Office Manager - Operations, Prozesse & Sales Support (m/w/d)

StudentJob; Dortmund; Vor Ort; EUR 31.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Leistungsgerechte Vergütung

Moderne IT-Ausstattung

Kurze Entscheidungswege

Kleines, kollegiales Team

Zusammenfassung

Workwise in Dortmund sucht eine verantwortungsvolle Office Managerin / Office Manager (m/w/d) für Operations, Prozesse und Sales Support. Du organisierst das Tagesgeschäft, erstellst Angebote und Rechnungen, koordinierst Termine und pflegst unsere digitalen Systeme.

Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit und verfügst über mehrjährige Office-Erfahrung. Deutsch und Englisch beherrschst du sicher; Teamwork und eigenverantwortliches Arbeiten zeichnen dich aus.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium, z. B. Betriebswirtschaft oder vergleichbar, oder Ausbildung im Büromanagement.
• Mehrjährige Office-/Assistenz- oder Operations-Erfahrung (mindestens 5 Jahre).
• Sehr sicherer Umgang mit modernen IT-Tools, Microsoft 365 sowie CRM-/Faktura-Systemen; Salesforce von Vorteil.
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern; Deutsch und Englisch gut.
• Aufgaben selbstständig priorisieren, konsequent nachverfolgen und zügig abschließen.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation des operativen Office-Tagesgeschäfts, z. B. Vorbereitung und Begleitung der Rechnungsstellung sowie kaufmännische Prozesse.
• Nachverfolgung offener Vorgänge, Angebote und Kundenrückmeldungen; Vertriebsunterstützung.
• Koordination von Terminen, Dokumenten, Korrespondenz und administrativen Abläufen; Kommunikation mit Kund:innen, Partnern und Kolleg:innen.
• Pflege und strukturierte Nutzung von CRM-, Faktura- und weiteren digitalen Systemen; Dokumentenmanagement.
• Analyse, Dokumentation und Optimierung interner Prozesse; Prozessverbesserung.
• Mitwirkung bei Einführung und Weiterentwicklung moderner IT-gestützter Arbeitsabläufe.

Kenntnisse

Office-Management

CRM-Systeme

Microsoft 365

Kommunikation

Organisationstalent

Deutsch + Englisch

Selbstorganisation

Ausbildung

Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft oder vergleichbar

Ausbildung im Büromanagement

Fachwirt-Fortbildung

Tools

Salesforce

Jobbeschreibung

Über das Unternehmen

Wir sind die CE Design Technical Compliance GmbH - ein technisches Beratungsunternehmen mit Sitz in Dortmund. Unser Ziel: Let's make the world a bit safer.

Wir unterstützen Hersteller dabei, Produkte sicher, normkonform und erfolgreich auf den Markt zu bringen. Dazu begleiten wir Unternehmen unter anderem bei CE-Kennzeichnung, Konformitätsbewertung, Risikobeurteilung, Normen- und Richtlinienrecherche, funktionaler Sicherheit sowie technischer Dokumentation. Dabei verbinden wir technisches Know-how mit praxisnaher Beratung und arbeiten eng mit unseren Kund:innen zusammen. CE Design beschreibt sich selbst als interdisziplinär arbeitendes Fachteam, das Unternehmen dabei unterstützt, Gesetze und Normen lückenlos einzuhalten.

Die CE Design Technical Compliance GmbH ist ein spezialisiertes Ingenieurbüro für technische Compliance und Produktsicherheit. Für unser kleines, engagiertes Team suchen wir eine fachlich versierte und digital affine Persönlichkeit, die unser Tagesgeschäft zuverlässig organisiert und zugleich unsere internen Abläufe aktiv weiterentwickelt.

Was uns wichtig ist:

Wir suchen keine rein verwaltende Office-Kraft, sondern eine Person, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und den Überblick behält. Diese Person soll den Handlungsbedarf erkennen, Themen aktiv ansprechen und praktikable Lösungen entwickeln - ohne dabei die Anforderungen des täglichen Geschäfts aus dem Blick zu verlieren.

Du verbindest kaufmännische Kompetenz, digitale Arbeitsweise und ausgeprägte Umsetzungsstärke? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Was bieten wir dir?

• Eine anspruchsvolle und außergewöhnlich abwechslungsreiche Aufgabe
• Viel Eigenverantwortung und echte Gestaltungsmöglichkeiten
• Kurze Entscheidungswege und unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein attraktives, kollegiales Umfeld in einem kleinen, spezialisierten Team
• Moderne IT- und Kommunikationswerkzeuge
• Eine leistungsgerechte Vergütung
• Die Möglichkeit, die weitere Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten

Was erwartet dich?

• Eigenverantwortliche Organisation des operativen Office-Tagesgeschäfts, z. B. Vorbereitung und Begleitung der Rechnungsstellung sowie kaufmännischer Prozesse: Du erstellst und bearbeitest Angebote, Bestellungen und Rechnungen.
• Nachverfolgung offener Vorgänge, Angebote und Kundenrückmeldungen: Du unterstützt im Vertriebswesen.
• Koordination von Terminen, Dokumenten, Korrespondenz und administrativen Abläufen: Du korrespondierst und kommunizierst mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen und planst Termine. Du unterstützt deine Kolleg:innen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Pflege und strukturierte Nutzung unserer CRM-, Faktura- und weiteren digitalen Systeme: Du managst Dokumente und pflegst unsere Datenbanken.
• Analyse, Dokumentation und Optimierung interner Prozesse: Du hinterfragst Prozesse und passt sie nach Bedarf an.
• Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung moderner IT-gestützter Arbeitsabläufe: Du arbeitest dich in neue Softwaretools ein und wendest diese für eine effiziente Büroorganisation an.

Was solltest du mitbringen?

• Abgeschlossenes Studium, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Business Management oder einem vergleichbaren Bereich, oder
• Ausbildung im Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Fachwirt-Fortbildung
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Office-, Assistenz- oder Operations-Funktion (mindestens 5 Jahre)
• Sehr sicherer Umgang mit modernen IT-Tools, Microsoft 365 sowie CRM- und Faktura-Systemen; Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hoher Anspruch an Qualität, Verbindlichkeit und Termintreue
• Professionelle, wertschätzende und adressatengerechte Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern
• Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren, konsequent nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
• Freude daran, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und pragmatisch zu verbessern
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Unser Jobangebot Office Manager - Operations, Prozesse & Sales Support (m/w/d) klingt vielversprechend?

Stunden: 32 - 40

Anstellungsart: Art des Stellenangebotes: Intern

Über den Arbeitgeber

Workwise

Fähigkeiten

• Es ist kein Abschluss erforderlich
• Du beherrscht Deutsch