Office Manager (w / m / d)

Stellenbezeichnung : Office Manager (w / m / d)

Referenznummer : Standort : Karlsruhe

Arcadis ist das führende globale Planungs- und Beratungsunternehmen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt. Wir sind 36.000 Mitarbeitende in über 70 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede/r spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir uns mit unserer Energie und unserem Teamgeist den komplexesten Herausforderungen der Welt stellen und zusammen mehr bewirken.

Rollenverantwortung :

In der Funktion als Office Manager verantworten Sie den Empfang, organisieren die administrativen Aufgaben für den Standort Karlsruhe und betreuen unsere externen Kundinnen und Kunden. Dienstleistung ist für Sie kein Fremdwort, denn Sie unterstützen den Standortleiter sowie die Kolleginnen und Kollegen und stellen die reibungslosen Abläufe der Standortverwaltungsprozesse sicher.

• Gästeempfang, -bewirtung und -betreuung
• Organisation von kleineren internen Events
• Zentrale Kommunikationsschnittstelle des Standorts
• Strukturierung und Durchführung des Bestell- und Einkaufsprozesses
• Koordinierung externer Dienstleister, z. B. Reparaturen, Reinigungsunternehmen
• Terminkoordination und Büromateriallagerhaltung
• Wareneingangskontrolle und Archivierung
• Unterstützung des H&S-Managements (Health & Safety) am Standort
• Raumbuchungen
• Bestellung und Ausgabe von Büroartikeln und sonstigem Bürobedarf
• Allgemeine Korrespondenz / Bearbeitung des Postein- und Postausganges

Qualifikationen & Erfahrung :

Sie teilen unsere Leidenschaft für die Verbesserung der Lebensqualität und für die Zufriedenheit unserer Kundinnen und Kunden. Sie sind stolz auf Ihre Rolle bei der Umgestaltung der Welt um Sie herum und verstehen die Bedeutung von Teamarbeit. Sie haben erste Erfahrungen in einer Assistenzfunktion gesammelt und bringen mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne Erfahrung im Hospitality-Bereich
• Gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen
• Spaß am Umgang mit Menschen, Eigenschaften wie Freundlichkeit, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Engagement
• Schnelle Auffassungsgabe, einen guten Überblick sowie eine gut organisierte und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Eigeninitiative
• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil

Wir können unsere Ziele nur erreichen, wenn jede/r Einzelne die Möglichkeit hat, sich optimal zu entfalten. Die Summe der individuellen Beiträge macht den Unterschied. Deshalb arbeiten wir mit einem kompetenzbasierten Ansatz, bei dem Sie Ihre Erfahrung und Ihr Fachwissen einbringen, um Ihre berufliche Laufbahn zu gestalten. Gemeinsam erzielen wir die größtmögliche Wirkung.

Unabhängig von Ihrer Position leisten Sie bei Arcadis sinnstiftende Arbeit und tragen dazu bei, nachhaltige Lösungen für einen lebenswerteren Planeten zu entwickeln. Setzen Sie ein Zeichen für Ihre Karriere, Ihre Kolleginnen und Kollegen, Ihre Kundinnen und Kunden, Ihr Leben und die Welt um Sie herum.

Mit vereinten Kräften schaffen wir ein nachhaltiges Vermächtnis.

Unser Engagement für Gleichberechtigung, Vielfalt, Inklusion und Zugehörigkeit :

Wir leben eine Unternehmenskultur der Offenheit, Inklusion und Wertschätzung und stellen Chancengleichheit für alle Kandidatinnen und Kandidaten sowie Mitarbeitenden sicher. Wir schaffen ein Umfeld, in dem Sie Ihr persönliches Potenzial bestmöglich entfalten können.