Persönliche Assistenz für den Chief People & Culture Officer (m / w / d)

Persönliche Assistenz für den Chief People & Culture Officer (m / w / d)

Über die Stelle

Bist Du eine organisierte und proaktive Persönlichkeit mit einer Leidenschaft dafür, Führungskräften den Fokus auf das Wesentliche zu ermöglichen? Und gedeihst Du in einem dynamischen Umfeld, in dem Priorisierung, Diskretion und Problemlösung entscheidend sind? Wenn Du diese Fragen mit „Ja“ beantwortest, laden wir Dich ein, uns als Persönlicher Assistentin des Chief People & Culture Officer (CPO) zu verstärken.

In dieser Rolle wirst Du Teil des Teams des CPO Office sein und eine entscheidende Rolle bei der Zeitoptimierung des CPOs spielen. Du übernimmst wichtige administrative und operative Aufgaben und erleichterst die nahtlose Kommunikation zwischen internen und externen Stakeholdern. Deine Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, organisiert zu bleiben und vertrauliche Angelegenheiten professionell zu behandeln, trägt direkt zur Effizienz und zum Erfolg des CPOs bei.

Das CPO Office dient als zentrale Koordinationsstelle für den Chief People & Culture Officer (CPO) und gewährleistet reibungslose Abläufe und strategische Ausrichtung über die People & Culture Funktion und die gesamte Organisation hinweg. Unser Team fungiert als strategischer Berater und tägliches Unterstützungssystem für den CPO, indem es Prioritäten verwaltet, die Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern fördert und die Umsetzung der People Strategy überwacht, die die Grundlage für den Erfolg von Allianz Technology bildet.

• Du überwachst ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten des CPOs, einschließlich des Büromanagements
• Du verwaltest den komplexen Kalender des CPOs, planst Meetings und priorisierst Termine
• Du übernimmst alle Reisevorbereitungen, einschließlich Flüge, Unterkünfte und Reiserouten
• Du agierst als Gatekeeper, filterst Kommunikation und bearbeitest Korrespondenz im Namen des CPOs
• Du koordinierst interne und externe Veranstaltungen, Konferenzen und Workshops in enger Abstimmung mit den Mitgliedern des CPO Office und der Unternehmenskommunikation
• Du arbeitest mit anderen persönlichen Assistenten und Führungskräften zusammen, um bereichsübergreifende Aktivitäten zu erleichtern
• Du unterstützt das CPO Office bei Bedarf in operativen Projekten
• Du verwaltest Spesenabrechnungen, Rechnungen und Budgetverfolgung für den CPO
• Du dienst als erster Ansprechpartner für wichtige Stakeholder, einschließlich leitender Führungskräfte, EMT- und BoM-Büros sowie externer Partner
• Du arbeitest mit den People & Culture-Führungskräften und Teams weltweit zusammen, um Abstimmung und nahtlose Koordination sicherzustellen

Vertraulichkeit & Diskretion :

• Du behandelst sensible Personen- und Geschäftsinformationen mit höchster Diskretion und Integrität
• Du bewahrst strikte Vertraulichkeit in Bezug auf Personal- und Unternehmensangelegenheiten.
• Nachgewiesene Erfahrung als persönlicher Assistent, Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle zur Unterstützung von Führungskräften auf C-Level.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten mit der Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld effektiv zu priorisieren.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, Eigeninitiative zu ergreifen und Bedürfnisse effektiv vorauszusehen.
• Proaktive und selbstmotivierte Einstellung mit einem kreativen Ansatz zur Problemlösung und einer „Can-Do“-Mentalität.
• Hervorragende soziale, Netzwerk- und interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten, gepaart mit starker Arbeitsmoral und Aufmerksamkeit fürs Detail.
• Hohes Maß an Professionalität, Diskretion und emotionaler Intelligenz.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (Deutsch ist sehr wünschenswert).
• Fortgeschrittene Kenntnisse in der MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint), Kollaborationstools (z. B. Miro), Ausgaben- und Personalmanagement-Tools (z. B. SAP und SuccessFactors).
• Erfahrung im Bereich People & Culture (HR) oder einem verwandten Bereich ist bevorzugt, aber nicht zwingend erforderlich.

Was wir bieten

• Wir bieten ein Hybrid-Arbeitsmodell, das den Wert der Balance zwischen persönlicher Zusammenarbeit und Fernarbeit anerkennt, inklusive bis zu 25 Tagen pro Jahr Arbeit im Ausland.
• Wir glauben an die Belohnung von Leistung und unser Vergütungs- und Leistungspaket umfasst ein Bonusprogramm, eine betriebliche Altersversorgung, ein Mitarbeiteraktienprogramm und verschiedene Mitarbeiterermäßigungen (Details variieren je nach Standort).
• Von Karriereentwicklungs- und digitalen Lernprogrammen bis hin zur internationalen Karrieremobilität bieten wir lebenslanges Lernen für unsere Mitarbeiter weltweit und eine Umgebung, in der Innovation, Umsetzung und Ermächtigung gefördert werden.
• Flexible Arbeitszeitmodelle, Gesundheits- und Wohlfahrtsangebote (einschließlich Krankenversicherung und Elternzeitleistungen) unterstützen die Balance zwischen Familie und Beruf und helfen unseren Mitarbeitern, nach Karrierepausen mit Erfahrungen zurückzukehren, die nichts anderes lehren kann.