Office Manager (w/m/d) Standortorganisation

ROM Facility Solutions GmbH; Hamburg; On-site; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Anstellung

Kollegiale Arbeitsatmosphäre

Vergütungspaket

Job summary

ROM Facility Solutions sucht eine/n Office Manager (w/m/d) für die Standortorganisation am Hamburger Standort. Sie koordinieren Büroabläufe, Materialbedarf, Termine und sind die zentrale Ansprechperson im Office Management.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation von Team-Events, Meetings sowie Lieferanten- und Dienstleistermanagement. Sie arbeiten proaktiv an effizienteren Prozessen und unterstützen eine positive Teamkultur.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbar.
• Erfahrung im Office Management, Empfang, Administration oder Veranstaltungsorganisation.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für Office Management am Hamburger Standort; Weiterentwicklung der Office-Strukturen.
• Koordination täglicher organisatorischer und administrativer Aufgaben inkl. Bestellwesen, Büromaterial, Terminorganisation und Abstimmung mit internen/externen Ansprechpartnern.
• Team unterstützend arbeiten und rechtzeitig Informations- und Arbeitsmittel sicherstellen.
• Organisation von Team-Events, Workshops, Kundenmeetings oder Lunch.
• Dienstleister- und Lieferantenmanagement; Termine, Bestellungen und Leistungen koordinieren.
• Büroabläufe durch Digitalisierung und Serviceorientierung optimieren und Kultur erlebbar machen.

Education

kaufmännische Ausbildung im Büromanagement/Hotel-/Veranstaltungsmanagement

Tools

Microsoft 365

Job description

Was der Job dir bietet

„Revolutioniere das Facility Management mit uns: Denke neu, gestalte aktiv die Zukunft!“

Nutze deine Chance – neues Unternehmen, neues Team: Starte als Office Manager (w/m/d) Standortorganisation bei ROM Facility Solutions, einem innovativen Unternehmen der Zech Unternehmensgruppe, das Facility Management ins digitale Zeitalter führt.

• Als zentrale Ansprechperson für das Office Management verantwortest du die Organisation unseres Hamburger Standorts und entwickelst unsere Office-Strukturen weiter.
• Du koordinierst die täglichen organisatorischen und administrativen Aufgaben, darunter Bestellwesen, Büromaterialverwaltung, Terminorganisation sowie die Abstimmung mit internen und externen Ansprechpersonen.
• Du hältst unserem Team den Rücken frei, erkennst Unterstützungsbedarf frühzeitig und sorgst für die notwendigen Informationen und Arbeitsmittel.
• Ob Team-Event, Workshop, Kundenmeeting oder Lunch: Du übernimmst die Organisation und sorgst für eine professionelle Umsetzung.
• Im Dienstleister- und Lieferantenmanagement koordinierst du Termine, Bestellungen und Leistungen und stellst eine zuverlässige Zusammenarbeit sicher.
• Du optimierst Büroabläufe mit Blick auf Effizienz, Digitalisierung und Serviceorientierung und gestaltest ein Arbeitsumfeld, das unsere Kultur erlebbar macht.

Womit du uns überzeugst

• Du hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung im Büromanagement, Hotel- oder Veranstaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst Erfahrung im Office Management, Büromanagement, Empfang, in der Administration, Hotellerie oder Veranstaltungsorganisation mit. Auch Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent sind willkommen.
• Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
• Mit deiner Hands-on-Mentalität erkennst du Handlungsbedarf, packst proaktiv an und findest pragmatische Lösungen.
• Du kommunizierst offen, freundlich und professionell, verstehst dich als internen Servicepartner und förderst eine positive Teamkultur.
• Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams, nutzt du sicher. Sehr gute Deutschkenntnisse runden dein Profil ab.

Was wir dir noch bieten möchten

• Eine unbefristete Anstellung in einem professionellen Arbeitsumfeld mit anspruchsvollen, vielseitigen Tätigkeiten
• Ein attraktives Vergütungspaket
• Vermögenswirksame Leistungen
• Kollegiale und positive Arbeitsatmosphäre, gestärkt durch Events wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste und Teamevents
• Familienfreundliche Personalpolitik
• Empfehlungsprogramm (Mitarbeiter werben Mitarbeiter)
• Teilnahme am Corporate Benefits Programm mit exklusiven Mitarbeiterrabatten

Wer wir sind

Mit ROM Facility Solutions gestalten wir innerhalb der Zech Unternehmensgruppe ein zukunftsorientiertes Unternehmen, das technisches Know-how und Engineering-Kompetenz mit fundierter Energieexpertise und Service vereint.
Unsere Mission:Wir machen den Betrieb von Gebäuden effizienter, nachhaltiger und intelligenter – und begleiten unsere Kunden aktiv auf ihrem Weg zur Klimaneutralität.
Unsere Vision: Wir streben danach, der innovativste, digital führende und nachhaltigste Facility-Management-Dienstleister in Deutschland zu werden.

Hinweis für Personaldienstleister/Personalberatungen

Bitte berücksichtigen Sie, dass die ROM Facility Solutions GmbH keine unaufgefordert zugesandten Bewerbungsunterlagen von Personalvermittlungsagenturen akzeptiert. Die ROM Facility Solutions GmbH arbeitet mit bevorzugten Anbietern und Partnern zusammen und wird ohne entsprechende Rahmenvereinbarung keine Vergütungs- oder Provisionszahlungen an Personalvermittlungsagenturen vornehmen. Sollte die ROM Facility Solutions GmbH ein Kandidatenprofil von einer Personalvermittlungsagentur erhalten, mit der keine Rahmenvereinbarung besteht, und dieser Kandidat (m/w/d) zu einem späteren Zeitpunkt im Rekrutierungsprozess berücksichtigt oder eingestellt werden, entstehen dadurch keine Ansprüche auf Seiten der Personalvermittlungsagentur.