Operations & Administration Specialist

edrone; Deutschland; Remote; EUR 10.000 - 13.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

100% pracy zdalnej

Płatny urlop

Elastyczne godziny pracy

Współpraca na B2B lub umowa o pracę

Zusammenfassung

edrone poszukuje osoby do bieżącej administracji, rozliczeń, procesów HR i koordynacji przetargów. Rola obejmuje fakturowanie, kontrolę płatności, przygotowywanie dokumentów i wsparcie administracyjne rekrutacji.

Praca zdalna w pełnym wymiarze 1/2 etatu, elastyczne godziny, możliwość automatyzacji procesów. Wymagane jest doświadczenie w administracji/finansach, znajomość Google Workspace, Excel/Sheets i umiejętność pracy nad kilkoma tematami jednocześnie.

Qualifikationen

• Minimum 2 lata doświadczenia w administracji, finansach lub back office.
• Znajomość procesu fakturowania, rozliczeń i monitorowania płatności.
• Dokładność, odpowiedzialność i dobra organizacja pracy.
• Samodzielne planowanie pracy i dotrzymywanie terminów.
• Umiejętność analizy informacji i podejmowania decyzji w swoim obszarze.
• Dobra komunikacja ryzyka i kwestii wymagających decyzji.
• Dbałość o jakość dokumentów i ich poprawność.
• Dobre radzenie sobie z kilkoma tematami jednocześnie.
• Znajomość Google Workspace i arkuszy kalkulacyjnych.
• Doświadczenie w administracji pracowniczej i dokumentacji przetargowej.
• Doświadczenie w agencji marketingowej lub firmie usługowej.
• Umiejętność wykorzystania AI i automatyzacji w pracy.
• Elastyczny zakres pracy 1/2 etatu; praca zdalna 100%.

Aufgaben

• Wystawianie faktur, korekt i dokumentów pro forma.
• Kontrola płatności i należności oraz prowadzenie miękkiej windykacji.
• Przygotowywanie dokumentów i zestawień dla zewnętrznej księgowości.
• Koordynacja obiegu, podpisywania i archiwizacji dokumentów.
• Przygotowywanie umów na podstawie dostępnych wzorów.
• Administracyjne wsparcie procesów rekrutacyjnych.
• Onboarding i offboarding pracowników oraz współpracowników.
• Prowadzenie dokumentacji zespołu, urlopów, dostępów i sprzętu.
• Kontakt z księgowością, kancelarią i dostawcami.
• Przygotowywanie raportów i zestawień dla zarządu.
• Monitorowanie przetargów i zapytań ofertowych; analiza wymagań formalnych.
• Koordynacja podpisów i przygotowanie ofert; usprawnianie procesów.

Kenntnisse

Fakturowanie

Monitorowanie płatności

Koordynacja dokumentów

Google Workspace

Excel/Sheets

Analiza informacji

Samodzielność

Planowanie pracy

Komunikacja ryzyka

Tools

Platformy zakupowe

Baza Konkurencyjności

Jobbeschreibung

W Double Digital kampanie muszą dowozić wyniki, procesy działać, a finanse, dokumenty i sprawy zespołu być pod kontrolą.

Szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za bieżącą administrację, rozliczenia, podstawowe procesy HR oraz formalną koordynację przetargów i zapytań ofertowych.

To rola dla kogoś, kto dobrze organizuje swoją pracę, pilnuje terminów i samodzielnie doprowadza sprawy do końca.

Twoje zadania

wystawianie faktur, korekt i dokumentów pro forma,

kontrola płatności i należności,

prowadzenie miękkiej windykacji,

przygotowywanie dokumentów i zestawień dla zewnętrznej księgowości,

kontrola faktur kosztowych i zobowiązań,

koordynacja obiegu, podpisywania i archiwizacji dokumentów,

przygotowywanie umów na podstawie dostępnych wzorów,

administracyjne wsparcie procesów rekrutacyjnych,

formalny onboarding i offboarding pracowników oraz współpracowników,

prowadzenie dokumentacji zespołu, urlopów, dostępów i sprzętu,

kontakt z księgowością, kancelarią i dostawcami,

przygotowywanie raportów i zestawień dla zarządu,

monitoring wybranych przetargów i zapytań ofertowych,

analiza wymagań formalnych, kompletowanie dokumentów i pilnowanie terminów,

koordynacja podpisów i przygotowanie ofert do złożenia,

porządkowanie i usprawnianie procesów administracyjnych.

Kogo szukamy?

Osoby, która:

ma minimum 2 lata doświadczenia w administracji, finansach lub back office,

zna proces fakturowania, rozliczeń i monitorowania płatności,

jest dokładna, odpowiedzialna i dobrze zorganizowana,

samodzielnie planuje swoją pracę i pilnuje terminów,

potrafi analizować informacje i podejmować decyzje w ramach swojego obszaru,

jasno komunikuje ryzyka i kwestie wymagające decyzji,

dba o jakość oraz poprawność dokumentów,

dobrze radzi sobie z kilkoma równoległymi tematami,

sprawnie korzysta z Google Workspace oraz arkuszy kalkulacyjnych,

myśli procesowo i szuka sposobów na uproszczenie codziennej pracy.

doświadczenie w agencji marketingowej lub firmie usługowej,

doświadczenie w administracji pracowniczej,

doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji przetargowej,

znajomość platform zakupowych i Bazy Konkurencyjności,

dobra znajomość Excela lub Google Sheets,

wykorzystywanie AI i automatyzacji w codziennej pracy,

pracę w wymiarze 1/2 etatu,

około 4 godziny pracy dziennie od poniedziałku do piątku,

100% pracę zdalną,

elastyczne godziny przy zachowaniu regularnej dostępności,

współpracę na podstawie B2B lub umowy o pracę,

płatny urlop,

jasno określony zakres odpowiedzialności,

dużą samodzielność,

możliwość wdrażania własnych usprawnień i automatyzacji,

stabilną, długoterminową współpracę.

Wynagrodzenie

B2B: 4 000-5 250 zł netto + VAT miesięcznie

Umowa o pracę: 3 500-4 500 zł brutto miesięcznie

Ostateczna wysokość wynagrodzenia zależy od doświadczenia i poziomu samodzielności.

Double or Nothing – co to znaczy?

Jesteśmy agencją digital, która działa na danych, strategii i skuteczności. Kampanie muszą konwertować. Procesy muszą działać. Ludzie muszą być partnerami.

Jeżeli lubisz porządkować procesy, dobrze odnajdujesz się w pracy z dokumentami i finansami oraz cenisz odpowiedzialność za własny obszar. Dołącz do nas!