Personal Assistant (m/w/d)

Denta1 Clinic; Herne; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Denta1 Clinic, eine führende Zahnarztpraxis in Herne, sucht einen Personal Assistant für Dr. Stefan Helka. In dieser Schlüsselrolle übernehmen Sie Projektmanagement, Terminkoordination und sind die zentrale Kommunikationsschnittstelle. Sie sollten eine Leidenschaft für Organisation mitbringen und bereit sein, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten. Dies ist eine aufregende Gelegenheit in einem dynamischen Umfeld, das Wert auf die persönliche Entwicklung seiner Mitarbeiter legt.

Qualifikationen

• Aimer organiser et coordonner efficacement.
• Capacité à gérer plusieurs projets sous pression.
• Être disponible au-delà des heures de bureau.

Aufgaben

• Gestion de projets et coordination avec Dr. Helka.
• Organisation de voyages et d'événements.
• Gestion des emails et communications avec les partenaires.

Kenntnisse

Organisation

Flexibilité

Communication

Loyalty

Proactivité

Tools

Microsoft Office

Outils de calendrier

Outils de vidéoconférence

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

Du hast ein Organisationstalent, liebst es, den Überblick zu behalten und willst dort mitwirken, wo wirklich etwas entsteht?
Dann werde Personal Assistant von Dr. Stefan Helka: einem der führenden Köpfe der deutschen Zahnmedizin und übernimm dabei eine Schlüsselrolle in einem außergewöhnlichen Umfeld.

Deine Aufgaben

• Projektmanagement: Du koordinierst, überwachst und steuerst Projekte – eigenverantwortlich und im engen Austausch mit Dr. Helka.

• Terminkoordination: Du managst den Kalender, priorisierst klug und hältst stets Termine und Fristen im Blick.

• Briefings & Inhalte: Du bereitest Termine und Gespräche inhaltlich vor, lieferst Recherchen, Ausarbeitungen und klare Entscheidungsgrundlagen.

• E-Mail-Management: Du übernimmst die Vorselektion wichtiger Mail-Accounts und übernimmst Antworten gemäß Absprachen.

• Kommunikationsschnittstelle: Ob intern oder extern – du bist die erste Ansprechperson für Partner, Stakeholder & Kollegen.

• Verhandlung & Austausch: Du führst Vorabgespräche mit Kooperationspartnern – souverän, auf Augenhöhe und verbindlich.

• Organisation von Reisen & Events: Du planst Geschäftsreisen und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft.

• Social Media Management: Du verwaltest und beantwortest die Anfragen auf den Social-Media-Accounts der Personal-Brand von Dr. Helka.

• Präsentationen vorbereiten: Du kümmerst dich um die Vorbereitungen von Präsis im Kooperation mit dem Marketingteam.

Dein Profil

• Du liebst es, Dinge zu organisieren und bist erst zufrieden, wenn alles reibungslos läuft.

• Belastbarkeit und Flexibilität sind für dich keine Floskeln, sondern gelebter Alltag: Du behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf – selbst bei mehreren Projekten gleichzeitig.

• Du bist verlässlich erreichbar, denkst vorausschauend und bist bereit, Verantwortung über den klassischen Bürojob hinaus zu übernehmen – auch außerhalb der üblichen Bürozeiten.

• Du bist bereit, Geschäftsreisen zu übernehmen und gelegentlich auch an Wochenenden zu arbeiten (mit entsprechendem Ausgleich).

• Du kommunizierst souverän und diskret – intern wie extern, schriftlich wie mündlich.

• Du bist extrem loyal, vertrauenswürdig und hast ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein.

• Du bist digital fit: Microsoft Office, Kalender-Tools, Videocalls und digitale Workflows sind für dich Routine.

• Du bringst Lust auf einen abwechslungsreichen Alltag mit: Kein 9-to-5, sondern 100 % Einsatz, mit Sinn und einer spannenden beruflichen Reise.

• Nice to have: Betriebswirtschaftliches Know-how, Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführern, Unternehmern oder Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens.

Über uns

Auf über 3000 Quadratmetern eröffnete im Mai 2024 eine Dentalklinik, die nicht nur neue Maßstäbe in der Zahnmedizin setzt, sondern auch als Arbeitgeber!

Wir haben mit der Denta1 Clinic einen Ort geschaffen, an dem du gerne sein wirst.

Ein Ort, der mehr bedeutet als nur „Arbeit“: Hier werden aus Mitarbeitenden Mitgestaltende, hier werden deine Stärken entwickelt, gefördert und Wachstum ermöglicht.

Deine Persönlichkeit zählt – hier bist DU wichtig.