Program Management Assistant Global HR Transformation (m/w/d)

IQAir AG; Düsseldorf; Hybrid; EUR 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Entwicklungsmöglichkeiten

Faire Vergütung

Kostenlose Heißgetränke und Wasser

Zusammenfassung

ERGO sucht eine engagierte Unterstützung im Programm-Management in Düsseldorf. Sie unterstützen das Team organisatorisch und administrativ, koordinieren On-/Offboarding, pflegen Governance-Dokumente und verwalten die zentrale Poststelle.

Sie arbeiten eng mit dem Change & Communication Team zusammen, halten SharePoint-basierten Informationsfluss aufrecht und tragen zur effizienten Umsetzung von Transformationsprogrammen bei.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in der Projektkoordination, Team-/Executive-Assistenz oder im PMO-Umfeld.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem internationalen Umfeld zu managen.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten, hohe Zuverlässigkeit, Detailgenauigkeit und proaktive Arbeitsweise.
• Sehr gute Kenntnisse in SharePoint, PowerPoint, Excel und modernen Kollaborationstools.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Du unterstützt das Programm-Management-Team organisatorisch und administrativ, inklusive Lieferantenmanagement und Bestellabwicklung.
• Du koordinierst das On- und Offboarding externer Ressourcen und neuer Teammitglieder (z. B. Systemzugänge, Besucherkarten, allgemeine administrative Unterstützung).
• Du pflegst und strukturierst Programmdokumentationen, Governance-Materialien und Kollaborationsplattformen, inklusive Kalenderverwaltung, Meeting-Organisation und Programmevents.
• Du verwaltest das zentrale Programm-Postfach und bist erste Anlaufstelle für operative Anfragen im Tagesgeschäft.
• Du arbeitest eng mit dem Change & Communication Team an Kommunikationsaktivitäten und pflegst kontinuierlich den Global HR Program SharePoint als zentrale Informationsplattform.

Kenntnisse

Projektkoordination

Executive-Assistenz

PMO-Umfeld

Stakeholder-Management

Organisationsfähigkeiten

Kommunikation

SharePoint Kenntnisse

Tools

SharePoint

PowerPoint

Excel

Jobbeschreibung

Unternehmensprofil
ERGO ist eine der führenden internationalen Versicherungsgruppen und in mehr als 20 Ländern weltweit tätig. Dich erwartet ein modernes Arbeitsumfeld, vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und verantwortungsvolle Aufgaben, die dir persönliches und berufliches Wachstum ermöglichen. Gestalte mit uns die Zukunft der Versicherung – mit dem gemeinsamen Ziel, Menschen ein mutigeres und besseres Leben zu ermöglichen.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt das Programm-Management-Team organisatorisch und administrativ, inklusive Lieferantenmanagement und Bestellabwicklung.
• Du koordinierst das On- und Offboarding externer Ressourcen und neuer Teammitglieder (z. B. Systemzugänge, Besucherkarten, allgemeine administrative Unterstützung).
• Du pflegst und strukturierst Programmdokumentationen, Governance-Materialien und Kollaborationsplattformen, inklusive Kalenderverwaltung, Meeting-Organisation und Programmevents.
• Du verwaltest das zentrale Programm-Postfach und bist erste Anlaufstelle für operative Anfragen im Tagesgeschäft.
• Du arbeitest eng mit dem Change & Communication Team an Kommunikationsaktivitäten und pflegst kontinuierlich den Global HR Program SharePoint als zentrale Informationsplattform.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in der Projektkoordination, Team-/Executive-Assistenz oder im PMO-Umfeld, idealerweise in groß angelegten Transformationsprogrammen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem internationalen Umfeld zu managen.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten, hohe Zuverlässigkeit, Detailgenauigkeit und proaktive Arbeitsweise.
• Sehr gute Kenntnisse in SharePoint, PowerPoint, Excel und modernen Kollaborationstools.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.

Das bieten wir dir

• Spannende Aufgaben, bei denen du deine Expertise einbringen kannst.
• Gemeinsames Wachstum und Raum, die Zukunft von ERGO mitzugestalten.
• Flexible Arbeitszeiten, Entwicklungsmöglichkeiten, faire Vergütung sowie kostenlose Heissgetränke und Wasser.
• Bis zu 50% Remote-Arbeit pro Monat für maximale Flexibilität.
• Unterstützung, um dein volles Potenzial zu entfalten und eine gute Work-Life-Balance zu erreichen.

Unsere Kultur

ERGO ist ein Ort, an dem Vielfalt gelebt wird. Du arbeitest mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Fachbereichen zusammen und gestaltest deinen eigenen Entwicklungsweg – durch Seminare, Programme, Networking-Events, Sprachkurse, E-Learning und Training on the Job. Unsere starken nationalen und internationalen Strukturen bieten dir vielfältige und flexible Karrierewege.

Chancengleichheit und Inklusion

Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Wir fördern Vielfalt und Entwicklung für alle Mitarbeitenden.