Operations Manager

Heidi Systems; Berlin; Vor Ort; EUR 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mentoring durch Gründer

Hohe Eigenverantwortung

Aufbau-Team

Zentrale Berlin-Mitte Office

Zusammenfassung

Heidi Systems in Berlin sucht eine/n Operations Manager, der die End-to-End-Betreuung eigener Kundenprojekte übernimmt und die operativen Abläufe von der Abstimmung bis zur Übergabe steuert.

Sie arbeiten eng mit dem Gründerteam, tragen Verantwortung vom Start an und gestalten Prozesse aktiv mit. Eine starke Kommunikationskompetenz und analytische Fähigkeiten sind essenziell.

Qualifikationen

• Laufendes oder abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium in Wirtschaft, Immobilien oder vergleichbar
• Erfahrung in Operations, Projektmanagement, oder Startup-Umfeld ist plus
• Verantwortungsbewusstsein und proaktives Handeln
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise auch bei vielen parallelen Themen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten mit Stakeholdern
• Analytische und konzeptionelle Fähigkeiten, Zahlenverständnis
• Technikaffinität, Interesse an AI/SaaS/IoT
• Deutsch auf Muttersprachniveau; fließendes Englisch
• Wohl in schnellem Early-Stage-Startup mit Unsicherheiten arbeiten

Aufgaben

• End-to-End Ownership für eigene Kunden und Objekte – Onboarding bis Umsetzung
• Koordination von Hausverwaltungen, Eigentümern, Installateuren, Mietern und Partnern
• Übersicht behalten: Status, offene Punkte, Verantwortlichkeiten
• Ansprechpartner für Kunden und Partner mit klarer, schneller Kommunikation
• Identifikation manueller Abläufe und Entwicklung besserer Prozesse
• Automatisierung operativer Abläufe mit No-Code/Low-Code-Tools
• Aufbau interner Strukturen für Tracking, Dokumentation und Reporting
• Analyse operativer Kennzahlen, Engpässe erkennen und Verbesserungen ableiten
• Operations weiterentwickeln und mit Verantwortung Bereiche erweitern
• Projekte eigenständig vorantreiben und Erfolge messen

Kenntnisse

Projektmanagement

Operations

Kundenkommunikation

Analytik

No-Code Automation

AI/IoT Interesse

Deutsch Muttersprachler

Englischkenntnisse

Ausbildung

Bachelor/Master in relevante Fachrichtung

Praktische Erfahrung im relevanten Umfeld

Tools

Projektmanagement-Tools

No-Code-Tools

Jobbeschreibung

Heidi Systems baut das Energy-OS für Real Estate. Dafür digitalisieren wir einen der letzten großen analogen Märkte Europas und schaffen die Infrastruktur für intelligentes Energiemanagement in Gebäuden.

Wo wir stehen

• 8 Personen
• Starke Pipeline mit +5.000 aktiven Deals
• Angel-Runde mit Unicorn-Foundern sowie Directors von Google und OpenAI
• Auf dem Weg zu 10x in 2026

Wir rollen die Messdienstbranche neu auf – einen riesigen, verstaubten Markt, den seit Jahrzehnten kaum jemand angefasst hat. Als Prop- und ClimateTech verbinden wir Software, IoT und Operations zu einer Plattform, die Energie- und Verbrauchsdaten erstmals durchgängig digital, transparent und in Echtzeit verfügbar macht.

Wir wachsen stark und suchen jemanden, der unsere operativen Abläufe mit aufbaut, übernimmt und kontinuierlich besser macht.

Als Operations Manager bist du für die erfolgreiche Umsetzung unserer Kundenprojekte verantwortlich. Du sorgst dafür, dass aus einem gewonnenen Auftrag ein sauber umgesetztes Projekt wird – von der ersten Abstimmung über die Koordination aller Beteiligten bis zur erfolgreichen Übergabe und laufenden Betreuung.

Du arbeitest eng mit unserem Founder und dem gesamten Team zusammen, übernimmst vom ersten Tag an Verantwortung und hast dabei viel Gestaltungsspielraum. Die Rolle ist ausdrücklich nicht als klassische Verwaltungsposition gedacht: Du ownst deine Themen und sorgst dafür, dass sie umgesetzt werden.

Aufgaben

Aufgaben

• Du übernimmst End-to-End Ownership für eigene Kunden und Objekte – vom Onboarding bis zur erfolgreichen Umsetzung
• Du koordinierst Hausverwaltungen, Eigentümer, Installateure, Mieter und weitere Partner und sorgst dafür, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen haben
• Du behältst jederzeit den Überblick über deine Projekte: Was ist erledigt? Was fehlt? Wer wartet auf wen? Was muss als Nächstes passieren?
• Du bist Ansprechpartner für unsere Kunden und Partner und sorgst für eine klare, schnelle und verlässliche Kommunikation
• Du identifizierst manuelle und repetitive Abläufe und entwickelst daraus bessere Prozesse und Systeme
• Du automatisierst operative Abläufe mit No-Code- und Low-Code-Tools, z. B. n8n oder Claude Code
• Du baust interne Strukturen für Projekttracking, Dokumentation und Reporting auf und stellst sicher, dass diese im Alltag tatsächlich genutzt werden
• Du analysierst operative Kennzahlen, erkennst Engpässe und leitest konkrete Verbesserungen ab
• Du entwickelst unsere Operations gemeinsam mit dem Founder weiter und übernimmst mit wachsender Verantwortung größere operative Bereiche
• Du treibst eigene Projekte und Initiativen von der Idee bis zur Umsetzung und misst, ob sie tatsächlich etwas verbessern

Qualifikation

Qualifikation

• Laufendes oder abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, z. B. in Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsingenieurwesen, Immobilienwirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich – alternativ vergleichbare praktische Erfahrung
• Idealerweise erste Erfahrung in Operations, Projektmanagement, Consulting, einem Startup, Real Estate oder einem vergleichbaren Umfeld ist ein Plus
• Du übernimmst gerne Verantwortung und wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was als Nächstes zu tun ist
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten – du kannst klar und verbindlich mit Kunden, Hausverwaltungen, Installateuren und Partnern kommunizieren und unterschiedliche Interessen zusammenbringen
• Du gehst Probleme pragmatisch an und findest Lösungen, statt sie weiterzugeben
• Starke analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie ein gutes Verständnis für Zahlen und Prozesse
• Du hast Spaß daran, Dinge selbst aufzubauen und bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen
• Technikaffinität und Interesse an AI, SaaS, IoT oder Automatisierung sind ein Plus
• Du fühlst dich in einem schnellen Early-Stage-Startup wohl und kannst mit Unklarheit und wechselnden Prioritäten umgehen
• Deutsch auf Muttersprachniveau (nicht verhandelbar) sowie fließende Englischkenntnisse

Benefits

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit und tägliches Mentoring durch einen erfahrenen Gründer und eine extrem steile Lernkurve
• Teil eines stark wachsenden Early-Stage-Startups zu werden, das einen riesigen Markt digitalisiert – mit viel Eigenverantwortung, hoher Geschwindigkeit und echtem Gestaltungsspielraum
• Echte End-to-End-Verantwortung: Deine Projekte gehören dir – von der ersten Abstimmung bis zur erfolgreichen Umsetzung
• Die Chance, unsere Operations von Anfang an mit aufzubauen und die Prozesse eines schnell wachsenden Unternehmens maßgeblich zu prägen
• Die Möglichkeit, mit wachsender Verantwortung größere operative Bereiche und perspektivisch ein eigenes Team zu übernehmen
• Zugang zu einem starken Netzwerk in Immobilien, Tech, Energie und Venture Capital
• Ein High-Performance-Team in einer humorvollen und unterstützenden Kultur, mit regelmäßigen Team-Dinnern und gemeinsamen Events
• Ein neu renoviertes Altbau-Office in Berlin Mitte direkt am Monbijoupark, gemeinsames Arbeiten an einem Tisch, kurze Wege und direkte Entscheidungen

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