Operations Manager / Project Coordinator (m / w / d)

Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH Großraum Frankfurt

Startdatum : sofort

Referenznummer : 773584 / 1

Aufgaben

1. Vorbereitung auf und aktive Teilnahme an internen Meetings und Bereichsteamsitzungen
2. Klärung von Prozess-, Finanz-, Compliance- und Rechtsprozessen mit der jeweiligen Abteilung
3. Organisation von kommerziellen und medizinischen Veranstaltungen Dritter, von BioMarin organisierte Meetings und Teilnahme von HCP an Veranstaltungen sowie Kommunikation und enge Zusammenarbeit mit dem Außendienst zur Durchführung von Veranstaltungen
4. Vorbereitung von Sponsoring-, Referenten-, Berater- und Teilnehmerverträgen sowie Koordinierung der Vertragsentwicklung zwischen Parteien und der Compliance- und Rechtsabteilung
5. Sicherstellung der rechtzeitigen Durchführung von Genehmigungsverfahren für Materialien im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Flyer, Referentenpräsentationen, Einladungen usw.
6. Verwaltung des Projektbudgets und Sicherstellung, dass alle damit verbundenen Finanzprozesse eingehalten werden
7. Koordination der Reisebuchungen für eingeladene Teilnehmer
8. Dokumentation der eingehaltenen Compliance-Anforderungen und Kosten
9. Aktualisierung einer jährlichen Veranstaltungs- oder Projektübersicht und des entsprechenden Budgets
10. Enge Zusammenarbeit mit der Compliance-Abteilung bei der Erstellung von Transparenzberichten und elektronischen Finanzhilfevereinbarungen sowie Unterstützung des Marketing- / Produktmanagers bei der Vertrags- und Budgetverwaltung

Minimum Anforderungen

1. Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
2. Berufserfahrung im Bereich Büro- oder Projektmanagement oder Teamassistenz
3. Fundierte Deutsch- und Englischkenntnisse
4. Selbstorganisation, Fähigkeit zum Multitasking
5. Lernfähigkeit und Flexibilität
6. Ausgeprägtes Talent für lösungsorientiertes Arbeiten
7. Kommunikationsfähigkeit sowie ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit
8. Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen
9. Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
10. Technische Affinität
11. Erfahrung mit pharmazeutischer Transparenz / lokalen Kodizes und Verträgen