Process Documentation & Audit Readiness Coordinator (12-Month) (m/w/d)

Atlas Copco Group; Essen; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Job summary

Atlas Copco Group in Essen, Germany, seeks a Process Documentation & Audit Readiness Coordinator for a 12-month project. You will map holding processes, create unified process descriptions, and prepare audit materials while coordinating with stakeholders across the DACH region.

The role offers hybrid work between home and on-site in Essen, with exposure to governance, process management, and documentation standards, reporting to the Head of Business Controlling DACH.

Qualifications

• Abgeschlossenes oder kurz vor Abschluss stehendes Studium in Qualitätsmanagement, Wirtschaft, Wirtschaftsprüfung oder Business.
• Administration oder vergleichbare Fachrichtung.
• Interesse an Prozessmanagement, Governance und Audit; erste Erfahrungen vorteilhaft.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Fähigkeit, komplexe Inhalte klar und verständlich zu dokumentieren.
• Hohe Eigenständigkeit im Stakeholder-Umfeld.
• Analytisches Denkvermögen und ganzheitlicher Blick.
• Guter Umgang mit MS Office.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• End-to-End Aufnahme relevanter Holding-Prozesse.
• Mapping der bestehenden Prozesslandschaft.
• Abgrenzung Holding vs. operative Einheiten (DACH / lokal).
• Strukturierte Prozessdokumentation.
• Erstellung einheitlicher Prozessbeschreibungen (Inputs, Outputs, Rollen, Schnittstellen).
• Aufbau einer zentralen Dokumentationsstruktur (z.B. in SharePoint).
• Auditvorbereitung.
• Sicherstellung, dass alle Prozesse auditfähig im ACMS dokumentiert sind.
• Vorbereitung von auditrelevanten Unterlagen und Strukturierung entlang Audit-Anforderungen.
• Stakeholder Management.
• Enge Abstimmung mit Project Lead, Fachbereichen und zentralen Ansprechpartnern.
• Koordination von Inputgebern für einzelne Prozesse.
• Identifikation von Gaps & Optimierungspotenzialen.
• Sichtbarmachung von Lücken, Inkonsistenzen oder Doppelstrukturen.
• Ableitung von Quick Wins und strukturellen Verbesserungen.
• Aufbau nachhaltiger Standards.
• Entwicklung von Templates, Guidelines und Best Practices.
• Sicherstellung von Skalierbarkeit und Wiederverwendbarkeit.
• Monitoring & Fortschrittssteuerung.
• Aufsetzen eines transparenten Trackings.
• Regelmäßiges Reporting an den Project Lead.

Skills

Auditing Standards

Audit Planning

Audit Report Preparation

Process Definition

Process Design

Quality System Management

Education

Quality management / business

Administration or related field

Tools

MS Office

Job description

Process Documentation & Audit Readiness Coordinator (12-Month) (m/w/d)

Finance Essen Germany Hybrid

Your role

Bring your curiosity to work as our next Process Documentation & Audit Readiness Coordinator (12-Month) (m/w/d). You will be part of our XXX team reporting to [Hiring manager title]. In this role, your mission is to [briefly describe the main mission in one clear sentence] . You will contribute directly to how we create high‑quality products and solutions for our customers.

Im Rahmen dieses 12-monatigen Projekts gestaltest du die Grundlage für eine transparente und auditfähige Prozesslandschaft in der Holding. Dabei arbeitest du an der Schnittstelle von Prozessmanagement, Governance und Audit und gewinnst tiefe Einblicke in die Abläufe eines internationalen Industriekonzerns. Du berichtest an Patrick Walterscheid, unseren Head of Business Controlling DACH.

Your day-to-day

• End-to-End Aufnahme aller relevanten Holding-Prozesse
• Mapping der bestehenden Prozesslandschaft
• Abgrenzung Holding vs. operative Einheiten (DACH / lokal)
• Strukturierte Prozessdokumentation
• Erstellung einheitlicher Prozessbeschreibungen (inkl. Inputs, Outputs, Rollen, Schnittstellen)
• Aufbau einer zentralen Dokumentationsstruktur (z.B. in SharePoint)
• Auditvorbereitung
• Sicherstellung, dass alle Prozesse auditfähig im ACMS dokumentiert sind (inkl. Nachweise, Guidelines, Richtlinien)
• Vorbereitung von auditrelevanten Unterlagen und Strukturierung entlang Audit-Anforderungen
• Stakeholder Management
• Enge Abstimmung mit Project Lead, Fachbereichen und zentralen Ansprechpartnern
• Koordination von Inputgebern für einzelne Prozesse
• Identifikation von Gaps & Optimierungspotenzialen
• Sichtbarmachung von Lücken, Inkonsistenzen oder Doppelstrukturen
• Ableitung von Quick Wins und strukturellen Verbesserungen
• Aufbau nachhaltiger Standards
• Entwicklung von Templates, Guidelines und Best Practices für zukünftige Prozessdokumentation
  Sicherstellung von Skalierbarkeit und Wiederverwendbarkeit
• Monitoring & Fortschrittssteuerung
• Aufsetzen eines transparenten Trackings (z.B. Fortschritt je Prozessbereich)
• Regelmäßiges Reporting an den Project Lead

Your skills and experience

• Abgeschlossenes oder kurz vor dem Abschluss stehendes Studium im Bereich Qualitätsmanagement, Wirtschaft, Wirtschaftsprüfung, Business
• Administration oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Starkes Interesse an Prozessmanagement, Governance und Audit-Themen, erste Erfahrungen sind von Vorteil
• Strukturierte, sehr sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe Inhalte klar und verständlich zu dokumentieren
• Hohe Eigenständigkeit und Durchsetzungsfähigkeit im Stakeholder-Umfeld
• Analytisches Denkvermögen sowie „Blick fürs Ganze“
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

We encourage you to apply even if you don't meet every single requirement. We value diverse experiences and perspectives and are excited to see what you bring to the role.

Your compensation and benefits

• Ein spannendes 12-monatiges Projekt mit tiefen Einblicken in die Holding-Strukturen eines international erfolgreichen Industriekonzerns
• Die ideale Gelegenheit, praktische Erfahrung in den Bereichen Prozessmanagement, Governance und Audit zu sammeln
• Hohe Sichtbarkeit und enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern auf Holding- und DACH-Ebene
• Ein Umfeld geprägt von Vertrauen, Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Vielfältige Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Attraktive Vergütung und ausgewählte Benefits
• Fokus auf Gesundheit und Wohlbefinden

Your location

This role offers a hybrid working arrangement, allowing you to split your time between working remotely and being on‑site at our Holding in Essen, Germany (DE).

Why it is great to work with us

Your career grows through your skills, your curiosity, and the people you work with. You join a global network where we learn from each other and share knowledge openly. We focus on long‑term development and encourage you to explore new ideas that help us move forward. Innovation is part of how we think and act – we test, improve, and use what we learn to create solutions that matter. You can make a meaningful impact by contributing with your insights and taking ownership of your work, supported by flexible ways of working and leaders who empower you.

Application process

Our selection process includes interviews and, for some roles, skills assessments that help us gain a deeper understanding of your profile. We look forward to getting to know you, learning about your strengths, and discussing how you can grow with us. If you have questions during the process or need support, please contact us:

Talent Acquisition:Jasmin Brands

Uniting curious minds

Behind every innovative solution, there are people working together to transform the future. With careers sparked by initiative and lifelong learning, we are uniting curious minds, and you could be one of them.

Information at a Glance

Atlas Copco Group enables technology that transforms the future. We innovate to develop products, services and solutions that are key to our customers' success. Our four business areas offer technologies for air and gas compression, vacuum and abatement, automated assembly and quality control, mobile energy management and power generation as well as portable and industrial flow technologies.

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Job Skills

Key Skills

Auditing Standards Audit Planning Audit Report Preparation Process Definition Process Design Quality System Management

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