Payroll Specialist (m/w/d)

marta; Berlin; Hybrid; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

Büro in Berlin Mitte

Job summary

marta sucht eine Payroll-Specialist (m/w/d) mit eigenverantwortlicher Lohnverarbeitung für Berlin. Du übernimmst den kompletten Abrechnungszyklus für Festangestellte und Alltagshelfer, pflegst Stammdaten und meldest Daten ans Lohnbüro. Du unterstützt zudem die Finanzbuchhaltung und arbeitest eng mit dem Director of Finance zusammen.

Es handelt sich um Vollzeit mit Hybrid-Arbeit in Berlin. Sehr gute Deutschkenntnisse (C1+) und solides Englisch (B2) sind erforderlich.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland.
• Fundierte Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht.
• Sicherer Umgang mit Payroll-Systemen (idealerweise Personio) und Excel.

Responsibilities

• Du übernimmst die monatliche Lohnvorbereitung für Festangestellte und Alltagshelfer.
• Du bist Ansprechperson für Payroll-bezogene Anfragen und koordiniert mit dem Finance-Team.
• Du führst Stammdatenpflege, Meldungen und Probenabrechnungen durch.
• Du arbeitest eng mit dem General Ledger Accountant zusammen und unterstützt Monats- und Jahresabschlüsse.

Skills

Payroll-Experte

Lohnabrechnung

Personio

Excel

Deutsch C1

Englisch B2

Education

Steuerfachangestellte/r

Lohnbuchhalter/in

Tools

Personio

Excel

Datev

Job description

Über die Stelle

marta ist eine Berliner Care-Tech-Plattform, die Familien bei der Organisation von Pflege unterstützt. Wir verbinden Technologie mit echter menschlicher Betreuung – und wachsen schnell. Unser Finance & Operations Team verantwortet alle finanziellen, buchhalterischen und administrativen Prozesse für die marta-Gruppe mit Gesellschaften in Deutschland, Polen und Rumänien.

Für unser Team suchen wir ab sofort eine strukturierte, zuverlässige Person, die die Payroll eigenverantwortlich übernimmt – als Owner unserer gesamten Lohnverarbeitung und als direkte Ansprechperson gegenüber dem Director of Finance.

Auf einen Blick

Position Payroll Specialist (m/w/d)

Unterstellung Director of Finance

Start Ab sofort

Umfang Vollzeit (40h), unbefristet

Gehalt 40.000–50.000 € brutto/Jahr

Arbeitsort Berlin, hybrid

Deine Rolle in unserem Team

Als Payroll Specialist bist du das operative Rückgrat unserer Lohnverarbeitung. Dein Schwerpunkt liegt klar auf Payroll: Du führst die monatliche Lohnvorbereitung für alle Gesellschaften eigenverantwortlich – von der Stammdatenpflege über die Meldung an unser Lohnbüro bis zur Vorbereitung der Auszahlung. Ergänzend unterstützt du den General Ledger Accountant in der Finanzbuchhaltung. Das ist bewusst kein reiner Support-Job: Du bekommst von Anfang an echtes Ownership für einen abgegrenzten, geschäftskritischen Bereich.

Deine Aufgaben

Payroll – dein Kernbereich

• Monatliche Lohnvorbereitung: Du verantwortest den kompletten Abrechnungszyklus für Festangestellte und für unsere Alltagshelfer – Stammdaten prüfen, Boni und variable Vergütung erfassen, Daten an das Lohnbüro melden, Probeabrechnung prüfen und die Auszahlung vorbereiten.
• Digitales HR-Management (Personio): Stammdatenpflege und Stammdatenmanagement, Exporte, Reports und Schnittstellen zu den Fachbereichen.
• Qualitätskontrolle: Strukturierte Plausibilitätsprüfung der Payroll-Outputs vor der Auszahlung; Auffälligkeiten dokumentieren und klären.
• Sonder- und Bonuszahlungen: korrekt verarbeiten, zuordnen und dokumentieren.
• Bescheinigungs- und Meldewesen: Lohnbescheinigungen, SV-Meldungen, Behördenanfragen und Fristenüberwachung.
• Schnittstelle zu den Fachbereichen: Du holst abrechnungsrelevante Inputs aktiv ein und prüfst sie – Krankmeldungen, Vertragsänderungen, Ein- und Austritte – und baust Meldewege auf, mit denen diese Themen früh und vollständig bei dir ankommen.
• Besonderheiten unserer Belegschaft: Du arbeitest sicher mit Minijob- und Midijob-Konstellationen und den zugehörigen sozialversicherungsrechtlichen Regeln.

HR-Ticketing & Case Management (Salesforce)

• Mitarbeit bei der Bearbeitung von Cases – du beantwortest abrechnungs- und vergütungsrelevante Anfragen und arbeitest dabei eng mit den operativen Teams zusammen.
• Finanzbuchhaltung – unterstützend
• Zuarbeit im Tagesgeschäft: Nach deiner Einarbeitung unterstützt du den General Ledger Accountant im laufenden Geschäft; welche Themen du dauerhaft übernimmst, stimmen wir gemeinsam ab.
• Abschlussunterstützung: Mitarbeit bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen (Unterlagen, Abstimmungen).
• Mögliche Teilbereiche: Übernahme abgegrenzter Themen nach Absprache, z. B. Debitorenbuchhaltung (Zahlungseingänge, Mahnwesen).
• Vertretung: punktuelle Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung im Finanzteam.

Finanzbuchhaltung – unterstützend

• Zuarbeit im Tagesgeschäft: Nach deiner Einarbeitung unterstützt du den General Ledger Accountant im laufenden Geschäft; welche Themen du dauerhaft übernimmst, stimmen wir gemeinsam ab.
• Abschlussunterstützung: Mitarbeit bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen (Unterlagen, Abstimmungen).
• Mögliche Teilbereiche: Übernahme abgegrenzter Themen nach Absprache, z. B. Debitorenbuchhaltung (Zahlungseingänge, Mahnwesen).
• Vertretung: punktuelle Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung im Finanzteam.

Das bringst du zu uns mit

Das brauchst du

• Mehrjährige Erfahrung in der (vorbereitenden) Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland
• Fundierte Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht
• Sicherer Umgang mit einem Payroll-/HR-System (idealerweise Personio) und mit Excel
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und hohe Fristentreue
• Sehr gutes Deutsch (C1+) und solides Englisch (B2) für die interne Kommunikation

Das ist ein Plus

• Erfahrung mit Minijob-/Midijob-Abrechnung und mit internationalen Payroll-Prozessen (PL/RO)
• Abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte/r, Lohnbuchhalter/in oder vergleichbar
• Grundkenntnisse in der Finanzbuchhaltung ( HGB)
• Grundkenntnisse mit Datev-Programmen (Rechnungswesen, Lohn und Gehalt/Lodas)
• Startup- oder Scale-up-Erfahrung

So arbeitest du

• Strukturiert und sorgfältig – du magst es, wenn Dinge wirklich abgeschlossen sind.
• Eigenverantwortlich – du trackst deine eigenen Deadlines, ohne Erinnerung.
• Direkt – du holst aktiv Informationen ein, wenn du sie brauchst.
• Ownership – du übernimmst in einem kleinen Team Verantwortung, statt zu warten.

Warum marta?

• Echtes Ownership für die gesamte Payroll – von Anfang an.
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Director of Finance – kurze Entscheidungswege.
• Gehalt: 40.000–50.000 € brutto/Jahr je nach Erfahrung.
• Hybrides Arbeiten mit Berliner Büro (Mitte).
• Ein kleines, professionelles Team ohne Konzernbürokratie – und die Möglichkeit, die Finanzfunktion eines wachsenden Startups aktiv mitzugestalten.

Über uns

Warum wir marta gegründet haben

Als wir nach einer 24-Stunden-Betreuung für unsere Angehörigen suchten, fühlten wir uns auf einem undurchsichtigen und oft überteuerten Markt allein gelassen. Besonders frustrierend war die Erkenntnis, dass ein Großteil des Gehalts, das wir für die Betreuung zahlten, nicht bei den Pflegekräften ankam. Nach fünf Jahren erfolgloser Suche nach einer vertrauenswürdigen Lösung beschlossen wir 2020, marta zu gründen, um den Markt der 24-Stunden-Pflege fairer und transparenter zu gestalten.

Zu Ehren von Marta, die meine Großeltern jahrelang liebevoll betreut hat, trägt unser Unternehmen ihren Namen.

Unsere Mission ist klar:

Wir glauben, dass Pflegekräfte eine bessere Betreuung leisten, wenn sie unter fairen Arbeits- und Lebensbedingungen arbeiten. Deshalb haben wir eine Plattform entwickelt, die sowohl Betreuungskräfte als auch Familien mit intelligenten Softwarelösungen unterstützt. Diese ermöglichen eine reibungslose und direkte Zusammenarbeit. Durch niedrigere Vermittlungsgebühren schaffen wir es, dass Pflegekräfte ein höheres Einkommen erzielen, ohne dass die Familien mehr bezahlen müssen.

Heute sind wir international aktiv, mit Teams in Berlin, Bonn, Sibiu und Danzig. Unterstützt von führenden Investoren wie Capnamic, Almaz Capital, RTL Ventures und Swiss Health Ventures, verfolgen wir unsere Vision einer Welt, in der Pflege bezahlbar, transparent und verlässlich ist.