um anschließend Rechnungen zu erstellen.

Dabei wahren Sie Compliance, betreuen E-Mail-Postfächer und Hotline, planen Anreisen in Abstimmung mit dem Reisebüro und versenden Reiseunterlagen.

Qualifications

• Mindestens drei bis fünf Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabengebiet.
• Sicherer Umgang mit Office-Programmen, insbesondere Excel und Word.
• Erfahrung in Cvent oder anderen Teilnehmermanagement-Programmen wünschenswert.
• Kenntnisse über den Ablauf von Veranstaltungen oder im Bereich Tourismus/Reisebuchungen wünschenswert.
• Dienstleistungsverständnis, Lösungsorientierung und Hands-on-Mentalität, auch im Umgang mit Kunden.
• Hoher Service- und Qualitätsanspruch sowie Blick für Details.
• Eigeninitiative, Flexibilität und strukturierte Arbeitsweise.
• Gutes Kommunikationsvermögen auf Deutsch und Englisch.

Responsibilities

• Sie übernehmen das Teilnehmermanagement im Vorfeld unserer Veranstaltungen.
• Sie erstellen Registrierungsseiten, erfassen und verwalten Gästedaten, pflegen Daten im Eventmanagement-Tool.
• Sie dokumentieren Teilnehmerkosten und stellen Rechnungen.
• Sie wahren Compliance-Richtlinien und betreuen E-Mail-Postfächer sowie die Hotline.
• Sie koordinieren Anreise mit dem Reisebüro und versenden Reiseunterlagen.
• Sie akkreditieren Gäste vor Ort und arbeiten eng mit der Projektleitung zusammen.
• Sie fertigen Einladungen, Welcome-Letter, Infos, Namensschilder und Menükarten an.
• Sie betreuen Gäste bei Rückfragen professionell.

Skills

Berufserfahrung 3–5 Jahre

Excel

Word

Cvent

Veranstaltungsablauf

Kundenservice

Deutsch/Englisch

Detailorientierung

Flexibilität

Eigeninitiative

Tools

Cvent

Job description

Sie schaffen.

Mit Ihrer Initiative und Organisationsfähigkeit tragen Sie dazu bei, Wissen für viele Menschen erfahrbar zu machen. Ob ganz klassisch oder bei digitalen Veranstaltungen – Sie behalten bei den Gästen immer den Überblick? Dann schaffen Sie unvergessliche Begegnungen und Erlebnisse:

Ob teilweise aus dem Homeoffice oder aus unserem schönen Büro im Herzen von Köln: Sie übernehmen bei uns das Teilnehmermanagement im Vorfeld unserer zahlreichen Veranstaltungen. Sie erstellen die Registrierungsseiten, erfassen und verwalten die Daten der Gäste, pflegen die Daten im Eventmanagement-Tool, dokumentieren die Teilnehmerkosten und stellen schließlich auch die Rechnung. Dabei achten Sie darauf, dass die Compliance-Richtlinien gewahrt werden und betreuen die E-Mail-Postfächer und die Hotline. Sie kümmern sich um die Anreiseplanung in Abstimmung mit unserem Vertragsreisebüro ebenso wie um den Versand der Reiseunterlagen an die Teilnehmer, die Sie vor Ort akkreditieren. Damit jedes Event ein Erfolg wird, arbeiten Sie intern eng mit der Projektleitung zusammen. Veranstaltungsmaterialien wie Einladungen, Welcome-Letter, Infos, Namensschilder oder Menükarten anfertigen? Für Sie kein Problem. Und falls ein Gast mal eine Rückfrage hat, kümmern Sie sich professionell um das Anliegen. Das bewegen Sie – und schaffen so Begegnungen, die in bester Erinnerung bleiben. Ganz im Sinne dessen, wofür wir stehen: für gesündere Menschen, für effizientere Therapien, für informiertere Ärzte, für eine bessere Welt.

Ihr Wissen.

• Mindestens drei bis fünf Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabengebiet
• Sicherer Umgang mit allen Office-Programmen, vor allem ausgezeichnete Kenntnisse in Excel und Word
• Erfahrung in Cvent oder anderen Teilnehmermanagement-Programmen wünschenswert
• Kenntnisse über den Ablauf von Veranstaltungen oder im Bereich Tourismus/Reisebuchungen wünschenswert
• Dienstleistungsverständnis, Lösungsorientierung und eine Hands-on-Mentalität, gerade auch im Umgang mit Kunden
• einen hohen Service- und Qualitätsanspruch sowie einen geschulten Blick für Details
• Eigeninitiative, Flexibilität und strukturierte Arbeitsweise
• Gutes Kommunikationsvermögen auf Deutsch und Englisch

Wir bieten.

Wissen schaffen für eine gesündere Welt. Das geht nur unter optimalen Voraussetzungen, für die wir uns gezielt einsetzen. Als am Markt fest etabliertes Unternehmen engagieren wir uns nicht nur für Nachhaltigkeit und Umwelt. Wir kümmern uns auch besonders um das Wohl der Menschen, die bei uns arbeiten. Dazu zählen die vielen Kleinigkeiten, die den Arbeitsalltag einfach angenehmer machen, wie eine tolle Atmosphäre, großartige Büros mit moderner Ausstattung, ein schöner Aufenthaltsraum oder köstlicher Kaffee. Und noch viele weitere konkrete Vorteile für Sie:

• Kurze Entscheidungswege und viele Freiheiten bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben
• Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung: individuelles Coaching, Schulungen durch interne und externe Trainer, regelmäßige Feedbackgespräche
• Betriebliche Altersvorsorge und vergütete Überstunden
• 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaubstage
• Ein freundliches und motiviertes Team, gemeinsame Aktivitäten, Firmenfeiern und Teamevents
• Flexible Arbeitszeiten und weitreichende Möglichkeiten zum Homeoffice
• Zahlreiche Benefits wie Urban Sports Club, Deutschlandticket und diverse Gesundheitsangebote