Office-Manager / Office-Managerin in der Universitätsverwaltung (m/w/d)

Ludwig-Maximilians-Universität München; München; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende deutsche Universität sucht einen Office-Manager (m/w/d) in München. Sie organisieren die Büroabläufe, unterstützen Veranstaltungen und betreuen Softwareanwendungen. Die Stelle bietet flexible Arbeitszeiten, attraktive Leistungen des öffentlichen Dienstes und eine unbefristete Anstellung. Bewerbungen bis zum 05.10.2025 werden erbeten.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Büromanagement.
• Erfahrung in der Organisation von Büroprozessen.
• Kenntnisse der Datenschutzbestimmungen.

Aufgaben

• Organisieren des administrativen Alltags und der Korrespondenz.
• Unterstützen bei Veranstaltungen in den Fachbereichen.
• Pflegen von Fachinformationen im internen Serviceportal.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

IT-Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

SharePoint

Jobbeschreibung

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung.

Das Sind Wir

Wir sind ein Team aus rund 25 engagierten Kolleginnen und Kollegen mit unterschiedlichen beruflichen Hintergründen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen: Wir wollen bestmögliche Arbeitsbedingungen für die Menschen und nachhaltig funktionsfähige Gebäude an der LMU schaffen. Als zentrale Beratungsstelle kümmern wir uns um wichtige und spannende Themen wie Sicherheit am Arbeitsplatz für alle Beschäftigten sowie Zukunftsthemen wie Klimaschutz und Gesundheitsmanagement. Unsere Expertise bündeln wir in der Stabsstelle Sicherheit, Gesundheit und Nachhaltigkeit.

Wir Suchen Sie

Office-Manager / Office-Managerin in der Universitätsverwaltung (m/w/d)
am Standort München

Das Sind Ihre Aufgaben

• Sie organisieren souverän den administrativen Alltag – von Korrespondenz über Rechnungsbearbeitung bis hin zur organisatorischen Abwicklung von Stellenausschreibungen und Einstellungsverfahren.
• Sie unterstützen unsere Fachbereiche bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
• Sie pflegen und aktualisieren kontinuierlich unsere vielfältigen Fachinformationen im internen Serviceportal, darunter auch die LMU-Fundgrube.
• Sie betreuen unsere Anwendersoftware (z. B. MS Office, SharePoint, FAMOS, Anny, DaMaRIS), unterstützen das Team bei der Anwendung und klären Fragen mit unserer IT-Abteilung ab.
• Sie wirken aktiv an der Digitalisierung und Optimierung unserer Arbeitsprozesse mit und entwickeln unser Organisationshandbuch kontinuierlich weiter.
• Sie gewährleisten die Einhaltung des Datenschutzes, indem Sie Verfahrensbeschreibungen und Datenschutzerklärungen für unsere Prozesse erstellen.
• Sie übernehmen die Aufgaben im Zweier-Team in partnerschaftlicher Zusammenarbeit und stimmen deren Aufteilung eng miteinander ab.

Das Sind Sie

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement, Kaufmann bzw. Kauffrau für IT-System-Management, oder bringen eine gleichwertige Qualifikation bzw. berufliche Erfahrung mit.
• Sie organisieren und koordinieren Büro- und Informationsprozesse effizient und eigenverantwortlich.
• Sie pflegen Daten und Dokumente sorgfältig, strukturiert und verantwortungsbewusst.
• Sie beherrschen den Umgang mit digitalen Informationssystemen und Büro-Software und haben Freude daran, die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern.
• Sie verstehen komplexe Arbeitsabläufe schnell und gestalten diese aktiv mit.
• Sie verfügen über ein solides Verständnis von Datenschutz und Prozessmanagement.
• Sie zeichnen sich durch eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Serviceorientierung aus.

Das Ist Unser Angebot

Ein krisensicherer Arbeitsplatz mit verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Aufgaben an einer der größten deutschen Universitäten wartet auf Sie. Ihr Büro ist mitten in München, in U-Bahn-Nähe.

Die ausgeschriebene Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach TV-L, Entgeltgruppe E8, je nach Qualifikation. Mit der Stelle sind attraktive Angebote des öffentlichen Dienstes verbunden, z. B. Jahressonderzahlung, 30 Tage Urlaub und zusätzlich 24.12 und 31.12. frei, Gleitzeit sowie unsere betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen.

Wir bieten Ihnen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem hoch engagierten Team, eine fundierte Einarbeitung, dienstliches Smartphone und Laptop für mobiles Arbeiten, ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot, Angebote zur Gesundheitsförderung sowie die Möglichkeit zur Teilnahme an Fachtagungen und internationalen Austauschprogrammen (z. B. Erasmus+).

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns wichtig: Sie haben bei uns die Möglichkeit zu Teilzeit in verschiedenen Modellen und mobilem Arbeiten (bis zu 50 % im Homeoffice) sowie flexible Arbeitszeiten. Bei Bedarf unterstützen wir Sie bei der Suche nach einer Kinderbetreuung und einer Staatsbedienstetenwohnung. Auf unseren Arbeitgeberseiten finden Sie weitere Informationen zu unseren Benefits.

Die LMU hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und engagiert sich für die Diversität ihrer Beschäftigten. Wir fördern aktiv die Gleichstellung von Frauen und Männern.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Kontakt

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 05.10.2025 per E-Mail an Andreas Karner unter [e-mail] (ein PDF, max. 5 MB). Für Rückfragen steht Ihnen Herr Karner unter Telefon [phone] gerne zur Verfügung.

Wo Wissenschaft alles ist. An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen um Mensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung, IT und Technik. Werden Sie Teil der LMU München!

Im Rahmen Ihrer Bewerbung auf eine Stelle an der LMU übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu die Datenschutzerklärung der LMU für den Internetauftritt. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzinformationen zur Kenntnis genommen haben und mit der Datenverarbeitung im Rahmen des Auswahlverfahrens einverstanden sind.

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