Personalreferent & Executive Assistant (m/w/d)

ESS Energy & Sales Services GmbH; Mühlheim am Main; Hybrid; EUR 52,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibler Arbeitsort

Hybrides Arbeitsmodell

Verantwortung & Vertrauen

Kurze Entscheidungswege

Flexible Arbeitszeiten

Entwicklungsmöglichkeiten

Becomes1 Benefits

Sinnstiftende Aufgabe

Job summary

ESS Energy & Sales Services GmbH sucht eine verantwortungsbewusste Fachkraft im Personalwesen und als Assistenz der Geschäftsführung. Sie betreuen den Recruiting‑Prozess, organisieren Onboarding sowie Offboarding, erstellen Arbeitsverträge und unterstützen die Geschäftsführung in administrativen Belangen.

Sie pflegen Personalakten in Personio, bereiten Lohnabrechnungen vor und arbeiten eng mit der Geschäftsführung sowie den Fachbereichen zusammen, um Abläufe effizienter und digitaler zu

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium bzw. gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung im Personalwesen oder Assistenz der Geschäftsführung.
• Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und Erfahrung mit administrativen Personalprozessen.
• Idealerweise Erfahrung in der Vorbereitung der Entgeltabrechnung sowie im Umgang mit Personio.
• Sicherer Umgang mit MS Office und strukturierte Informationsaufbereitung.
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Diskretion bei vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Ganzheitliche Personalprozesse von Recruiting bis Offboarding betreuen.
• Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen erstellen und Personalakten pflegen.
• Lohnabrechnungen vorbereiten in Zusammenarbeit mit externem Dienstleister.
• Ansprechpartner für Mitarbeitende zu personalbezogenen Fragen sein.
• Assistenz der Geschäftsführung: Termine, Präsentationen, Protokolle und Vorlagen.
• Unternehmensweite Projekte unterstützen und interne Prozesse digitalisieren.

Skills

Recruiting

Onboarding

Offboarding

HR-Prozesse

MS Office

Vertraulichkeit

Organisation

Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung / Studium

Tools

Personio

MS Office

Job description

Wer wir sind

Wir sind PLAN-B NET ZERO und gestalten die Energieversorgung der Zukunft. Mit Sitz in der Schweiz entwickeln wir einen digitalen, paneuropäischen Energieversorger, der erneuerbare Energien und innovative Technologien miteinander verbindet.
Unsere Mission ist eine Energieversorgung ohne fossile Energieträger. Dafür bauen wir ein wachsendes Unternehmen mit klarer Vision, kurzen Entscheidungswegen und einem hohen Anspruch an Qualität und Zusammenarbeit.
Mehr über uns:www.planbnetzero.de

Rolle & Wirkung

• Du möchtest Verantwortung übernehmen, arbeitest gerne eigenständig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen?
• Als Personalreferent & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, unseren Mitarbeitenden und den Fachbereichen.
• Du verantwortest unsere operativen Personalprozesse – vom Recruiting über das Onboarding bis zum Offboarding – und unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie ausgewählten Sonderprojekten.
• Dabei arbeitest du eigenständig, gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und bringst deine Ideen ein, um unsere Abläufe effizienter und digitaler zu gestalten.

Deine Aufgaben

1. Personalwesen & Recruiting

• Du begleitest den gesamten Recruiting-Prozess – von der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen über die Bewerbervorauswahl bis zur Koordination von Vorstellungsgesprächen.
• Du organisierst das Onboarding neuer Mitarbeitender und begleitest strukturierte Offboarding-Prozesse.
• Du erstellst Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Bescheinigungen und weitere Personaldokumente.
• Du pflegst Personalakten und Stammdaten in Personio und bereitest die monatliche Lohnabrechnung für unseren externen Dienstleister vor.
• Du bist eine vertrauensvolle Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden bei personalbezogenen Fragen.
• Du unterstützt bei der Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und sorgst für klare, effiziente Abläufe.

2. Assistenz der Geschäftsführung

• Du koordinierst Termine, Kalender und Geschäftsreisen vorausschauend und behältst wichtige Fristen im Blick.
• Du bereitest Besprechungen vor und nach, erstellst Präsentationen, Protokolle und Entscheidungsvorlagen.
• Du koordinierst die Kommunikation zwischen der Geschäftsführung, internen Fachbereichen und externen Geschäftspartnern.
• Du bereitest Informationen strukturiert auf und stellst sicher, dass relevante Themen zuverlässig nachverfolgt werden.
• Du übernimmst eigenständig vertrauliche Sonderaufgaben und unterstützt bei ausgewählten unternehmensweiten Projekten.
• Du erkennst frühzeitig, wo Unterstützung benötigt wird, setzt die richtigen Prioritäten und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei.

3. Prozesse, Digitalisierung & Zusammenarbeit

• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, unseren Fachbereichen und externen Dienstleistern zusammen.
• Du identifizierst Verbesserungspotenziale in administrativen und personalbezogenen Abläufen.
• Du bringst eigene Ideen ein, um Prozesse zu vereinfachen, zu standardisieren und stärker zu digitalisieren.
• Du unterstützt bei der Organisation interner Veranstaltungen und Teamevents.

Dein Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation – idealerweise mit Bezug zu Personal, Organisation oder Betriebswirtschaft.
• Berufserfahrung im Personalwesen, in der Geschäftsführungsassistenz oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion.
• Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und Erfahrung mit administrativen Personalprozessen.
  Idealerweise Erfahrung in der Vorbereitung der Entgeltabrechnung sowie im Umgang mit Personio.
• Einen sicheren Umgang mit MS Office und Freude an der strukturierten Aufbereitung von Informationen.
• Eine selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Absolute Diskretion und ein hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen und Fachbereichen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
• Du musst nicht alles mitbringen. Entscheidend sind deine Organisationsstärke, deine Zuverlässigkeit, dein Verantwortungsbewusstsein und deine Bereitschaft, Themen eigenständig voranzutreiben.

Was wir bieten

• Flexibler Arbeitsort: Du hast die Wahl zwischen unseren Standorten in Mühlheim am Main, Berlin oder Zug (Schweiz). Unser hybrides Arbeitsmodell ermöglicht dir eine flexible Kombination aus mobilem Arbeiten und Präsenz vor Ort.
• Verantwortung und Vertrauen: Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, übernimmst Verantwortung und erhältst Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche.
• Gestaltungsspielraum: Du kannst eigene Ideen einbringen und unsere Personalprozesse sowie internen Abläufe aktiv mitgestalten und weiterentwickeln.
• Kurze Entscheidungswege: Wir setzen auf direkte Kommunikation, pragmatische Lösungen und eine offene, konstruktive Zusammenarbeit.
• Flexibilität im Arbeitsalltag: Flexible Arbeitszeiten unterstützen dich dabei, Beruf und Privatleben optimal miteinander zu vereinbaren.
• Entwicklungsmöglichkeiten:Du hast die Möglichkeit, deine fachlichen und persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln und gemeinsam mit unserem Unternehmen zu wachsen.
• Attraktive Zusatzleistungen: Über unsere become1-Plattform profitierst du von vielfältigen Benefits.
• Eine sinnstiftende Aufgabe: Du arbeitest in einem Unternehmen, das die Energieversorgung nachhaltiger gestalten und die Energiewende aktiv vorantreiben möchte.

Du organisierst gerne, denkst mit und möchtest sowohl Personalthemen als auch die Geschäftsführung aktiv unterstützen?
Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!
Dein Arbeitgeber:
ESS Energy & Sales Services GmbH – das Shared-Service-Unternehmen der PLAN-B-NET-ZERO-Gruppe.