Operations Manager Praxisbetrieb (m/w/d)

Meinphysio; Berlin; Vor Ort; EUR 70.000 - 95.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gestaltungsspielraum

Wachstumsphase aktiv mitgestalten

Flache Hierarchien und kurze Entscheid

Modernes Arbeitsumfeld

Homeoffice möglich

Zusammenfassung

meinphysio+ sucht einen Operations Manager Praxisbetrieb (m/w/d) zur Standardisierung und Weiterentwicklung standortübergreifender Prozesse in Berlin. Sie bleiben verantwortlich für Empfangsorganisation, Prozessqualität und Effizienz der Standorte.

Sie koordinieren Rollouts, entwickeln Integrationsstrukturen für neue Praxen und arbeiten eng mit der Praxisleitungen sowie dem Management zusammen, um Wachstumsschritte professionell zu gestalten.

Aufgaben

• Standortübergreifende Verantwortung für Empfangsorganisation; Weiterentwicklung.
• Klare, effiziente, skalierbare Prozesse und Standards für alle Standorte.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen; Umsetzung von Verbesserungen inkl. Abrechnung.
• Gesamtüberblick über Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten; effiziente Zusammenarbeit.
• Strukturen schaffen, die Wachstum mitwachsen; Vorbereitung weiterer Standorte.
• Rollout koordiniert: Prozesse und Standards über Standorte hinweg.
• Strukturen für Integration neuer Standorte entwickeln.
• Operative Vorbereitung und Eröffnung weiterer Praxen sicherstellen; Team & Systeme funktionieren.
• Enge Zusammenarbeit mit Therapieleitungen und Management; zentrale Schnittstelle.
• Brücke zwischen Empfang und Tech: Prozessfestlegungen umsetzen; Alltag sicherstellen.
• Pain Points sammeln; Idealprozess definieren; Stimme des Empfangs im Produktteam.
• Datenhygiene hochhalten; Datenqualität sichern.
• Kennzahlen-basiertes Controlling des Empfangs; Abweichungen analysieren.
• BI-Tool-Benutzung aus Betriebssicht; Kennzahlen definieren; Maßnahmen ableiten.
• Ziele je Standort setzen; wöchentliche Besprechungen; Maßnahmen ableiten.
• Verbesserungen messbar machen: vorher/nachher belegen.
• Regelmäßige Vor-Ort-Einsätze; Prozesse live erleben; Teams unterstützen.
• Urlaubs-/Krankheitsvertretung; Empfangsschichten übernehmen.
• Hands-on-Leader: Strategische Strukturen entwickeln; auch selbst mit anpacken.

Jobbeschreibung

Das erwartet dich

Unsere Mission ist es, Physiotherapie neu zu denken und eine moderne, hochwertige Gesundheitsversorgung zu schaffen. Dafür entwickeln wir nicht nur unsere Therapie, sondern auch unsere Strukturen und Prozesse kontinuierlich weiter.

meinphysio+ befindet sich auf einem dynamischen Wachstumskurs: Aktuell sind wir mit vier Standorten in Berlin vertreten, weitere Standorte sind bereits in Planung. Gleichzeitig entwickeln wir unser Konzept weiter und bereiten die Ausweitung unseres erfolgreichen Modells auf weitere Städte und perspektivisch ein Franchise-System vor.

Damit wachsen nicht nur unsere Praxen, sondern auch die Anforderungen an unsere operativen Strukturen. Genau hier kommst du ins Spiel: Als Operations Manager Praxisbetrieb (m/w/d) übernimmst du eine zentrale Rolle beim Aufbau, der Standardisierung und der Weiterentwicklung unserer standortübergreifenden Prozesse.

Du sorgst dafür, dass unsere Praxen auch mit zunehmender Größe professionell, effizient und skalierbar funktionieren – und legst gemeinsam mit uns die operativen Grundlagen für die nächste Phase von meinphysio+.

Operations:

• Du übernimmst die standortübergreifende Verantwortung für unsere Empfangsorganisation und entwickelst diese kontinuierlich weiter.


• Du schaffst klare, effiziente und skalierbare Prozesse und Standards für alle Standorte.


• Du identifizierst Optimierungspotenziale und setzt Verbesserungen eigenständig um – von der Terminorganisation über administrative Abläufe bis hin zur Abrechnung


• Du behältst den Gesamtüberblick über Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten und stellst sicher, dass unsere Standorte effizient zusammenarbeiten.


• Du entwickelst Strukturen, die mit unserem Wachstum mitwachsen und bereitest unsere Organisation auf die Eröffnung weiterer Standorte vor.

Rollout & Wachstum:

• Du koordinierst den Rollout von Prozesse und Standards über unsere Standorte hinweg.


• Du entwickelst gemeinsam mit dem Management Strukturen für die Integration neuer Standorte.


• Du begleitest die operative Vorbereitung und Eröffnung weiterer Praxen und stellst sicher, dass Prozesse, Teams und Systeme von Anfang an funktionieren.


• Du arbeitest eng mit den physiotherapeutischen Leitungen und dem Management zusammen und bist zentrale Schnittstelle zwischen Empfang, Praxis und Unternehmensführung.

Prozesse & Tools

• Du bist die Brücke zwischen Empfang und Tech: Was die Tech in unseren Systemen als Prozess festlegt (Aufgabenliste, Tagesabschluss, Terminanfrage, Rezept-Upgrade), setzt du an allen Standorten durch und prüfst, dass es im Alltag gelebt wird.


• Du sammelst die Pain Points der Empfänge, priorisierst sie und beschreibst der Tech den Idealprozess, bevor etwas gebaut wird. Du bist für das Produktteam die Stimme des Empfangs.


• Du hältst die Datenhygiene hoch: Schlechte Daten sind für dich ein Prozessfehler, kein Schicksal.

Zahlen & BI:

• Du steuerst den Empfang über Kennzahlen, nicht über Gefühl: Ausfallquote, Vorbuchung, offene Fälle am Tagesende, Erledigung bis zum nächsten Vormittag, Dokumentationsquote, nicht eingezogene Ausfallhonorare, Zeit von der Anfrage bis zum Termin.


• Du ownst unser BI-Tool aus Sicht des Betriebs: Du liest es täglich, du definierst mit der Tech, welche Kennzahl was bedeutet, und du meldest, wenn eine Zahl nicht zur Praxis passt.


• Du setzt Ziele je Standort, besprichst die Abweichungen wöchentlich mit den Empfangsleitungen und leitest Maßnahmen ab.


• Du machst Verbesserungen messbar: vorher, nachher, mit Zahl. Ein Prozess ist erst eingeführt, wenn die Kennzahl es zeigt.

Operative Verantwortung:

• Du behältst die Qualität und Wirtschaftlichkeit unserer administrativen Abläufe im Blick.


• Du bist regelmäßig vor Ort an unseren Standorten im Einsatz, um die operativen Abläufe aus erster Hand zu erleben, Teams zu unterstützen und Optimierungspotenziale zu erkennen.


• Bei Urlaubs- oder Krankheitsausfällen unterstützt du flexibel im Tagesgeschäft und übernimmst Empfangsschichten an unseren Standorten.


• Du verstehst dich dabei als Hands-on-Leader: Du entwickelst Strukturen und Prozesse auf strategischer Ebene, scheust dich aber nicht, selbst mit anzupacken, wenn Unterstützung benötigt wird.

Deine Benefits

• Verantwortung mit echtem Gestaltungsspielraum: Du baust Strukturen mit auf und gestaltest die nächste Wachstumsphase von meinphysio+ aktiv mit.


• Eine zentrale Rolle in einer wachsenden Organisation: Vier bestehende Standorte und weitere in Planung bieten dir die Möglichkeit, Prozesse und Strukturen von Anfang an skalierbar aufzubauen.


• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege: Du arbeitest eng mit dem Management zusammen und kannst deine Ideen direkt umsetzen.


• Modernes Arbeitsumfeld: Unsere großzügigen Praxisflächen wurden mit dem Anspruch gestaltet, Therapie und Arbeitsalltag besser zu machen.


• Flexibilität: Je nach Aufgabenbereich und Abstimmung besteht die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.