PMO Manager & Executive Assistant (m/w/d)

Vitabay; Hürth; Vor Ort; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Hybrid arbeiten

Mitarbeiter-Gutscheine

Corporate Benefits

Weiterbildungsbudget

Frisches Obst & Getränke

Zusammenfassung

Vitabay in Hürth sucht eine hands-on-Persönlichkeit, die der Geschäftsführung den Rücken freihält und unternehmensweite Projekte koordiniert. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst eine zentrale Schnittstellenrolle mit viel Gestaltungsspielraum.

Zu deinen Aufgaben gehören das Priorisieren von Anfragen, das Organisieren von Terminen, Meetings und Reisen sowie das Vor- und Nachbereiten von Unterlagen.

Qualifikationen

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder Studium in BWL/Wirtschaftswissenschaften.
• 3–5 Jahre Berufserfahrung im PMO/Projektumfeld oder Assistenz der Geschäftsführung.
• Organisationstalent, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise, Vertraulichkeit.
• Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift; verbindliches Auftreten gegenüber Stakeholdern.
• Routinierter Umgang mit Microsoft 365 und gängigen Projektmanagement-Tools.

Aufgaben

• Unterstütze die Geschäftsführung im Tagesgeschäft von Priorisierung bis Vor-/Nachbereitung wichtiger Themen.
• Organisiere interne/externe Termine, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung.
• Bereite Präsentationen, Protokolle und Unterlagen für Meetings mit Führungskräften und Partnern vor und nach.
• Koordiniere unternehmensweit laufende Projekte; behalte Fortschritt und Status im Blick.
• Führe Projekt-Meetings, moderiere Diskussionen; sicherstelle Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Follow-ups.
• Erstelle regelmäßige Status-Updates und Reportings für Geschäftsführung und Fachbereiche.
• Behalte Zeitpläne, Budgets und Meilensteine im Blick; eskaliere früh bei Stockungen.
• Organisiere Firmenevents; sorge für Bürobedarf, damit das Büro läuft.
• Sei zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und Fachabteilungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Selbstständiges Arbeiten

Vertrauliche Themen diskret behandeln

Deutsch & Englisch kommunizieren

Stakeholder-Management

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder BWL-Studium

Tools

Microsoft 365

Asana

Trello

MS Planner

Jobbeschreibung

Seit über 27 Jahren sind wir eine feste Größe im E-Commerce für Vitamine & Nahrungsergänzungsmittel. Etabliert, aber nicht behäbig: Bei Vitabay gibt es kurze Wege, schnelle Entscheidungen und echten Gestaltungsspielraum.

Über eigene Shops und internationale Marktplätze erreichen wir Kundinnen und Kunden weltweit. Jetzt suchen wir eine Hands-on-Persönlichkeit, die der Geschäftsführung den Rücken freihält und unsere unternehmensweiten Projekte koordiniert. An unserem Standort in Hürth arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst gleichzeitig die Koordination unserer internen Projekte. Eine Schnittstellenrolle mit viel Gestaltungsspielraum!

Das erwartet dich:

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft – von der Priorisierung eingehender Anfragen bis zur Vor- und Nachbereitung wichtiger Themen
• Du organisierst interne und externe Termine, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung
• Du bereitest Präsentationen, Protokolle und Unterlagen für Meetings mit Führungskräften und Partnern vor und nach
• Du koordinierst unternehmensweit alle laufenden Projekte und behältst Fortschritt und Status im Blick
• Du führst Projekt-Meetings, moderierst Diskussionen und sorgst für klare Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Follow-ups
• Du erstellst regelmäßige Status-Updates und Reportings für die Geschäftsführung und die beteiligten Fachbereiche
• Du behältst Zeitpläne, Budgets und Meilensteine im Blick und eskalierst frühzeitig an die Verantwortlichen, wenn ein Projekt ins Stocken gerät
• Du organisierst unsere Firmenevents – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier und kümmerst dich um den Bürobedarf, um unser Büro am Laufen zu halten
• Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und Fachabteilungen

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Wirtschaftswissenschaften
• 3-5 Jahre Berufserfahrung im PMO-/Projektumfeld und/oder in der Assistenz der Geschäftsführung
• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest selbstständig und vorausschauend und behandelst vertrauliche Themen diskret
• Du liebst es, Strukturen zu schaffen, und behältst auch dann den Überblick, wenn es mal turbulent wird
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und hast ein verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern
• Du gehst routiniert mit Microsoft M365 (Outlook, Teams, PowerPoint) sowie Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello oder MS Planner) um

Das haben wir zu bieten:

• Du bist ganz nah dran: an der Geschäftsführung, an Entscheidungen und an allem, was das Unternehmen bewegt, und darfst mitgestalten, statt nur zu organisieren
• 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Anteil (hybrides Arbeitsmodell)
• Mitarbeiter-Gutscheine für das gesamte Vitabay-Sortiment
• Zugang zu Corporate Benefits mit Rabatten bei zahlreichen Partnern
• Individuelles Weiterbildungsbudget für deine persönliche und fachliche Entwicklung
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Obst und Getränke nennen wir nur, weil's stimmt – nicht, weil wir glauben, dass es dich umhaut

Klingt nach dir? Wir freuen uns auf deine Bewerbung!