Project Assistant (m/w/d) im Team Participation

Stiftung Münchner Sicherheitskonferenz gGmbH; München; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Stiftung Münchner Sicherheitskonferenz sucht eine engagierte Person für das Participation Team, um bei der Planung und Durchführung der Münchner Sicherheitskonferenz 2026 zu unterstützen. Diese Rolle ermöglicht tiefere Einblicke in Projektmanagement und diplomatische Abläufe auf höchstem Niveau, zusammen mit einem dynamischen Team und angenehmen Arbeitsbedingungen in München. Ein hohes Maß an Organisation, Kommunikationsfähigkeiten und Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement sind gefragt.

Leistungen

Kostenloses Obst und Getränke

Teamevents

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Einblicke in die Münchner Sicherheitskonferenz

Qualifikationen

• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement und internationale Politik
• Fließend in Deutsch und Englisch
• Selbstständiges und strukturiertes Arbeiten

Aufgaben

• Projektmanagement und Veranstaltungsplanung für die Münchner Sicherheitskonferenz.
• Einladungs- und Teilnehmermanagement.
• Koordination des Registrierungsprozesses.

Kenntnisse

Projektmanagement

Kommunikation

Organisationstalent

Einfühlungsvermögen

Teamarbeit

Ausbildung

Erfahrung im Veranstaltungsmanagement

Jobbeschreibung

Temporary,Full-time· München

Ihre Aufgaben:

Das Participation Team ist integraler Bestandteil des Conference Managements und bietet Ihnen spannende Einblicke in die Abläufe einer der weltweit bedeutendsten sicherheitspolitischen Veranstaltungen.
Als Mitglied des Participation Teams tragen Sie maßgeblich zur erfolgreichen Vorbereitung, Organisation und Durchführung der vielfältigen Veranstaltungsformate der Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) 2026 bei – sowohl im Vorfeld als auch während der Konferenz.

Ihr abwechslungsreicher Aufgabenbereich umfasst unter anderem:

• Projektmanagement und Veranstaltungsplanung
• Einladungs- und Teilnehmermanagement
• Koordination des Registrierungsprozesses
• Kommunikation mit internen und externen Partnern
• Infomanagement: Erstellung und Verwaltung von Informationsmaterial für Teilnehmende
• Betreuung internationaler Delegationen
• Pflege und Verwaltung der internen Datenbank
• Unterstützung beim Versand des „Munich Security Reports“

Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen der MSC zusammen und stehen in direktem Kontakt mit hochrangigen Teilnehmenden. Sie kommunizieren mit Botschaften, Behörden und internationalen Institutionen, erstellen Einladungen, entwickeln Konzepte und begleiten aktiv die Umsetzung der Veranstaltungen.
Dabei erhalten Sie nicht nur fundierte Einblicke in das Projektmanagement internationaler politischer Konferenzen, sondern auch in diplomatische Abläufe und protokollarische Prozesse auf höchstem Niveau.
Diese Position bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, Teil eines engagierten Teams zu sein und zur Gestaltung eines globalen Forums für sicherheitspolitischen Dialog beizutragen.

• Sie sind ein Organisations- und Improvisationstalent und haben keine Schwierigkeiten, auch für unerwartete Probleme kreative Lösungen zu finden?
• Sie haben ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, können sich diplomatisch geschickt ausdrücken und vermitteln und Sie sprechen Deutsch und Englisch auf einem hohen Niveau?
• Sie arbeiten eigenständig, strukturiert, detailliert und sind ein Teamplayer?
• Sie arbeiten gewissenhaft und sorgfältig, auch wenn es mal hektisch wird?
• Sie haben ein Verständnis für internationale Politik und bereits erste Einblicke in das Veranstaltungsmanagement?
• Purpose: Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben in einer modern geführten, gemeinnützigen Organisation mit hoher internationaler Reputation
• Teamgeist: offene, freundliche und schnelle Kommunikation sowie flache Hierarchien, dazu ein junges und hochmotiviertes Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird
• Moderne Arbeitsplatzausstattung: Büros im Herzen Münchens bzw. Berlins, dazu kostenloses Obst und breite Auswahl freier Getränke
• Benefits & Wertschätzung: regelmäßige Teamevents, Urban Sports Club Mitgliedschaftu.v.m.
• Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an der Münchner Sicherheitskonferenz

Weitere Informationen:

• Standort: München
• Zeiträume der Stellen: 01.10.2025 - 31.03.2026
• Bewerbungsfrist: 22.06.2025

• Standort: München
• Zeiträume der Stellen: 01.10.2025 - 31.03.2026
• Bewerbungsfrist: 22.06.2025

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht.

Im Laufe der vergangenen sechs Jahrzehnte hat sich die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) zum zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt. Jedes Jahr im Februar kommen über 450 hochrangige Entscheidungsträger aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren. Zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz in München veranstaltet die MSC weltweit Veranstaltungen zu verschiedenen Themen und Regionen und veröffentlicht den jährlich erscheinenden Munich Security Report sowie andere Publikationen zu ausgewählten sicherheitspolitischen Herausforderungen. Mit all ihren Aktivitäten zielt die MSC darauf ab, Vertrauen zu fördern und zur friedlichen Beilegung von Konflikten beizutragen, indem sie einen anhaltenden, kuratierten und zugleich informellen Dialog innerhalb der internationalen Sicherheitsgemeinschaft ermöglicht.