PMO Manager & Executive Assistant (m/w/d)

Vitabay C.V.; Hürth; Vor Ort; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Hybrides Arbeitsmodell

Vitabay Gutscheine

Corporate Benefits

Weiterbildungsbudget

Modernes Arbeitsumfeld

Obst & Getränke

Zusammenfassung

Vitabay sucht eine hands-on-Persönlichkeit als PMO/Assistenz der Geschäftsführung am Standort Hürth. Du koordinierst unternehmensweite Projekte, priorisierst Anfragen und arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, um Abläufe effizient zu gestalten.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung oder BWL-Studium mit, 3–5 Jahre Erfahrung im PMO/Assistenz, fließendes Deutsch und gute Englischkenntnisse sowie Erfahrung mit Microsoft 365 und gängigen Projektmanagement-Tools (Asana, Trello, MS

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium.
• 3–5 Jahre Berufserfahrung im PMO/Assistenz der Geschäftsführung oder vergleichbar.
• Organisationsstark, selbstständig, vorausschauend und vertraulich im Umgang mit Themen.

Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft – Priorisierung eingehender Anfragen und Vor-/Nachbereitung wichtiger Themen
• Du organisierst interne/externe Termine, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung
• Du bereitest Präsentationen, Protokolle und Unterlagen für Meetings mit Führungskräften/Partnern vor und nach
• Du koordinierst unternehmensweit laufende Projekte und behältst Fortschritt/Status im Blick
• Du führst Projekt-Meetings, moderierst Diskussionen und sorgst für klare Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Follow-ups
• Du erstellst regelmäßige Status-Updates/Reportings für Geschäftsführung und Fachbereiche
• Du behältst Zeitpläne, Budgets und Meilensteine im Blick und eskalierst frühzeitig bei Stockungen
• Du organisierst Firmenevents – Sommerfest/Weihnachtsfeier – und kümmerst dich um Bürobedarf
• Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und Fachabteilungen

Kenntnisse

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Englischkenntnisse

Kommunikation

Microsoft 365

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Asana

Trello

MS Planner

MS Teams

Jobbeschreibung

Seit über 27 Jahren sind wir eine feste Größe im E-Commerce für Vitamine & Nahrungsergänzungsmittel. Etabliert, aber nicht behäbig: Bei Vitabay gibt es kurze Wege, schnelle Entscheidungen und echten Gestaltungsspielraum.

Über eigene Shops und internationale Marktplätze erreichen wir Kundinnen und Kunden weltweit. Jetzt suchen wireine Hands-on-Persönlichkeit, die der Geschäftsführung den Rücken freihält und unsere unternehmensweiten Projekte koordiniert. An unserem Standort in Hürth arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst gleichzeitig die Koordination unserer internen Projekte. Eine Schnittstellenrolle mit viel Gestaltungsspielraum!

Das erwartet dich:

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft – von der Priorisierung eingehender Anfragen bis zur Vor- und Nachbereitung wichtiger Themen
• Du organisierst interne und externe Termine, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung
• Du bereitest Präsentationen, Protokolle und Unterlagen für Meetings mit Führungskräften und Partnern vor und nach
• Du koordinierst unternehmensweit alle laufenden Projekte und behältst Fortschritt und Status im Blick
• Du führst Projekt-Meetings, moderierst Diskussionen und sorgst für klare Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Follow-ups
• Du erstellst regelmäßige Status-Updates und Reportings für die Geschäftsführung und die beteiligten Fachbereiche
• Du behältst Zeitpläne, Budgets und Meilensteine im Blick und eskalierst frühzeitig an die Verantwortlichen, wenn ein Projekt ins Stocken gerät
• Du organisierst unsere Firmenevents – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier und kümmerst dich um den Bürobedarf, um unser Büro am Laufen zu halten
• Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und Fachabteilungen

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Wirtschaftswissenschaften
• 3-5 Jahre Berufserfahrung im PMO-/Projektumfeld und/oder in der Assistenz der Geschäftsführung
• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest selbstständig und vorausschauend und behandelst vertrauliche Themen diskret
• Du liebst es, Strukturen zu schaffen, und behältst auch dann den Überblick, wenn es mal turbulent wird
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und hast ein verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern
• Du gehst routiniert mit Microsoft M365 (Outlook, Teams, PowerPoint) sowie Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello oder MS Planner) um

Das haben wir zu bieten:

• Du bist ganz nah dran: an der Geschäftsführung, an Entscheidungen und an allem, was das Unternehmen bewegt, und darfst mitgestalten, statt nur zu organisieren
• 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Anteil (hybrides Arbeitsmodell)
• Mitarbeiter-Gutscheine für das gesamte Vitabay-Sortiment
• Zugang zu Corporate Benefits mit Rabatten bei zahlreichen Partnern
• Individuelles Weiterbildungsbudget für deine persönliche und fachliche Entwicklung
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Obst und Getränke nennen wir nur, weil's stimmt – nicht, weil wir glauben, dass es dich umhaut

Klingt nach dir? Wir freuen uns auf deine Bewerbung!