Personal Assistant (m/w/d)

Multiecom 1; Düsseldorf; Hybrid; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Apple Equipment

Home Office Optionen

Team-Mittagessen

Corporate Benefits

Rabatte

Teamevents

Monatliche Produktgutscheine

Zusammenfassung

cfab sucht eine engagierte Personal Assistant (m/w/d), die die Geschäftsführung proaktiv unterstützt, Prioritäten klärt und komplexe Abläufe reibungslos steuert. Du arbeitest eng mit internen Teams und externen Partnern zusammen und behältst den Überblick auch in hektischen Zeiten.

Du bringst mindestens 3 Jahre Erfahrung in ähnlichen Positionen mit, bist organisatorisch stark, diskret und verfügst über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder vergleichbar
• Außergewöhnliches Organisationstalent und Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu steuern
• Hohe Eigeninitiative, Verlässlichkeit und Diskretion
• Vorausschauende Arbeitsweise in einem dynamischen Umfeld

Aufgaben

• Eigenständig organisatorische und operative Themen aus dem Umfeld der Geschäftsführung übernehmen
• Proaktive Steuerung und Priorisierung der Kalender beider Geschäftsführer
• Organisation und Koordination interner sowie externer Termine und Meetings
• Vorbereitung von Briefings, Präsentationen und Management-Unterlagen

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Koordination

Kommunikationsstärke

Deutsch/Englisch fließend

Tools

Notion

Asana

MS Office

Jobbeschreibung

WHY CFAB?

Hinter jeder Kampagne, jedem Produkt und jedem Wachstumsschritt steht ein Team, das Verantwortung übernimmt, schnell handelt und Ergebnisse liefert. Genau das macht cfab aus.

Was nach außen nach starker Brand aussieht, entsteht intern durch hohe Performance, schnelle Execution und Menschen, die jeden Tag mit voller Intensität an unserem Wachstum arbeiten.

Als Personal Assistant (m/w/d) unterstützt du unsere beiden Geschäftsführer in einem Umfeld, das von Geschwindigkeit, Wachstum und stetiger Veränderung geprägt ist. Du sorgst dafür, dass Prioritäten klar bleiben, Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sind und komplexe Abläufe reibungslos funktionieren.

Diese Rolle geht weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus. Du denkst voraus, erkennst Herausforderungen, bevor sie entstehen, und schaffst Struktur in einem Arbeitsalltag, der selten nach Plan verläuft.

DEIN IMPACT

• Du übernimmst eigenständig organisatorische und operative Themen aus dem direkten Umfeld der Geschäftsführung und findest pragmatische Lösungen, ohne dass jeder Schritt vorgegeben werden muss.
• Proaktive Steuerung und Priorisierung der Kalender beider Geschäftsführer
• Organisation und Koordination interner sowie externer Termine und Meetings
• Vorbereitung von Briefings, Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Management-Unterlagen
• Steuerung der internen und externen Kommunikation im Auftrag der Geschäftsführung
• Planung und Organisation nationaler sowie internationaler Geschäftsreisen
• Du behältst offene Themen eigenständig im Blick, holst Informationen ein, koordinierst die notwendigen Schritte und stellst sicher, dass Aufgaben tatsächlich abgeschlossen werden.
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
• Recherche zu Markt-, Wettbewerbs- und Unternehmensthemen
• Übernahme privater Erledigungen (Termine, Behörden, Handwerker, Reisen, Haushalt-nahe Themen) mit gleicher Verlässlichkeit wie geschäftliche Themen
• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern

WARUM DU ZU UNS PASST

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position
• Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern übernimmst Themen eigenständig, findest Lösungen und bringst sie zuverlässig zum Abschluss.
• Außergewöhnliches Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu steuern
• Hohe Eigeninitiative, Verlässlichkeit und absolute Diskretion
• Vorausschauende Arbeitsweise mit einem starken Gespür für Prioritäten und Zusammenhänge
• Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen ruhig, strukturiert und lösungsorientiert zu handeln
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Hohe Flexibilität und die Bereitschaft, sich an ein Umfeld anzupassen, das von Geschwindigkeit und stetiger Veränderung geprägt ist
• Verständnis dafür, dass unternehmerischer Erfolg nicht immer innerhalb klassischer Arbeitszeiten entsteht und die Fähigkeit, die Geschäftsführung entsprechend zu unterstützen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel
• Erfahrung mit Notion, Asana oder vergleichbaren Tools von Vorteil
• Führerschein der Klasse B
• Sehr gute Deutsch - und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Diese Rolle ist nichts für dich, wenn du auf klar abgegrenzte Aufgabenbereiche und feste Prozesse angewiesen bist

WAS DICH BEI CFAB ERWARTET

• Unbefristete Festanstellung
• 31 Urlaubstage
• Vertrauensarbeitszeit & Option auf Home Office
• Apple Equipment (MacBook, iPhone)
• Dreimal pro Woche bezahltes Team-Mittagessen
• Monatliche Sachzuwendungen nach Wahl (z. B. FitX-Abo oder Probonio)
• Corporate Benefits und Rabatte
• Maniküre- & Barber-Termine im Office
• Monatliche Produktgutscheine
• Optionales Job-Auto nach der Probezeit
• Ein persönlicher Gutschein am Geburtstag
• Regelmäßige Teamevents & gemeinsame Feiern
• Viel Raum für eigene Ideen, Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltung

WAS UNS ANTREIBT

Wir leben eine Arbeitskultur, die von Kreativität, Leidenschaft und einem klaren Fokus auf Ergebnisse geprägt ist. Unser Ansatz "Von der Idee bis zum Alltag" bedeutet, dass wir unsere Werte in jedem Schritt umsetzen – von der ersten Produktidee bis hin zu messbaren Erfolgen, die Umsatz, Reichweite und Wachstum vorantreiben.

Wir glauben: Du musst erst selbst für etwas brennen, um das Feuer in anderen zu entfachen. Deshalb schaffen wir Raum für Leidenschaft, Eigeninitiative und echtes Engagement.

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Let's make it happen – gemeinsam, leidenschaftlich, mit Stil.