Process & Automation Specialist (m/w/d)

Dahlercompany Group; Hamburg; On-site; EUR 55,000 - 86,000; Full time

Benefits offered by this job

Büro in Hamburg HafenCity

Laptop + Microsoft 365 Copilot

60+ Schulungen & E-Learnings

Betriebliche Altersvorsorge

EGYM Wellpass

Corporate Benefits über 400 Marken

Job summary

DAHLER sucht eine/n Automations-Experte/in, der/die über 100 Standorte und die Zentrale miteinander verbindet. Du gestaltest Standardabläufe und automatisierst Datenflüsse, damit Leads, Bewertungen und Exposés automatisch dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Du arbeitest eng mit der Zentrale, setzt KI‑Bausteine ein und führst Tools wie Power Automate, Make oder Zapier ein. Dokumentation erfolgt sorgfältig; du übernimmst Verantwortung für jede live geschaltete Automation.

Qualifications

• Mindestens zwei Jahre Praxis mit produktiven Automationen in Make, Zapier oder Power Automate.
• Sicherer Umgang mit APIs, Webhooks und JSON.
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365, Power Platform, SharePoint und Teams.
• Sehr gutes Deutsch (mind. C1).

Responsibilities

• Standardabläufe für über 100 Standorte implementieren und zentral bereitstellen.
• Zentrale Prozesse vereinfachen und automatisieren, z. B. Buchhaltung-Anbindung.
• Automationen dokumentieren, überwachen und von einer zweiten Person übernehmbare halten.
• Vorhandene Tools einführen, Schnittstellen prüfen und Kolleg*innen befähigen.

Skills

Automation Tools

APIs & Webhooks

MS 365 / Power Platform

Deutsch C1

Tools

Power Automate

Make

Zapier

APIs

Job description

Wenn in unserer Zentrale ein Lead eingeht, soll er Minuten später beim richtigen Standort sein. Eingekaufte Daten sollen automatisch dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Und niemand soll Informationen von einem Tool ins nächste abtippen müssen. Genau das baust Du: für über 100 DAHLER-Standorte und unsere Zentrale.

Über DAHLER

DAHLER vermittelt Premium- und Luxusimmobilien an über 100 Standorten in Deutschland, Österreich und Spanien. Geführt werden sie von selbstständigen Unternehmer:innen. In unserer Zentrale in der Hamburger HafenCity arbeiten wir daran, jeden dieser Standorte stärker zu machen: sichtbarer im Markt und noch besser in der Qualität seiner Arbeit.

Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass wiederkehrende Abläufe in unserem Netzwerk und in der Zentrale standardisiert und automatisiert laufen und Daten automatisch dorthin fließen, wo sie gebraucht werden. Du gehörst zum Bereich Operations, arbeitest eng mit allen Bereichen der Zentrale zusammen und bist von Anfang an dabei, wenn wir ein neues Tool einführen.

Wofür Du verantwortlich bist

• Standardabläufe für über 100 Standorte: Du baust Abläufe, die alle Standorte nutzen: von der Weiterleitung von Leads und Bewertungsanfragen über die Verteilung eingekaufter Daten bis zum automatischen Exposéversand im CRM-System. Du stellst Prozesse zentral bereit und führst sie gemeinsam mit unserem Franchise Management ein.
• Eine Zentrale, die schneller arbeitet: Du klärst mit den Fachbereichen ihre Abläufe, vereinfachst sie und automatisierst sie, etwa die Anbindung der Buchhaltung oder Meldungen aus unserem Intranet in Teams. Wo es hilft, setzt Du KI-Bausteine oder eine kleine Anwendung ein.
• Automationen, auf die Verlass ist: Jede Automation ist dokumentiert, überwacht und von einer zweiten Person übernehmbar. Fällt etwas aus, bemerkst Du es vor allen anderen.
• Erste Adresse für Prozesse und Tools: Du verantwortest Plattformen wie Power Automate, Make und Zapier, mit Admin-Rechten und API-Zugängen. Du prüfst Schnittstellen und Datenwege neuer Tools und befähigst Kolleg:innen, einfache Automationen selbst zu bauen.

Woran wir gemeinsam Erfolg erkennen

• Nach einem Jahr laufen mindestens acht Standardabläufe und mindestens sieben von zehn Standorten nutzen sie.
• Deine Automationen sparen der Zentrale jeden Monat mindestens 100 Stunden Arbeit.
• Jede Automation ist dokumentiert, und Störungen sind innerhalb von zwei Werktagen behoben.

Deine ersten 90 Tage:

Du verschaffst Dir einen Überblick über alle bestehenden Automationen und Tools, sammelst mit jedem Bereich die aufwendigsten Abläufe und bringst die ersten zwei Standardabläufe für die Standorte live.

Was Du mitbringst

• Mindestens zwei Jahre Praxis mit produktiven Automationen in Make, Zapier oder Power Automate
• Sicherer Umgang mit APIs, Webhooks und Datenformaten wie JSON
• Du nimmst Abläufe gemeinsam mit Fachbereichen auf, vereinfachst sie und dokumentierst sie verständlich
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365, vor allem Power Platform, SharePoint und Teams
• Sehr gutes Deutsch (mind. C1)

Ein Plus ist …

• Erfahrung mit CRM-Systemen
• Erfahrung mit KI-Bausteinen in Automationen, etwa mit Copilot Studio oder AI Builder
• Erfahrung in einem Franchise- oder Filialsystem

Wie wir arbeiten

• Ehrlichkeit: Du sagst offen, wenn sich eine Automation nicht lohnt und meldest Fehler sofort.
• Wertschätzung: Du verstehst die Abläufe von Kolleg:innen und Standorten, bevor Du sie veränderst.
• Verantwortung: Du stehst für jede Automation ein, die live ist, auch Monate später.
• Professionalität: Du dokumentierst so, dass jemand anderes jede Automation übernehmen kann.

Diese Rolle ist eher nichts für Dich, wenn Du lieber neue Tools ausprobierst, als bestehende zuverlässig zu verbinden, oder wenn Dokumentation für Dich eine lästige Nebensache ist.

Was wir Dir bieten

• Ein hochwertig ausgestattetes Büro im Herzen der Hamburger HafenCity mit Kaffee von Elbgold
• Laptop und Microsoft 365 mit Copilot-Lizenz
• Über 60 Schulungen und E-Learnings; persönliche Weiterentwicklung ist ausdrücklich gewollt
• Betriebliche Altersvorsorge
• EGYM Wellpass
• Mitarbeiterangebote von Corporate Benefits bei über 400 Marken, etwa Adidas und Apple

Bei uns zählt, was Du kannst und wie Du arbeitest, nicht Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, Behinderung oder sexuelle Identität.