Programmassistenz (all gender)

SD & T AG; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Unternehmensberatung in Berlin bietet eine Stelle als Netzbetreiber-Programmassistenz an. Die Position erfordert die Planung und Organisation von Projektmeetings, Veranstaltungsmanagement und die Unterstützung bei der Verwaltung von Reisen für Mitarbeiter. Bewerber sollten eine Ausbildung im Büromanagement haben und über mindestens 2 Jahre Erfahrung in ähnlichen Rollen verfügen. Fließende Deutschkenntnisse werden erwartet.

Qualifikationen

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktionen.
• Kenntnisse in bürowirtschaftlichen Abläufen.
• Deutsch C1 und Englisch B2.

Aufgaben

• Planung von Projektmeetings und Veranstaltungsmanagement.
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen.
• Erstellung von Protokollen und Aufgabenlisten.

Kenntnisse

Projektmanagement

Organisation

Kommunikation

Deutsch

Englisch

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Tools

SAP

Ticketsystem Heat

Jobbeschreibung

ITK Dienstleistung | Projektunterstützung | Personalberatung

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass alle Formulierungen in den Projekt- und Stellenangeboten geschlechtsneutral sind. Bewerbungen von Frauen und Männern sind gleichermaßen für alle Anzeigen willkommen. Entscheidend sind die fachlichen und persönlichen Qualifikationen.

Netzbetreiber-Programmassistenz (all gender) (Ref.Nr.: 17490 - MO)

Vertragsverhältnis

Vertragsverhältnis Anstellung

Zeitraum

Zeitraum ab sofort bis 31.12.2026, Option auf Verlängerung in Absprache

Einsatzort(e)

Aufgaben

Aufgaben Aufgabenbeschreibung:
‐ Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
- Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand
- Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten

‐ Veranstaltungsmanagement
- Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitern
- Terminorganisation mit anderen ÜNBs sowohl in Kunden-Räumlichkeiten als
auch außerhalb

‐ Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen
Mitarbeitern (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
‐ Unterstützung bei der Anlage von IT-Tickets im Ticketsystem Heat
‐ Unterstützung und Überarbeitung von Prozessdarstellungen und Richtlinien
‐ Durchführen von Bestellvorgängen im SAP für Waren und Dienstleistungen
inkl. deren Abrechnung
‐ Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
‐ Pflege der Ablage/Dokumentation
‐ Besuchermanagement - Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Besuchern
‐ Berichtswesen
‐ Vorbereitung von Foliensätzen für interne Stakeholder
‐ Eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten und Erinnerung der Verantwortlichen
‐ Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs.f DC-Onshore-Office
‐ Durchführung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitenden


Anforderungen:
‐ Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement
oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
‐ Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktionen

Kenntnisse und Erfahrungen in:
- oben genannten Aufgaben
- bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch Arbeit im vergleichbaren Umfeld von 4 Jahren)
‐ Deutsch (vergleichbar C1) und Englisch (vergleichbar B2)

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