Officemanager:in (w/m/d)

Investitionsbank Berlin; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das House of Finance and Tech (HoFT Berlin GmbH) sucht eine engagierte Fachkraft für Büroorganisation und Eventmanagement. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeit. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten sind gegeben. Werden Sie Teil eines dynamischen Teams, das Berlins Finanz- und Technologie-Ökosystem stärkt.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Möglichkeiten

30 Tage Urlaub

Attraktive Vergütung

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Veranstaltungsmanagement und im Umgang mit Reisekostenabrechnung.
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch sind erforderlich.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung der Kunden und Mitglieder vor Ort.
• Vollumfängliche Büroorganisation und nationale sowie internationale Bürokommunikation.
• Eventgestaltung und -koordination.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Empathie

Teamfähigkeit

Ausbildung

Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder kaufmännische bzw. gewerbliche Ausbildung

Tools

MS Office

Excel

PowerPoint

KI-gestützte Tools

Jobbeschreibung

Mit Unterstützung des Landes Berlin entsteht das House of Finance and Tech (HoFT Berlin GmbH) in Berlin.

Die HoFT Berlin GmbH wird zunächst ein %iges Unternehmen der IBB-Gruppe sein. Im Laufe des Jahres werden noch der gegründete Förderverein der Berliner Finanz- und Technologieszene, die Berlin Finance Initiative und Partner für Berlin weitere Gesellschafter der HoFT Berlin GmbH.

Deine Aufgaben

• Empfang und Betreuung der Kunden und Mitglieder vor Ort
• Vollumfängliche Büroorganisation und nationale sowie internationale Bürokommunikation
• Eventgestaltung und -koordination, bei Bedarf auch eigenverantwortliche Planung und Durchführung
• Persönliche Assistenz der Geschäftsführung, Unterstützung bei Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Geschäftsführungssitzungen, Reiseorganisation, Reisekostenabrechnung, Terminkoordination
• Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse der HoFT Berlin GmbH
• Mitarbeit am Aufbau, der Gestaltung und Einrichtung des HoFT-Heimathafens

Persönliche Anforderungen

• Unternehmerisch geprägte Fachkraft mit einer strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Freude am selbständigen Arbeiten
• Sympathisches und serviceorientiertes Auftreten
• Sichere, verbindliche und zielgruppengerechte Kommunikation sowie Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern
• Empathie, Motivationsstärke und hohe Teamfähigkeit

Fachliche Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder kaufmännische bzw. gewerbliche Ausbildung (z.B. Bürokommunikation, Eventmanagement, Hotel/Gastro)
• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement und der Reisekostenabrechnung
• Sicherer Umgang mit gängigen Softwareprogrammen (MS Office, Excel, PowerPoint etc.) und erste Erfahrungen mit KI-gestützten Tools (ChatGPT etc.)
• Kenntnisse des Berliner Haushaltsrechts und der Kameralistik sowie mehrjährige Erfahrung in der Entwicklung von Verwaltungsprozessen sind wünschenswert
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Einstieg in Vollzeit oder nach individueller Teilzeitvereinbarung möglich
• Flexible Arbeitszeiten sowie Homeoffice-Möglichkeiten
• 30 Tage Urlaub, sowie 24. & 31.12. als Bankfeiertage
• Attraktive Vergütung
• Aufgabengebiet mit viel Gestaltungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Das HoFT.Berlin stärkt als Anlaufpunkt und Heimathafen für nationale und internationale Finanz- und Technologieunternehmen das Berliner Finanz- und Technologie-Ökosystem. Es organisiert das Netzwerk aus privaten Anbietern, Start-ups, etablierten Unternehmen und staatlichen Stellen, koordiniert Wissenstransfer durch Veranstaltungen und Projekte. Zudem wird es ein eigenes Wissensportal mit Schwerpunktthemen wie Nachhaltigkeit, ESG (Environment, Social, Governance) und Finanzbildung aufbauen. Das HoFT.Berlin leistet einen entscheidenden Beitrag, Berlins Position als führender Finanz- und Technologie-Standort in Europa auszubauen, fördert die nationale, europäische und internationale Sichtbarkeit des Berliner Ökosystems und trägt zur Schaffung hochwertiger, nachhaltiger Arbeitsplätze bei.

Du hast weitere Fragen zur Stellenausschreibung?

Dann steht Dir Katrin Fiebig (Geschäftsführung der HoFT Berlin GmbH) gern zur Verfügung.