Office- und Front Desk Manager (m/w/d)

ambelin GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein modernes Wohnunternehmen in Berlin sucht einen Office- und Front Desk Manager (m/w/d). Zu deinen Aufgaben gehören die Organisation des Büroalltags, die Unterstützung des Managements sowie das Eventmanagement. Gesucht wird jemand mit mindestens 5 Jahren Erfahrung, der sowohl in stressigen Situationen ruhig bleibt als auch Freude daran hat, mit Menschen zu arbeiten. Das Unternehmen bietet eine unbefristete Anstellung und 30 + 2 Urlaubstage.

Leistungen

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 + 2 Urlaubstage

Weiterbildungsmöglichkeiten

Ergonomisch optimierte Arbeitsplätze

Mitgliedschaft im Urban Sports Club

Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Office Manager oder in der Assistenz.
• Freundlicher, professioneller und souveräner Auftritt.
• Du sprichst Deutsch (C2) und Englisch (C1).
• Selbst in stressigen Situationen ruhig und organisiert.

Aufgaben

• Empfang und Telefonie: Begrüßung von Gästen.
• Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen.
• Nachhaltige Organisation im Büroalltag und Bestellungen.
• Eventmanagement und Koordination externer Dienstleister.

Kenntnisse

Erfahrung als Office Manager

Freude an der Arbeit mit Menschen

Organisationstalent

Eventmanagement

IT-Affinität

Tools

SAP

SharePoint

MS Office

Jobbeschreibung

DIESE AUFGABEN WARTEN AUF DICH

Hey du!Du hast Lust, mit deinem Know-how im Office Management wirklich etwas zu bewegen? Dann haben wir den perfekten Job für dich!Bei ambelin dreht sich alles um unsere Mieterinnen und Mieter. Unser Ziel ist es, Wohnen neu zu denken: moderner, effizienter und vor allem mieterorientiert. Wir wollen sicherstellen, dass alle, die bei uns wohnen, das Gefühl haben, sich auf uns verlassen zu können – jederzeit. Mieterzufriedenheit ist für uns nicht nur ein Schlagwort, sondern unsere Mission.Guter Service steht bei uns im Mittelpunkt. Damit wir unsere Mission weiter vorantreiben können, suchen wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die genauso viel Wert darauf legen wie wir. Hier kommst du ins Spiel: als Office- und Front Desk Manager (m/w/d) unterstützt du nicht nur unsere Mieter, sondern auch unser Team mit Herz, Verlässlichkeit und Organisationstalent. Du bist das Gesicht von ambelin im Büroalltag und sorgst dafür, dass sich alle wohlfühlen, Abläufe rundlaufen und unsere Prozesse noch smarter werden.
WAS DICH BEI UNS ERWARTET:

• Empfang & Telefonie: Du begrüßt Gäste und Mitarbeitende mit einem Lächeln, nimmst Anrufe entgegen und leitest sie an die richtige Stelle weiter.
• Abläufe & Prozesse: Du optimierst Arbeitsabläufe in deinem Bereich, denkst digital und sorgst dafür, dass Effizienz bei uns nicht nur ein Buzzword ist.
• Organisation im Büroalltag: Du kümmerst dich um Bestellungen (Büromaterial, Getränke, Catering), bearbeitest die Post, organisierst und verwaltest – bei dir ist alles in besten Händen.
• Management-Assistenz: Du übernimmst Reiseplanungen, Buchungen und Ad-hoc-Themen und unterstützt unser Management zuverlässig.
• Eventmanagement: Du planst interne Events, koordinierst externe Dienstleister und arbeitest eng mit unserem People & Culture Team zusammen.
• Ersthelfer-Koordination: Du stellst sicher, dass unsere Ersthelfer organisiert und einsatzbereit sind.
• Fuhrpark- und Schlüssel-Management: Du hast unseren Fuhrpark im Blick und weißt jederzeit, wer welches Auto gerade fährt und wo jeder Schlüssel gerade steckt.

DAS BRINGST DU MIT

• Du bringst mindestens 5 Jahre Erfahrung als Office Manager (m/w/d), Front Desk Manager (m/w/d) oder in der Assistenz der Geschäftsführung mit. Erfahrungen im Immobilienbereich sind ein Plus, aber kein Muss.
• Du hast Freude daran, mit Menschen zu arbeiten und ein offenes Ohr für alle.
• Du trittst freundlich, professionell und souverän auf – egal ob am Telefon, per Mail oder im persönlichen Kontakt.
• Du behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick undkannst gut priorisieren.
• Du bleibst selbst in stressigen Situationen ruhig, organisiert und lösungsorientiert.
• Du arbeitest gewissenhaft, bewahrst Diskretion und gehst professionell mit vertraulichen Themen um.
• Du hast Erfahrungen im Eventmanagement und es macht dir Freude, ein positives Arbeitsumfeld mitzugestalten.
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) und Englisch fließend (mind. C1), um die reibungslose Kommunikation mit unseren Mietern, Mitarbeitenden sowie externen Partnern zu gewährleisten.
• Du bist IT-affin und arbeitest gerne mit digitalen Tools (SharePoint, MS Office).
• Du hast bereits erste Erfahrungen mit SAPgesammelt – oder hast Lust, dir das Wissen anzueignen.

DAS BIETEN WIR

ambelin - ein Zuhause zum Wohlfühlen, das gilt nicht nur für unsere Mietenden. Damit auch du dich bei uns wohlfühlst und wir unseren Weg auf lange Sicht zusammen gehen können bieten wir dir folgendes:

• Du möchtest nicht einfach eine Nummer sein? Verständlich! Bei uns steht jeder Mitarbeitende als Mensch im Vordergrund!
• Dir ist Commitment wichtig? Uns auch! Wir bieten natürlich einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Du legst Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance? Wie wäre es mit 30 + 2 Urlaubstagen (der 24.12. und der 31.12. sind bei uns zusätzlich frei)?
• Dir ist ein positives Arbeitsklima wichtig? Dann bist du bei uns richtig! Bei uns findest du flache Hierarchien und ein großartiges Team, denn ein offenes und herzliches Miteinander liegt uns am Herzen.
• Du möchtest viel lernen und dich schnell weiterentwickeln? Bei uns kannst du eigenverantwortlich und aktiv an der Entwicklung von ambelin mitgestalten und wir fördern deine kontinuierliche Weiterentwicklung - damit du für die Zukunft gerüstet bist.
• Dein Business Englisch ist noch nicht "the yellow from the egg"? Für den Feinschliff geben wir dir ein Kontingent an Stunden für einen Sprachkurs bei unserem Partner Lingoda.
• Du möchtest ein Büro in zentraler Lage? Haben wir! Unser top-ausgestattetes Büro findest Du ganz in der Nähe vom Zoologischen Garten.
• Du willst umweltbewusst von A nach B kommen? Nachhaltigkeit ist uns auch super wichtig, daher unterstützen wir deine Mobilität mit einem Zuschuss zum Deutschlandticket der BVG.
• Du legst Wert auf deine Gesundheit? Wir auch! Wir bieten ergonomisch optimierte Arbeitsplätze und natürlich den obligatorischen Obstkorb!
• Du bist auch gern in deiner Freizeit aktiv unterwegs? Wir bieten dir eine vergünstigte Mitgliedschaft im Urban Sports Club für vielfältige Sport- und Wellnessangebote.
• Du bist ein Schnäppchenjäger? Jeder Mitarbeitende erhält einen Zugang zu Corporate Benefits.
• Du möchtest deinen vierbeinigen Freund öfter in deiner Nähe haben? Deine Fellnase ist bei uns herzlich willkommen, denn wir wissen um die Vorteile, die unsere tierischen Feel-Good-Manager mit sich bringen.
• Du denkst schon an deine Zukunft und die Rente? Wir auch! Profitiere von unserem Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und gestalte deine finanzielle Sicherheit aktiv mit.

KLINGT SPANNEND? DANN BEWIRB DICH BEI UNS!

Bei uns zählt der Mensch, nicht das Geschlecht oder die Herkunft.Wir setzen auf Vielfalt, lehnen Diskriminierung ab und denken nicht in Kategorien wie etwa Geschlecht, ethnische Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität. - Come as you are!
Du möchtest auch ein Teil von ambelin werden? Auch wenn du dich in unserer Stellenausschreibung nicht zu 100% wiederfindest oder nicht alle Kriterien erfüllen solltest, freuen wir uns trotzdem auf deine Bewerbung! Lade ganz einfach deinen Lebenslauf hoch – vielleicht hast du auch andere Stärken, die uns begeistern werden. Worauf wartest du?