Officemanager*in (m/w/d)

ZEM-Germany; München; On-site; Vertraulich; Part time

Benefits offered by this job

Unbefristete Teilzeitstelle

30 Tage Urlaub

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Zentrale Lage an U-Bahn-Stationen

Kollegiales Team

Job summary

Das ZEM-Germany (Zentrum für Extremitätenchirurgie München) sucht eine organisationsstarke, herzliche Office- und Praxismanagerin/Office-Manager in Teilzeit (20–30 Std./Woche). Die Position ist unbefristet und administrativ ausgerichtet.

Sie arbeiten eng mit Patientinnen und Patienten, Versicherungen und Partnern zusammen, koordinieren Behandlungen und Abrechnungen und genießen eine zentrale Lage in München. Flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten runden das Angebot ab.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Büro- oder Praxismanagement oder vergleichbar.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Freude am Kontakt mit Menschen.

Responsibilities

• Empfang und primäre Ansprechperson für Patient*innen; persönliche, telefonische und E-Mail-Betreuung.
• Koordination von Terminen, Klinik- und Hotelaufenthalten für in- und ausländische Patient*innen.
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch mit Versicherungen, Botschaften und internationalen Partnern.
• Organisation des Zentrums – Terminplanung, Büro- und Medizinbedarf, Abrechnungen schrittweise einarbeiten.
• Korrespondenz und Schreibarbeiten im Hintergrund übernehmen.

Skills

Deutsch (C1)

Englisch (C1)

MS Office

Organisationstalent

Education

Kauffrau/-mann Büromanagement, MFA oder gleichwertig

Tools

MS Office

Job description

Das ZEM-Germany (Zentrum für Extremitätenchirurgie München) ist ein international renommiertes medizinisches Zentrum in zentraler Lage in München (direkt an U1/U8). Zu uns kommen Patientinnen und Patienten aus der ganzen Welt – und Sie halten im Hintergrund alle organisatorischen Fäden zusammen.

Wir suchen ab sofort eine organisationsstarke, herzliche Persönlichkeit für unser Office- und Praxismanagement – unbefristet, in Teilzeit (20–30 Wochenstunden, flexibel vereinbar).

Wichtig zu wissen: Sie arbeiten eng mit unseren Patientinnen und Patienten zusammen, aber ausschließlich administrativ und organisatorisch. Medizinische oder pflegerische Tätigkeiten gehören nicht zu dieser Stelle.

Aufgaben

• Sie sind erste Ansprechperson für unsere Patienten – persönlich am Empfang, telefonisch und per E-Mail – und kümmern sich um alle organisatorischen Anliegen rund um ihre Behandlung.
• Sie koordinieren Termine sowie Klinik- und Hotelaufenthalte für Patienten aus dem In- und Ausland und begleiten sie organisatorisch über die gesamte, oft mehrmonatige Behandlungsdauer.
• Sie korrespondieren auf Deutsch und Englisch mit Versicherungen, Botschaften und internationalen Partnern.
• Sie übernehmen eigenverantwortlich die logistische Organisation unseres Zentrums – von der Terminplanung bis zur Bestellung von Büro- und Medizinbedarf.
• Sie arbeiten sich Schritt für Schritt in unsere Abrechnung ein und wenden sie zunehmend selbstständig an.
• Sie erledigen die anfallende Korrespondenz und Schreibarbeiten.

Qualifikation

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, MFA oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Büroorganisation, Officemanagement oder Praxisverwaltung – Erfahrung im medizinischen Umfeld ist ein Plus, aber kein Muss
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1); weitere Sprachen sind ein Plus
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Freude am Kontakt mit Menschen aus aller Welt

Benefits

• Unbefristete Anstellung in Teilzeit (20–30 Std./Woche) mit flexibel vereinbarten Arbeitszeiten – ohne Schicht-, Nacht- oder Wochenenddienste
• Überdurchschnittliches Gehalt
• Zentrale Lage direkt an U1/U8
• Gründliche, persönliche Einarbeitung an Ihrem eigenen Arbeitsplatz
• Weiterbildungsmöglichkeiten und die Chance, Schritt für Schritt mehr Verantwortung zu übernehmen
• Ein kleines, herzliches Team, in dem man füreinander da ist
• 30 Tage Urlaub

Bei uns gibt es keine Ellenbogen – dafür Patienten, die Ihnen mit echter Dankbarkeit begegnen, und Kolleginnen und Kollegen, die sich gegenseitig unterstützen.