PMO - Projekt Management Office (f/m/d)

PSI Software – Process Industries & Metals; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Softwarefirma sucht einen PMO - Projekt Management Officer, der zentrale Projekte steuert und ein hohes Maß an Eigenverantwortung mitbringt. Sie unterstützen die Projektleitung durch strukturierte Planung und Organisation, während Sie zahlreiche Aufgaben im Projektmanagement übernehmen, einschließlich Datenmanagement, Reisekostenverwaltung und Qualitätsmanagement. Diese Position bietet die Möglichkeit, in einem engagierten Team zu arbeiten und maßgeblich zum Projekterfolg beizutragen.

Leistungen

Zuschuss zum Jobticket oder JobRad

Bis zu drei mobile Arbeitstage pro Woche

Gleitzeit

Attraktive Rabatte über Corporate Benefits-Plattform

Regelmäßige Feedbackgespräche und Weiterbildungsmöglichkeiten

Gemeinsame Team Events

Qualifikationen

• Erste praktische Erfahrung im Projektumfeld, idealerweise im PMO.
• Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch.
• Bereitschaft zu projektbezogenen Reisen.

Aufgaben

• Unterstützung bei der Projektvorbereitung und -strukturierung.
• Datenmanagement und Sicherstellung der Datenqualität.
• Reise- und Zeitmanagement sowie Endkundenabstimmung.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Fachgebiet

Tools

Projektmanagement-Tools

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

PSI Software Process Industries & Metals ist eine internationale Business Unit, die seit über 50 Jahren am Markt präsent ist und als Nummer 1 für Software und Beratung im Bereich Produktionsmanagementlösungen für die Metallindustrie gilt. Im Laufe der Jahre haben wir maßgeschneiderte und hochwertige Lösungen entwickelt, um die Anlagenleistung unserer Kunden weltweit zu maximieren und ihnen innovative Lösungen zur Unterstützung der Dekarbonisierung bereitzustellen.

Deine Rolle:

Als PMO - Projekt Management Office (f/m/d) übernimmst du eine zentrale Rolle im Projektgeschehen und unterstützt die Projektleitung mit Weitblick und Organisationstalent. Du steuerst Informationsflüsse, behältst relevante Kennzahlen im Blick und sorgst für klare Strukturen im komplexen Projektalltag. In dieser zentralen Rolle mit vielfältigen Berührungspunkten arbeitest du eng mit dem Projektteam, den Central-Functions sowie dem Bereich Operational Excellence zusammen.

Dabei verbindest du ein ausgeprägtes Gespür für Prozesse, Zahlen und Qualität mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung. Dank deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Engagement trägst du entscheidend dazu bei, Projekte effizient und erfolgreich umzusetzen – du bist ein unverzichtbarer Teil des Projekterfolgs.

Deine Aufgaben:

• Projektvorbereitung & -strukturierung: Unterstützung bei der Aufbereitung von Sales-Kalkulationen für den Projekteinsatz sowie bei der Einrichtung und Pflege projektbezogener Strukturen in Projektmanagement-Tools
• Datenmanagement: Eingabe von Order-Items, Bereitstellung relevanter Informationen für das Projektcontrolling und Sicherstellung einer hohen Datenqualität bei Zeiterfassungen sowie bei Budget- und Forecast-Werten
• Travelmanagement: Erstellung von Reisekostenberichten, sowie Koordination und Anforderung zugehöriger Abrechnungsdokumente
• Zeitmanagement: Konsolidierung von aufgaben- und zeitbezogenen Buchungen zur monatlichen oder Milestone-bezogenen Abrechnung mit dem Endkunden
• Endkundenabstimmung: Regelmäßiger und proaktiver Abgleich mit dem PMO und Einkauf des Endkunden, um T&M-Abrechnungen abzustimmen und eine zügige Rechnungsbearbeitung sicherzustellen
• Forecast- & Finanzprozesse: Mitorganisation und Begleitung regelmäßiger Forecast-Meetings in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement und Controlling sowie Unterstützung bei der Erstellung von Forecast-Schätzungen und finanziellen Anpassungen im Projektverlauf
• Vertrags- & Risikomanagement: Pflege von Vertragsunterlagen und Risikodokumentationen sowie Vorbereitung und Begleitung projektbezogener Audits
• Monatsabschluss: Unterstützung bei der Projektkonsolidierung zum Monatsende, einschließlich Datenpflege, Abschlussaktivitäten und Freigabeprozesse durch das Projektmanagement
• Organisation & Administration: Pflege des Projektkalenders (z. B. Projektreisen, Meilensteine, Besuchstermine) sowie Erstellung und Aktualisierung von Organigrammen, Präsentationen und Onboarding-Unterlagen. Zudem Beteiligung an Team- und PM-Meetings zur operativen Unterstützung
• Qualitätsmanagement: Sicherstellung der Einhaltung von Vorgaben im Bereich Operational Excellence und Qualitätsmanagement
• Prozessoptimierung: Mitwirkung in der Power User Group zur Weiterentwicklung der Project Status Reports und relevanter PM-Prozesse

Dein Profil:

• Qualifikation & Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Fachgebiet. Erste praktische Erfahrung im Projektumfeld – idealerweise im PMO, in der Projektleitung oder Projektassistenz
• Arbeitsweise & Verantwortung: Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Kundenorientierung im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern
• Kommunikation & Zusammenarbeit: Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, sich sicher in einem dynamischen Projektumfeld zu bewegen
• IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit gängigen Projektmanagement-Tools sowie erste Erfahrung mit der Einführung und Anwendung von ERP-Systemen
• Projekterfahrung & Branchenwissen: Kenntnisse in der Softwarebranche sowie Grundverständnis in Kapazitätsplanung, Profitabilitätsrechnung und Forecasting sind von Vorteil
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch, in Wort und Schrift
• Reisebereitschaft: Bereitschaft zu projektbezogenen Reisen
• Arbeitsumfeld - Arbeite in einem engagierten, kompetenten und freundlichen Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Mobilität – Wähle zwischen einem Zuschuss zum Jobticket oder JobRad, um flexibel und umweltbewusst unterwegs zu sein
• Flexibles Arbeiten – Nutze bis zu drei mobile Arbeitstage pro Woche und profitiere von Gleitzeit, um Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren
• Mitarbeitervorteile – Genieße attraktive Rabatte über unsere Corporate Benefits-Plattform
• Weiterentwicklung – Regelmäßige Feedbackgespräche und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen deine berufliche Entwicklung
• Teamgeist – Freue dich auf gemeinsame Team Events und einen offenen und wertschätzenden Austausch

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