Office Manager & Teamassistenz (all genders)

Kertos; München; Hybrid; EUR 20.000 - 30.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein aufstrebendes Compliance-Startup sucht einen Office Manager*in & Teamassistenz, um die Büroorganisation und Back-Office-Prozesse in München und Berlin zu unterstützen. In dieser Rolle ist eine positive Ausstrahlung entscheidend, um eine einladende Atmosphäre zu schaffen. Sie bringen Erfahrung in der Büroorganisation mit und haben Spaß an Technik und Prozessoptimierung. Wir bieten ein dynamisches Team und zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten.

Leistungen

Steile Lernkurve

Gutes Onboarding

Regelmäßiges Feedback

Mental Health Unterstützung

Zuschuss für Wellpass-Mitgliedschaft

Fahrrad Leasing

Qualifikationen

• Erfahrung als Teamassistenz oder Office Manager*in, idealerweise in einem Startup.
• Positive Einstellung und Fähigkeit, einladende Atmosphäre zu schaffen.
• Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Unternehmenssprache ist Englisch.

Aufgaben

• Büroorganisation: Halten des Büroalltags am Laufen.
• Back-Office: Reiseplanung, Meetingkoordination und Dokumentenmanagement.
• Prozessoptimierung: Ideen zur Effizienzsteigerung entwickeln.
• Projektunterstützung: Überblick und Struktur bei Projekten gewährleisten.
• Eventmanagement: Planung von Team-Events und Teambuilding.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikationsfähigkeit

Technikaffinität

Zuverlässigkeit

Prozessoptimierung

Tools

Microsoft Office

Notion

Personio

Jobbeschreibung

Kertos Intro

Kertos ist das am schnellsten wachsende Compliance-Startup Europas. Nach unserer €14 Mio. Series A, unterstützt von führenden VCs und Business Angels, bauen wir die Compliance-Lösung für Europa – schneller, automatisierter und intelligenter als je zuvor.

Mit Kunden wie Enpal, Flink, Personio und Blacklane vertrauen bereits führende Unternehmen auf unsere KI-native Plattform, die Compliance automatisiert, skaliert und Unternehmen in Rekordzeit audit-ready macht.

Der Compliance Markt wächst jährlich um 20 %, getrieben von Regulierungen wie GDPR, NIS2, DORA und dem AI Act. Wir sind perfekt positioniert, um Kertos zum europäischen Champion zu machen. Werde Teil des Teams und gestalte die Zukunft der Compliance in Europa mit uns.

Deine Mission bei Kertos

Als Office Manager*in & Teamassistenz bist du bei Kertos die erste Anlaufstelle für alles, was unsere beiden Büros in München und Berlin lebendig macht. Du schaffst eine Atmosphäre, in der sich Mitarbeitende, Kandidat*innen und Gäste sofort willkommen fühlen.

Mit deiner positiven Ausstrahlung sorgst du dafür, dass der Alltag nicht nur reibungslos läuft, sondern auch Spaß macht.

Ob Organisationstalent oder Ansprechpartner*in – bei uns hast du die Chance, deine Vielseitigkeit einzubringen und unseren Arbeitsalltag aktiv mitzugestalten.

Wenn du 20–25 Stunden pro Woche Zeit hast und Lust auf eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen, dynamischen Team, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Dein Aufgabenbereich:

• Büroorganisation: Du hältst den Büroalltag am Laufen – von Posteingang und Getränkelieferungen über Laptop-Bestellungen bis hin zur Vorbereitung des Onboardings für unsere Newbies.
• Back-Office: Ob Reiseplanung, Meetingkoordination, Dokumentenmanagement oder Pflege unseres Intranets in Notion, du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles zuverlässig und effizient läuft.
• Prozessoptimierung: Du hast ein Auge für Strukturen und Abläufe, analysierst bestehende Prozesse auch teamübergreifend und entwickelst Ideen, wie wir noch effizienter werden können.
• Projektunterstützung: Bei Projekten hilfst du, den Überblick zu behalten und die nötige Struktur zu sichern, damit alle an einem Strang ziehen.
• Eventmanagement: Gemeinsam mit unserem People Team planst und begleitest du Team-Events und Teambuilding-Aktivitäten, die unsere Unternehmenskultur stärken.

Deine Skills, Motivation und Mentalität, die dich erfolgreich machen

• Du bringst bereits Erfahrung als Teamassistenz, Office Manager*in oder im Operations-Bereich mit, idealerweise aus einem Startup oder Scale-up-Umfeld. Dein Weg dahin ist für uns zweitrangig, wichtiger ist dein Mindset.
• Mit Technik hast du keine Berührungsängste: Microsoft Office gehört für dich zum Alltag, und Tools wie Notion, Personio oder eine Travel-/Expense-Software schrecken dich nicht ab, sondern machen dir Spaß.
• Organisation ist dein Ding: Du arbeitest strukturiert, packst an und behältst auch in turbulenten Situationen einen klaren Kopf.
• Genauigkeit und Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich, gleichzeitig hast du Freude daran, Prozesse smarter zu machen.
• Kommunikation ist deine Stärke: Du drückst dich mündlich wie schriftlich klar und professionell aus – auf Deutsch und Englisch. Da unsere Unternehmenssprache Englisch ist, bewegst du dich darin besonders sicher.
• Mit deiner offenen Art schaffst du eine Atmosphäre, in der sich alle willkommen und wohl fühlen.

Warum Kertos

• Steile Lernkurve: Bei uns bekommst du Verantwortung ab Tag 1, arbeitest selbstständig an Themen und lernst so jede Menge
• Gutes Onboarding: Keine Ahnung von Compliance? Kein Problem, wir schlauen dich auf und stellen dir einen Onboarding-Buddy an die Seite
• Regelmäßiges Feedback: Wir leben eine offene Feedbackkultur und unterstützen dich bei deinem Wachstum mit regelmäßigen 1-1s, 360 Grad Feedback, Schulungen und einem Top Netzwerk von Expert*innen
• Mental Health: In Zusammenarbeit mit nilo legen wir Wert auf dein Wohlbefinden und bieten allen Mitarbeitenden individuelle Unterstützung für ihre mentale Gesundheit
• Für Sportsfreund*innen: Wir bezuschussen deine Wellpass-Mitgliedschaft für den sportlichen Ausgleich zum Arbeitsalltag
• Fahrrad Leasing: Neues Fahrrad gefällig? Easy, nutze unser unsere Partnerschaft mit JobRad und lease dir ein Fahrrad
• Teamwork makes the dream work: Wir sind ein starkes Team, das sich gegenseitig unterstützt, und auch über die Arbeit und verschiedene Standorte hinaus jede Menge Spaß zusammen hat

Klingt, als suchen wir nach dir? Perfekt! Dann schicke uns jetzt deine Bewerbung über den "Jetzt bewerben"-Button.

Falls du Fragen hast, melde dich jederzeit bei Marie aus unserem People & Culture Team.

Über uns

2021 gegründet und unterstützt von Investoren wie Portage, Redstone, 10x Founders, Seed + Speed und xdeck, sind wir auf rasantem Wachstumskurs. Mittlerweile sind wir ein Team von über 45 ambitionierten Talenten aus 15 Nationen, vereint in der Mission, Compliance von einer Herausforderung in eine Selbstverständlichkeit zu verwandeln. Mit unserer Plattform helfen wir Unternehmen, regulatorische Anforderungen mühelos, kosteneffizient und stressfrei umzusetzen. Von unseren Büros in Berlin und München aus treiben wir diese Vision voran – und das ist erst der Anfang.