Office Manager / Personal Assistant

Woodteq houtconstructies bv; Oberhausen; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Een toonaangevende organisatie in de houtbouw zoekt een Office Manager / Personal Assistant. In deze rol ben je verantwoordelijk voor zowel front- als backoffice taken, waardoor collega's zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en ervaring met financiële administratie is een plus. Dit is een fulltime vacature, of er zijn parttime functies beschikbaar van ongeveer 20 uur per week.

Leistungen

Reiskostenvergoeding

Moderne werkmiddelen

Zomer- en wintervakantie

Teamuitjes en gezamenlijke lunches

Qualifikationen

• 2-5 jaar relevante ervaring is mooi meegenomen; we staan ook open voor talent met de juiste mindset.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Aufgaben

• Ondersteunen van collega’s bij diverse taken.
• Beheren van financiële administratie.
• Organiseren van projecten en klantadministratie.

Kenntnisse

Planmatig

Dienstverlenend

Communicatief sterk

Flexibel

Digitaal vaardig

Veiligheidsbewust

Leergierig

Ausbildung

Mbo+/hbo-werk- en denkniveau

Tools

Office (Excel/Word)

ERP/CRM ervaringen

Jobbeschreibung

Overview

Office Manager / Personal Assistant | De spil die ontzorgt | Fulltime óf twee parttime functies ±20 uur per week

Ben je iemand die proactief structuur aanbrengt, moeiteloos organiseert en met aandacht ontzorgt? Zie je wat nodig is nog vóórdat het gevraagd wordt en schakel je soepel tussen tactische ondersteuning, financiële/administratieve verantwoordelijkheden en praktische uitvoering? Als gastvrije professional ben je het visitekaartje van Woodteq; als discrete assistent de stille kracht achter het management. Je bent de spil van de organisatie, waardoor collega’s hun werk optimaal kunnen doen. In al die rollen lever je kwaliteit en borg je de continuïteit van ons werk.

Kortom

Als Office Manager / Personal Assistant ben je de spil van onze front- en backoffice. Je zorgt dat collega’s, klanten en directie zich kunnen focussen op hun kerntaken, omdat jij de randvoorwaarden strak regelt.

• Gastvrije ontvangst en fungeren als aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers.
• Beheren van algemene mailboxen en postverwerking.
• Voeren van financiële administratie: in-/verkoopfacturen, debiteuren- en crediteurenbeheer.
• Organiseren van administratie: verwerken van offertes en projecten (ERP/CRM), aanvragen van bankgaranties, opstellen van afstandsverklaringen.
• Onderhouden en archiveren van project- en klantadministratie.
• Ondersteunen van verkoop en projectleiding: stukken compleet, deadlines bewaken, opvolging regelen.
• PA voor de directie: agenda- en mailbeheer, vergaderingen voorbereiden, (team)events en attenties organiseren.
• Regie op facilitaire zaken: contact met schoonmaak en leveranciers, bestellingen kantoor-/kantinebenodigdheden, voorbereidingen bij bedrijfssluitingen.
• Ondersteunen bij rapportages en coördineren van opleidingen.
• Zorgen voor veiligheid en welzijn: preventiemedewerkerstaken en eerste aanspreekpunt BHV (of bereid dit te worden).
• Zorgen voor een nette werkomgeving (o.a. koffiemachine, voorraad, planten) en aanspreekpunt zijn voor schoonmaakmedewerkers.

Wat we in je zoeken

• Planmatig en nauwkeurig: je houdt overzicht en borgt kwaliteit in processen en documenten.
• Dienstverlenend en verbindend: je straalt gastvrijheid uit en verbindt collega’s en disciplines.
• Proactief: je ziet wat nodig is, pakt door en rondt af.
• Communicatief sterk (schriftelijk en mondeling): helder, tactvol en to the point.
• Flexibel: je wisselt makkelijk tussen taken en prioriteiten.
• Digitaal vaardig: ervaring met Office (Excel/Word) en bij voorkeur ERP/CRM; je leert nieuwe systemen snel.
• Veiligheids- en kwaliteitsbewust: oog voor een prettige en veilige werkomgeving.
• Leergierig: je geeft constructieve feedback en staat open voor feedback.
• Affiniteit met de (hout)bouw is een pré.

Pluspunten

• Ervaring als office manager, managementassistent of medewerker front-/backoffice.
• Basiskennis van boekhouding/administratie en documentbeheer.
• BHV- en/of preventiemedewerker-certificering (of bereid dit te halen).

Wat je van ons kunt verwachten

Je komt terecht in een professionele en sportieve organisatie waar vitaliteit en kwaliteit vooropstaan. We sporten meerdere keren per week (deels onder werktijd), stimuleren een gezonde leefstijl en houden oog voor balans tussen werk en privé. We dagen elkaar uit om het beste in elkaar naar boven te halen. Werkplezier en betrokkenheid zijn hiervan een logisch gevolg.

• Transparante cultuur met korte lijnen.
• Veel ruimte voor eigen inbreng en verantwoordelijkheid.
• Onderdeel van een toekomstgerichte organisatie in de (hout)bouw.
• Arbeidsvoorwaarden conform cao Timmerindustrie (inschaling passend bij kennis en ervaring) en een duidelijk groeipad om je verder te blijven ontwikkelen.
• Reiskostenvergoeding en moderne werkmiddelen.
• Zomers vier weken vrij, ’s winters twee weken vrij.
• Bijzondere teamuitjes en gezamenlijke lunches.

Dit breng je mee

• Mbo+/hbo-werk- en denkniveau.
• 2–5 jaar relevante ervaring is mooi meegenomen; we staan ook open voor talent met de juiste mindset (proactief, leergierig, flexibel).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Solliciteren

Klaar om samen te bouwen aan Woodteq en aan jouw toekomst?

Stuur je cv en een korte motivatie naar [e-mail] of solliciteer via de button.

Extra plus: verras ons met een kort introductiefilmpje. Dat geeft je een streepje voor.