Personal Assistant (m/w/d)

cfab; Düsseldorf; Hybrid; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

31 Urlaubstage

Vertrauensarbeitszeit & Option aufHome

Apple Equipment (MacBook, iPhone)

Dreimal pro Woche bezahltes Team-Mitta

Monatliche Sachzuwendungen

Corporate Benefits und Rabatte

Maniküre- & Barber-Termine im Office

Monatliche Produktgutscheine

Optionales Job-Auto nach der Probezeit

Geburtstagsgutschein

Teamevents & gemeinsame Feiern

Raum für eigene Ideen

Zusammenfassung

cfab sucht eine/n Personal Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der beiden Geschäftsführer in einem dynamischen Umfeld mit Geschwindigkeit und Wachstum. Du übernimmst eigenständig Organisations- und Koordinationsaufgaben, bereitest Briefings vor und steuerst Termine sowie Reisen.

Du bringst mindestens 3 Jahre Erfahrung, starke Organisationsfähigkeiten und sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit. Es erwartet dich eine Festanstellung, Home Office-Option und vielfältige Benefits.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant oder Executive Assistant.
• Selbstständiges Arbeiten, proaktive Lösungsfindung und zuverlässige Umsetzung.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Prioritätenmanagement.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Souveräner Umgang mit MS Office, Outlook, PowerPoint und Excel.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation der Geschäftsführungsthemen und Koordination interner/externer Termine.
• Vorbereitung von Briefings, Präsentationen und Management-Unterlagen.
• Planung nationaler und internationaler Geschäftsreisen.
• Verantwortung für interne/externe Kommunikation im Auftrag der Geschäftsführung.
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und ad-hoc Aufgaben.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Zeitmanagement

Kommunikationsstärke

Tools

Notion

Asana

MS Office

Jobbeschreibung

WHY CFAB?

Hinter jeder Kampagne, jedem Produkt und jedem Wachstumsschritt steht ein Team, das Verantwortung übernimmt, schnell handelt und Ergebnisse liefert. Genau das macht cfabaus.

Was nach außen nach starker Brand aussieht, entsteht intern durch hohe Performance, schnelle Execution und Menschen, die jeden Tag mit voller Intensität an unserem Wachstum arbeiten.

AlsPersonalAssistant (m/w/d) unterstützt du unsere beiden Geschäftsführer in einem Umfeld, das von Geschwindigkeit, Wachstum und stetiger Veränderung geprägt ist. Du sorgst dafür, dass Prioritäten klar bleiben, Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sind und komplexe Abläufe reibungslos funktionieren.

Diese Rolle geht weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus. Du denkst voraus, erkennst Herausforderungen, bevor sie entstehen, und schaffst Struktur in einem Arbeitsalltag, der selten nach Plan verläuft.

DEIN IMPACT

• Du übernimmst eigenständig organisatorische und operative Themen aus dem direkten Umfeld der Geschäftsführung und findest pragmatische Lösungen, ohne dass jeder Schritt vorgegeben werden muss.
• Proaktive Steuerung und Priorisierung der Kalender beider Geschäftsführer
• Organisation und Koordination interner sowie externer Termine und Meetings
• Vorbereitung von Briefings, Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Management-Unterlagen
• Steuerung der internen und externen Kommunikation im Auftrag der Geschäftsführung
• Planung und Organisation nationaler sowie internationaler Geschäftsreisen
• Du behältst offene Themen eigenständig im Blick, holst Informationen ein, koordinierst die notwendigen Schritte und stellst sicher, dass Aufgaben tatsächlich abgeschlossen werden.
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
• Recherche zu Markt-, Wettbewerbs- und Unternehmensthemen
• Übernahme privater Erledigungen (Termine, Behörden, Handwerker, Reisen, Haushalt-nahe Themen) mit gleicher Verlässlichkeit wie geschäftliche Themen
• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern

WARUM DU ZU UNS PASST

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position
• Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern übernimmst Themen eigenständig, findest Lösungen und bringst sie zuverlässig zum Abschluss.
• Außergewöhnliches Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu steuern
• Hohe Eigeninitiative, Verlässlichkeit und absolute Diskretion
• Vorausschauende Arbeitsweise mit einem starken Gespür für Prioritäten und Zusammenhänge
• Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen ruhig, strukturiert und lösungsorientiert zu handeln
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Hohe Flexibilität und die Bereitschaft, sich an ein Umfeld anzupassen, das von Geschwindigkeit und stetiger Veränderung geprägt ist
• Verständnis dafür, dass unternehmerischer Erfolg nicht immer innerhalb klassischer Arbeitszeiten entsteht und die Fähigkeit, die Geschäftsführung entsprechend zu unterstützen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel
• Erfahrung mit Notion, Asana oder vergleichbaren Tools von Vorteil
• Führerschein der Klasse B
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Diese Rolle ist nichts für dich, wenn du auf klar abgegrenzte Aufgabenbereiche und feste Prozesse angewiesen bist

WAS DICH BEI CFAB ERWARTET

• Unbefristete Festanstellung
• 31 Urlaubstage
• Vertrauensarbeitszeit & Option auf Home Office
• Apple Equipment (MacBook, iPhone)
• Dreimal pro Woche bezahltes Team-Mittagessen
• Monatliche Sachzuwendungen nach Wahl (z. B. FitX-Abo oder Probonio)
• Corporate Benefits und Rabatte
• Maniküre- & Barber-Termine im Office
• Monatliche Produktgutscheine
• Optionales Job-Auto nach der Probezeit
• Ein persönlicher Gutschein am Geburtstag
• Regelmäßige Teamevents & gemeinsame Feiern
• Viel Raum für eigene Ideen, Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltung

WAS UNS ANTREIBT

Wir leben eine Arbeitskultur, die vonKreativität, Leidenschaft und einem klaren Fokus auf Ergebnissegeprägt ist. Unser Ansatz „Von der Idee bis zum Alltag“ bedeutet, dass wir unsere Werte in jedem Schritt umsetzen – von der ersten Produktidee bis hin zu messbaren Erfolgen, die Umsatz, Reichweite und Wachstum vorantreiben.

Wir glauben:Du musst erst selbst für etwas brennen, um das Feuer in anderen zu entfachen.

Deshalb schaffen wir Raum für Leidenschaft, Eigeninitiative und echtes Engagement.

READY TO SHAPE THE FUTURE OF CFAB?

Let’s make it happen – gemeinsam, leidenschaftlich, mit Stil.