Personal Assistant to the CEO - High-Level Support (m/w/d)

Page Personnel; Berlin; Vor Ort; EUR 70.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Personalberatungsunternehmen sucht einen persönlichen Ansprechpartner für den CEO. Zu den Aufgaben gehören die Steuerung der Kommunikation, die Planung komplexer Geschäftsreisen und die Unterstützung neuer Kollegen. Der ideale Kandidat hat mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle und bringt Flexibilität sowie Effizienz mit. Wir bieten ein überdurchschnittliches Gehalt sowie einen unbefristeten Arbeitsvertrag.

Leistungen

Überdurchschnittliches Gehaltspaket

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Zusätzliche freie Tage am 24. und 31. Dezember

Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitregelung

Private Zusatzkrankenversicherung

Individuelle Weiterbildungsangebote

Qualifikationen

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle.
• Professionelles Auftreten und klare Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
• Erfahrung in der Planung und Buchung komplexer Geschäftsreisen.

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für den CEO mit sensiblen Aufgaben.
• Steuerung interner und externer Kommunikation.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen.

Kenntnisse

Kommunikation

Diskretion

Zeitmanagement

Flexibilität

Effizienz

Proaktive Arbeitsweise

Tools

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Jobbeschreibung

Die PageGroup ist eines der global führenden Personalberatungsunternehmen und in 36 Ländern mit mehr als 7.000 Mitarbeiter:innen vertreten.

Durch unsere namhaften Kund:innen sind wir in der Lage, Kandidat:innen einen Service zu bieten, der ihnen ermöglicht, ihre Potenziale voll auszuschöpfen.

Das Herzstück unseres Beratungsgeschäfts sind die Vielzahl an Leben, die wir positiv verändern. Dabei spiegeln sich unsere Werte und unsere Unternehmenskultur in allem wider, was wir tun!

Getreu unserem Motto "den Menschen mit Respekt und Vertrauen in den Mittelpunkt seines Handelns stellen", freuen wir uns, Ihre Karriere zu fördern.

Ihre Aufgaben:

1. Sie sind erste Anlaufstelle und vertrauliche:r Ansprechpartner:in des CEO. Sie übernehmen sensible Aufgaben mit absoluter Diskretion, arbeiten eng und direkt mit der Geschäftsführung und haben stets das große Ganze im Blick.
2. Mit Ihrem professionellen Auftreten steuern Sie die interne sowie externe Kommunikation - per E-Mail, telefonisch oder im persönlichen Austausch. Sie priorisieren, filtern und sorgen für Klarheit und Struktur in einem dynamischen Umfeld.
3. Sie planen und buchen komplexe nationale sowie internationale Geschäftsreisen inklusive aller logistischen Details - von Flügen über Hotels bis zu Transfers. Auch private Reisen oder hochwertige Events koordinieren Sie effizient und vorausschauend.
4. Sie behalten den Überblick über Kalender, Termine und Fristen - geschäftlich wie privat. Sie steuern die Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung mit Weitblick und haben ein Gespür für Prioritäten.
5. Sie kümmern sich um persönliche Anliegen des CEO - von privaten Erledigungen über Online-Bestellungen bis hin zur Planung von Feiern und besonderen Anlässen. Sie wissen, wann Zurückhaltung gefragt ist und wann Eigeninitiative zählt.
6. Sie planen interne sowie externe Veranstaltungen mit viel Liebe zum Detail - ob Business-Lunch, Konferenz oder Team-Offsite - und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft.
7. Sie unterstützen neue Kolleg:innen beim Einstieg und bringen sich bei organisatorischen HR-Prozessen ein. Sie tragen dazu bei, dass sich neue Teammitglieder schnell zurechtfinden und wohlfühlen.
8. Neben dem Tagesgeschäft steuern Sie kleinere Projekte in Eigenregie - pragmatisch, lösungsorientiert und mit einem ausgeprägten Sinn für Effizienz und Qualität.
9. Sie verfügen über mindestens fünf Jahre Berufspraxis in einer vergleichbaren Rolle an der Seite von Geschäftsführung oder Vorstand - idealerweise in einem dynamischen, wachstumsorientierten Umfeld.
10. Ob komplexe Geschäftsreisen oder vielschichtige Meetings - Sie planen, steuern und denken mit. Strukturen schaffen liegt Ihnen im Blut, Effizienz ist Ihr Anspruch.
11. Mit Outlook, Excel, Word und PowerPoint bewegen Sie sich sicher und effizient - Sie wissen, wie man professionell kommuniziert, überzeugt präsentiert und zuverlässig dokumentiert.
12. Sie kommunizieren klar, verbindlich und professionell - auf Deutsch sowie auf Englisch. Sie bringen ein Gespür für Tonalität, Zielgruppe und Diskretion mit.
13. Sie arbeiten vorausschauend, proaktiv und priorisieren klug. Dabei kombinieren Sie Sorgfalt mit Tempo - und behalten auch in herausfordernden Momenten den Überblick.
14. Vertraulichkeit ist für Sie selbstverständlich. Sie treten souverän auf, bewahren Ruhe in hektischen Situationen und arbeiten mit Fingerspitzengefühl - loyal, diskret und durchsetzungsfähig.
15. Sie denken unternehmerisch, handeln lösungsorientiert und bringen Dinge ins Rollen. Sie erkennen, wo Unterstützung gebraucht wird, bevor andere es sehen.
16. Sie übernehmen eine zentrale Rolle mit direktem Zugang zur Geschäftsführung - in einem ambitionierten, wachsenden Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen.
17. Dich erwartet ein überdurchschnittliches Gehaltspaket sowie ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einer langfristig angelegten Vertrauensposition.
18. Neben einem modernen Urlaubsmodell schenken wir dir zusätzliche freie Tage am 24. und 31. Dezember - plus einen extra freien Tag in deinem Geburtstagsmonat.
19. Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitregelung und digitaler Zeiterfassung.
20. Eine private Zusatzkrankenversicherung sorgt für zusätzlichen Schutz - über das Übliche hinaus.
21. Nutze unser Angebot an individuellen Weiterbildungen und Programmen zur persönlichen sowie beruflichen Entwicklung.