Personal Assistant (m/w/d)

Multiecom 1; Düsseldorf; Hybrid; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Festanstellung

31 Urlaubstage

Vertrauensarbeitszeit & Home Office

Apple Equipment (MacBook, iPhone)

Bezahltes Team-Mittagessen 3x/Woche

Monatliche Sachzuwendungen

Job summary

cfab sucht eine/n Personal Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der beiden Geschäftsführer in einem dynamischen Umfeld mit schneller Execution und wachsendem Bedarf an Struktur. Du übernimmst eigenständig organisatorische und operative Aufgaben aus dem Umfeld der Geschäftsführung, priorisierst Termine und koordinierst Reisen.

Du bringst minimale drei Jahre Erfahrung, ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse sowie starke Kommunikationsfähigkeiten mit.

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant oder Executive Assistant.
• Eigenständige Arbeitsweise; Lösungen finden und zum Abschluss bringen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit Prioritätensteuerung.
• Hohe Eigeninitiative, Verlässlichkeit und Diskretion.
• Vorausschauende Arbeitsweise mit starkem Prioritätengefühl.
• Ruhiges, strukturiertes und lösungsorientiertes Handeln auch in dynamischen Situationen.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen.
• Hohe Flexibilität; Bereitschaft zur Anpassung an schnelles Umfeld.
• Verständnis, dass unternehmerischer Erfolg nicht immer innerhalb klassischer Arbeitszeiten entsteht.
• Sicherer Umgang mit MS Office, Outlook, PowerPoint und Excel.
• Erfahrung mit Notion, Asana oder vergleichbaren Tools von Vorteil.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation operativer Themen rund um die Geschäftsführung.
• Proaktive Steuerung der Kalender beider Geschäftsführer.
• Organisation interner sowie externer Termine und Meetings.
• Vorbereitung von Briefings, Präsentationen und Management-Unterlagen.
• Koordination der internen und externen Kommunikation im Auftrag der Geschäftsführung.
• Planung nationaler und internationaler Geschäftsreisen.
• Offene Themen eigenständig im Blick behalten und Schritte koordinieren.
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen.
• Recherche zu Markt-, Wettbewerbs- und Unternehmensthemen.
• Übernahme privater Erledigungen mit gleicher Verlässlichkeit wie geschäftliche Themen.
• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Eigeninitiative

Flexibilität

Tools

MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel)

Notion

Asana

Job description

WHY CFAB?

Hinter jeder Kampagne, jedem Produkt und jedem Wachstumsschritt steht ein Team, das Verantwortung übernimmt, schnell handelt und Ergebnisse liefert. Genau das macht cfab aus.

Was nach außen nach starker Brand aussieht, entsteht intern durch hohe Performance, schnelle Execution und Menschen, die jeden Tag mit voller Intensität an unserem Wachstum arbeiten.

Als Personal Assistant (m/w/d) unterstützt du unsere beiden Geschäftsführer in einem Umfeld, das von Geschwindigkeit, Wachstum und stetiger Veränderung geprägt ist. Du sorgst dafür, dass Prioritäten klar bleiben, Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sind und komplexe Abläufe reibungslos funktionieren.

Diese Rolle geht weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus. Du denkst voraus, erkennst Herausforderungen, bevor sie entstehen, und schaffst Struktur in einem Arbeitsalltag, der selten nach Plan verläuft.

DEIN IMPACT

• Du übernimmst eigenständig organisatorische und operative Themen aus dem direkten Umfeld der Geschäftsführung und findest pragmatische Lösungen, ohne dass jeder Schritt vorgegeben werden muss.


• Proaktive Steuerung und Priorisierung der Kalender beider Geschäftsführer


• Organisation und Koordination interner sowie externer Termine und Meetings


• Vorbereitung von Briefings, Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Management-Unterlagen


• Steuerung der internen und externen Kommunikation im Auftrag der Geschäftsführung


• Planung und Organisation nationaler sowie internationaler Geschäftsreisen


• Du behältst offene Themen eigenständig im Blick, holst Informationen ein, koordinierst die notwendigen Schritte und stellst sicher, dass Aufgaben tatsächlich abgeschlossen werden.


• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen


• Recherche zu Markt-, Wettbewerbs- und Unternehmensthemen


• Übernahme privater Erledigungen (Termine, Behörden, Handwerker, Reisen, Haushalt-nahe Themen) mit gleicher Verlässlichkeit wie geschäftliche Themen


• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern

WARUM DU ZU UNS PASST

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position


• Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern übernimmst Themen eigenständig, findest Lösungen und bringst sie zuverlässig zum Abschluss.


• Außergewöhnliches Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu steuern


• Hohe Eigeninitiative, Verlässlichkeit und absolute Diskretion


• Vorausschauende Arbeitsweise mit einem starken Gespür für Prioritäten und Zusammenhänge


• Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen ruhig, strukturiert und lösungsorientiert zu handeln


• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen


• Hohe Flexibilität und die Bereitschaft, sich an ein Umfeld anzupassen, das von Geschwindigkeit und stetiger Veränderung geprägt ist


• Verständnis dafür, dass unternehmerischer Erfolg nicht immer innerhalb klassischer Arbeitszeiten entsteht und die Fähigkeit, die Geschäftsführung entsprechend zu unterstützen


• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel


• Erfahrung mit Notion, Asana oder vergleichbaren Tools von Vorteil


• Führerschein der Klasse B


• Sehr gute Deutsch - und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Diese Rolle ist nichts für dich, wenn du auf klar abgegrenzte Aufgabenbereiche und feste Prozesse angewiesen bist.

WAS DICH BEI CFAB ERWARTET

• Unbefristete Festanstellung


• 31 Urlaubstage


• Vertrauensarbeitszeit & Option auf Home Office


• Apple Equipment (MacBook, iPhone)


• Dreimal pro Woche bezahltes Team-Mittagessen


• Monatliche Sachzuwendungen nach Wahl (z. B. FitX-Abo oder Probonio)


• Corporate Benefits und Rabatte


• Maniküre- & Barber-Termine im Office


• Monatliche Produktgutscheine


• Optionales Job-Auto nach der Probezeit


• Ein persönlicher Gutschein am Geburtstag


• Regelmäßige Teamevents & gemeinsame Feiern


• Viel Raum für eigene Ideen, Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltung

WAS UNS ANTREIBT

Wir leben eine Arbeitskultur, die von Kreativität, Leidenschaft und einem klaren Fokus auf Ergebnisse geprägt ist. Unser Ansatz „Von der Idee bis zum Alltag“ bedeutet, dass wir unsere Werte in jedem Schritt umsetzen - von der ersten Produktidee bis hin zu messbaren Erfolgen, die Umsatz, Reichweite und Wachstum vorantreiben.

Wir glauben: Du musst erst selbst für etwas brennen, um das Feuer in anderen zu entfachen. Deshalb schaffen wir Raum für Leidenschaft, Eigeninitiative und echtes Engagement.

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Let’s make it happen - gemeinsam, leidenschaftlich, mit Stil.