Office Managerin (m/w/d)

TN Germany; Dresden; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Beratungsunternehmen in Dresden sucht eine engagierte Person als zentralen Ansprechpartner für Kundenanfragen. In dieser Rolle sind Sie das Gesicht des Unternehmens und sorgen für einen reibungslosen Ablauf interner Veranstaltungen. Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Hotels oder Office Management mit und verfügen über fließende Englisch- und Deutschkenntnisse. Wenn Sie Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeiten besitzen, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Teil eines erfolgreichen Teams zu werden.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Hotels, Resorts oder Office Management.
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung aller Kunden und interne Kunden.
• Planung und Verwaltung von Besprechungen und Raumzuteilungen.

Kenntnisse

Kundenorientierung

Kommunikationsfähigkeiten

Organisationstalent

Teamarbeit

Ausbildung

Ausbildung im Bereich Hotels oder Office Management

Tools

Event-/Reservierungssystem (EMS)

Jobbeschreibung

Das Werkarztzentrum ist für Sie da und hilft bei Erkrankungen – unabhängig davon, ob diese während oder außerhalb der Arbeitszeit entstanden sind.

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Ein führendes Beratungsunternehmen sucht am Standort in Dresden eine engagierte Person, die als zentraler Ansprechpartner (m/w/d) für alle Kundenanfragen im Rahmen interner Veranstaltungen fungiert. In dieser Position übernehmen Sie folgende Aufgaben:

Ihre Aufgaben:

• Empfang und Betreuung aller Kunden; Begleitung der Kunden zu den entsprechenden Besprechungsräumen.
• Erster Ansprechpartner und das Gesicht des Unternehmens für alle Kunden und internen Kunden, die das Büro betreten; freundliche und aufmerksame Ansprache aller Kunden.
• Planung und Verwaltung aller Bewegungen im Rahmen von Besprechungen gemäß den Bedürfnissen und Anfragen der Kunden.
• Koordination und Unterstützung bei der Zuweisung von Besprechungsräumen und Anforderungen für alle Kunden auf Anfrage, um die Raumkapazität entsprechend sicherzustellen.
• Aufzeichnung aller Details zur Nutzung und Anforderungen der Räume, einschließlich der Ausstattungsbedürfnisse, und Sicherstellung, dass die Räume vor Veranstaltungen eingerichtet sind.
• Regelmäßige Überprüfung aller Räume, um einen hohen Reinigungsstandard zu gewährleisten.
• Abstimmung mit Veranstaltern, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen gemäß den Buchungsdetails erfüllt werden.
• Sicherstellung einer guten Kommunikation während des Schichtwechsels, um das Personal über den Stand der Veranstaltungen zu informieren.
• Verwendung des internen Event-/Reservierungssystems (EMS) zur Überwachung und Zuteilung von Buchungsanfragen für Kunden- und Funktionsräume.
• Bearbeitung aller lokalen Büroflächenreservierungsanfragen über EMS, inklusive Zuweisung von Flächen und Bestätigung von Online-Anfragen.
• Hauptansprechpartner für Videokonferenzanfragen und -buchungen auf lokaler Ebene.

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Hotels, Resorts, Konferenz- und Veranstaltungszentren oder Office Management.
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse.
• Erfahrung in einer ähnlichen Position von Vorteil.
• Ausgeprägte Kundenorientierung und Kommunikationsfähigkeiten.
• Organisationstalent und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
• Teamplayer mit Eigeninitiative und Zuverlässigkeit.

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