Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz (m/w/d)

Ramboll; Karlsruhe; Hybrid; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Beratungsunternehmen in Karlsruhe sucht einen Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz. Sie organisieren den Büroalltag, unterstützen die Projektleitung und repräsentieren das Unternehmen. Ideale Bewerber verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, Berufserfahrung im Office Management und gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch. Flexible Arbeitszeiten sowie ein hybrides Arbeitsmodell werden geboten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Unbefristete Anstellung

30 Tage Urlaub pro Jahr

Zuschuss zur Altersvorsorge

Gesprächsangebot für mentales Wohlbefinden

Zuschuss zum Dienstrad

Qualifikationen

• Idealerweise eine kaufmännische Ausbildung und/oder Sekretariatserfahrung.
• Berufserfahrung im Office Management.
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an der Arbeit im Team.

Aufgaben

• Repräsentation des Unternehmens gegenüber externen Gästen und Kunden.
• Verantwortung für Besuchermanagement und Büroorganisation.
• Unterstützung in der Projektleitung und bei administrativen Aufgaben.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch

Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch

Verantwortungsbewusstsein

Pragmatische Lösungskompetenz

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Bist du jemand, der gerne auf Leute zugeht und eine offene und kommunikative Art hat? Hast du gute organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität? Möchtest du gerne für eine Firma arbeiten, die Nachhaltigkeit als Fokus hat? Dann bist du bei uns richtig! Für unser Büro in Karlsruhe suchen wir einen Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz (m/w/d).

Unser Angebot

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Eine transparente und skandinavisch geprägte Unternehmenskultur
• Die Möglichkeit, individuelle Fähigkeiten einzubringen und Innovation mitzugestalten
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamisch wachsenden Unternehmen
• Diese Stelle kann in Vollzeit oder Teilzeit besetzt werden

Deine neue Rolle

Als Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz (m/w/d) repräsentierst du unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und Kunden und bist Ansprechpartner (m/w/d) für alle Fragen unserer ca. 50 Mitarbeitenden rund um den Büroalltag. Du übernimmst Verantwortung für folgende Aufgaben:

Office Management

• Informationsdesk für Mitarbeiter:innen und Besucher:innen
• Besuchermanagement
• Bestellungen für das Büro und Events
• Rechnungskontierung
• Postein- und -ausgang
• Unterstützung bei Events
• Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeiter:innen

Projektassistenz

• Unterstützung der Projektleitung hinsichtlich aller organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie im Tagesgeschäft
• Proaktives Planen, Koordinieren, Vor- und Nachbereiten von Meetings und Terminen
• Dokumentation und Pflege von kunden- und projektrelevanten Daten in verschiedenen internen Datenbanken und ERP-Systemen (z. B. Projektanlage, CRM, Compliance, Ressourcen- und Zeitplanung)

Über dich

• Idealerweise eine kaufmännische Ausbildung und/oder Sekretariatserfahrung
• Berufserfahrung im Office Management
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Versierter Umgang mit MS Office
• Organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein sowie pragmatische Lösungskompetenz
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an der Arbeit im Team

Was wir dir bieten

• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte
• Hybrides Arbeiten: 2-3 Tage mobiles Arbeiten pro Woche
• Unbefristete Anstellung ggf. auch in Teilzeit
• Ein umfangreich bezuschusstes ‘Deutschlandticket’
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und BU-Versicherung
• 30 Tage Urlaub pro Jahr und Betriebsferien am 24.12. und 31.12.
• Zuschuss zum Dienstrad
• Moderne, ergonomische Arbeitsplätze
• Gesprächsangebot für mentales Wohlbefinden

Bist du bereit dabei zu sein?

Bitte reiche deine Bewerbung mit einem aktuellen Lebenslauf ein. Wir freuen uns über jede Form der Vielfalt und ermutigen Bewerber:innen mit diversem Erfahrungshintergrund, sich zu bewerben.

Bitte lade alle verfügbaren Arbeitszeugnisse (oder, wenn du außerhalb Deutschlands gearbeitet hast und keine Arbeitszeugnisse hast, die Kontaktdaten von Referenzen) aus deinen früheren Arbeitsverhältnissen und das Zeugnis deines höchsten Abschlusses hoch. Dies wird dazu beitragen, einen reibungslosen und schnellen Prozess zu ermöglichen, falls dir die Position angeboten wird. Wenn diese Dokumente nicht hochgeladen werden, könnte dies den Prozess verzögern.

Vielen Dank! Wir freuen uns über deine Bewerbung.

Arbeit im Zentrum des nachhaltigen Wandels bei Ramboll in Deutschland

Ramboll ist ein weltweit tätiges Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen. Als stiftungseigenes Unternehmen, das in Dänemark gegründet wurde, glauben wir, dass der Zweck eines nachhaltigen Wandels darin besteht, eine blühende Welt für Natur und Menschen zu schaffen. Das ist also unser Ausgangspunkt - und unsere Arbeitsweise. Ramboll beschäftigt in Deutschland mehr als 1.000 Mitarbeiter in mehr als zehn Niederlassungen. Die Experten von Ramboll liefern innovative Lösungen u.a. in den Bereichen Gebäude, Transport und Energie.

Ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet

Gleichheit, Diversität und Inklusivität stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir sind überzeugt, dass Diversität eine Stärke ist und dass unterschiedliche Erfahrungen und Perspektiven für die Schaffung wirklich lebensfähiger Gesellschaften unerlässlich sind. Bei Ramboll ist jede:r Bewerber:in willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung. Bitte wende dich bei persönlichen Anliegen während des Bewerbungsverfahrens an unser Rekrutierungsteam. Du kannst uns unter [e-mail] kontaktieren.