Operations Automation & Process Specialist (m/w/d)

bloomwell; Frankfurt; Hybrid; EUR 78,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

eGym Wellpass

Job-Bike

Frisches Obst, Snacks & Getränke im Fr

Hybrid-Arbeit 3 Tage pro Woche im Büro

Job summary

Bloomwell in Frankfurt sucht eine/n Operations Automation & Process Specialist. Sie verbinden operatives Tagesgeschäft mit Technik, bauen Automatisierungen, HubSpot-Workflows und KI-gestützte Vorlagen von Entwurf bis stabilem Betrieb.

Sie arbeiten eng mit Customer Care, Pharmacy Ops und Med Ops zusammen, integrieren KI-Tools in den Support und überwachen Datenqualität sowie Dashboards zur Messung von KPIs. Hybrid-Arbeit mit drei Tagen im Büro wird geboten.

Qualifications

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Softwareentwicklung oder Automation Engineering.
• Sicherer Umgang mit TypeScript/Node.js und Python; APIs/Webhooks/Datenbanken.
• Erfahrung mit Sprachmodellen, Prompting, Agenten oder MCP; KI-Coding-Tools täglich genutzt.
• Lösungsorientiertes Arbeiten; schnelle 80%-Lösung bevorzugt; Team entlasten.
• Bereitschaft, 3 Tage pro Woche im Frankfurter Büro zu arbeiten (Hybrid).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Operative Workflows bauen: Automatisierungen, Chatbots und Ticketing-Prozesse in HubSpot und Make/Zapier.
• Prozess-Analyse & Hebel identifizieren: mit Customer Care, Pharmacy Ops, Med Ops; automatisierte Self-Service-Lösungen.
• KI-Tools im Support integrieren: KI-Assistenten, Textbausteine und FAQ-Bots.
• Schnittstelle zu App und Marktplatz: KI-Agenten für Fehleranalyse, Reviews oder Dokumentation.
• Datenqualität & Reporting: Automatisierung der Kundendatenbereinigung im CRM; Dashboards aufbauen.
• DSGVO & Data Safety: Datenschutzvorgaben einhalten.
• Impact & Wissenstransfer: Messung von Einsparungen; Wissen im Team teilen.

Skills

TypeScript/Node.js

Python

APIs & Webhooks

Datenbanken

Sprachmodelle & KI-Tools

Prompting & Tool Use

Tools

HubSpot

Make/Zapier

Job description

Deine Vision

Du willst KI und digitale Tools nicht nur ausprobieren, sondern Lösungen bauen, die deinen Operations Kollegen jeden Tag spürbar Arbeit abnehmen? Dann komm zu Bloomwell. Wir sind eines der führenden Health-Tech-Unternehmen im Bereich medizinisches Cannabis – mit der Mission, Patienten den Zugang zur Therapie so einfach, schnell und digital wie möglich zu machen.

Operations Automation & Process Specialist

Startest du im Team AI & Digital Solutions und bist das Bindeglied zwischen unserem operativen Tagesgeschäft und der Technik: Du analysierst, wo Prozesse in Customer Care, Medical Operations und bei unseren Partner-Apotheken hängen, und baust smarte Automationen, HubSpot-Workflows und KI-gestützte Vorlagen – vom ersten Entwurf bis zum stabilen Betrieb.

Deine Aufgaben

• Operative Workflows bauen: Du erstellst und pflegst Automatisierungen, Chatbots und Ticketing-Prozesse in unserem CRM (HubSpot) sowie in Integrations-Tools (z. B. Make/Zapier), um das Operations-Team zu entlasten.
• Prozess-Analyse & Hebel identifizieren: Du gehst direkt in die Fachteams (Customer Care, Pharmacy Ops, Med Ops), nimmst manuelle Abläufe auf und wandelst wiederkehrende Aufgaben in automatisierte Self-Service-Lösungen um.
• KI-Tools im Support integrieren: Du richtest KI-Assistenten, automatische Textbausteine (Smart Drafts) und FAQ-Bots ein, die unseren Agenten helfen, Patientenanfragen schneller und präziser zu beantworten.
• Schnittstelle: Du arbeitest an den Schnittstellen zu unserer App und unserem Marktplatz mit und baust Tools, die auch unseren Entwicklern die Arbeit erleichtern, zum Beispiel KI-Agenten für Fehleranalyse, Reviews oder Dokumentation.
• Datenqualität & Reporting: Du automatisierst die Bereinigung von Kundendaten im CRM (Dubletten, fehlende Properties) und hilfst beim Aufbau von Dashboards zur Messung von Support‑KPIs und Automatisierungsquoten.
• DSGVO & Data Safety: Du stellst sicher, dass alle genutzten Tools und Automatisierungen den Datenschutzvorgaben im Umgang mit sensiblen Patientendaten entsprechen.
• Impact & Wissenstransfer: Du misst, was deine Lösungen bringen, zum Beispiel eingesparte Stunden oder die Automatisierungsquote, bleibst bei neuen KI-Entwicklungen am Ball und teilst dein Wissen im Team.

Dein Profil

• Du hast mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Softwareentwicklung, im Automation Engineering oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Du programmierst sicher in TypeScript/Node.js und Python sowie kennst dich mit APIs, Webhooks und Datenbanken aus.
• Du hast praktische Erfahrung mit Sprachmodellen, etwa mit Prompting, Tool Use, Agenten oder MCP, und nutzt KI‑Coding‑Tools täglich.
• Du denkst lösungsorientiert und lieferst lieber schnell eine funktionierende 80%‑Lösung, die das Team sofort entlastet, als monatelang an der perfekten Theorie zu feilen.
• Du kannst operative Schmerzpunkte rasch erfassen und technische Zusammenhänge für das Team verständlich erklären.
• Du bringst die Bereitschaft mit, an drei Tagen pro Woche in unser Frankfurter Büro zu kommen (Hybrid Work).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

Warum wir?

Du gestaltest von Anfang an aktiv mit, in einem wachsenden Markt, mit flachen Hierarchien und echtem Entscheidungsspielraum. Keine trägen Strukturen, sondern schnelle Wege und eine offene Kultur, in der deine Ideen zählen.

Das erwartet dich:

• Eigenverantwortliches Arbeiten mit direktem Draht zum Management
• Deine Lösungen sind schnell im Einsatz, und du siehst direkt, was sie bewirken
• Aktuelle KI‑Tools für deine tägliche Arbeit
• Flexible Arbeitszeiten & Hybrid Work, mit 3 Tagen pro Woche im Office
• eGym Wellpass für Gesundheit & Fitness
• Job‑Bike
• Frisches Obst, Snacks & Getränke im Frankfurter Office in Messenähe
• Regelmäßige Teamevents & eine lebendige Unternehmenskultur

Gender‑Inclusion Statement

• Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir in dieser Stellenanzeige die männliche Form. Gemeint und ausdrücklich angesprochen sind selbstverständlich alle Geschlechter (m/w/d).

Über uns

Die Bloomwell Group mit Sitz in Frankfurt zählt zu den führenden Unternehmen für medizinisches Cannabis in Europa. Seit unserer Gründung im Jahr 2020 gestalten wir ein innovatives, digitales Cannabis-Ökosystem – mit dem klaren Ziel, die Versorgung von Patient:innen zu verbessern und die moderne Cannabistherapie voranzutreiben. Wir bilden die gesamte Wertschöpfungskette ab (mit Ausnahme des Anbaus) und setzen Maßstäbe in Telemedizin, eRezept‑Lösungen, digitalen Zahlungswegen und datengestützter Forschung. Unsere Plattform bringt zehntausende Patient:innen, Ärzt:innen, Apotheken und Partner aus dem Großhandel jeden Monat digital zusammen – für eine neue Ära der evidenzbasierten Cannabistherapie.

Weitere Informationen unter: https://bloomwell.de/