Office Manager (m/w/d) - Teilzeit 20 Stunden - Berlin

Tierarzt Plus Partner; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Modernes Arbeiten in Berlin-Mitte

Arbeitsmodus: vor Ort

Zusammenfassung

Tierarzt Plus Partner sucht eine engagierte Kraft für das Office-Management am Headquarter in Berlin-Mitte. Sie sorgt für reibungslose Abläufe, Organisation und Planung, koordiniert Bestellungen, Rechnungen und Infrastruktur und treibt Prozesse voran.

Sie bringen mehrjährige Office-Erfahrung, Organisationstalent und sichere Kommunikation mit. Der Job erfolgt vor Ort in einem dynamischen Tiergesundheitsnetzwerk mit flachen Hierarchien und Gestaltungsspielraum.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management oder als Teamassistenz.
• Selbstständige Planung, Strukturierung und Priorisierung von Aufgaben.
• Serviceorientierte Kommunikation mit Mitarbeitenden und externen Partnern.
• Nahtloser Umgang mit digitalen Tools und neuen Arbeitsprozessen.

Aufgaben

• Office-Alltag am HQ Berlin Mitte organisieren, Bestellwesen und Logistik koordinieren.
• Rechnungen prüfen, Nachbestellungen steuern und Gutschein-/Dekorationsanfragen betreuen.
• Instandhaltung, Infrastruktur und Koordination mit Dienstleistern sicherstellen.
• Externe Dienste wie Catering, Handwerker koordinieren und Kommunikation managen.
• Meetings, Events und Messen organisatorisch betreuen und Prozesse weiterentwickeln.

Kenntnisse

Office-Management Erfahrung

Teamassistenz

Projektmanagement

Kalender- und Ressourcenplanung

Serviceorientierung

Tools

Google Workspace

MS Office

Jobbeschreibung

Einleitung

Wir wachsen und mit uns auch die typischen Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Office-Managements. Du sorgst bei uns dafür, dass unser Headquarter Berlin Mitte im Alltag funktioniert – organisiert, strukturiert, zuverlässig und mit Blick für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Standortdetails. Dabei geht es bei uns nicht nur darum, bestehende Aufgaben abzuarbeiten: Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, Themen selbstständig vorantreibt und erkennt, wo wir Abläufe einfacher, digitaler oder smarter gestalten können! Du bist daher die ideale Ergänzung für unser Team, wenn du digitales Denken mit analoger Ordnung, Planung und Fürsorge verbinden kannst.

Einleitung

Wir wachsen und mit uns auch die typischen Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Office-Managements. Du sorgst bei uns dafür, dass unser Headquarter Berlin Mitte im Alltag funktioniert – organisiert, strukturiert, zuverlässig und mit Blick für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Standortdetails. Dabei geht es bei uns nicht nur darum, bestehende Aufgaben abzuarbeiten: Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, Themen selbstständig vorantreibt und erkennt, wo wir Abläufe einfacher, digitaler oder smarter gestalten können! Du bist daher die ideale Ergänzung für unser Team, wenn du digitales Denken mit analoger Ordnung, Planung und Fürsorge verbinden kannst.

Deine Aufgaben

• Du hältst unseren Office-Alltag und das Bestellwesen am Laufen: Von Bürobedarf und Bestellungen über Versand und Logistik und kleine organisatorische Themen hast du den Überblick und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Du prüfst Rechnungen für Verbrauchsmaterialien und koordinierst Nachbestellungen. Auch Kleinigkeiten wie Geburtstagsgutscheine, Dekorationen oder kurzfristige organisatorische Anliegen gehen bei dir nicht unter.
• Du bist verantwortlich für Instandhaltung und Infrastruktur: Eine Tür funktioniert nicht, eine Reparatur steht an oder ein:e Handwerker:in muss koordiniert werden? Du identifizierst Handlungsbedarf, findest passende Dienstleistende und begleitest die Umsetzung bis zur Lösung. Auch Wartungs- und Sicherheitsthemen behältst du zuverlässig im Blick.
• Du koordinierst und kommunizierst mit externen Diensten: Du bist erste Ansprechperson für die Catering, Handwerker:innen sowie Dienstleistende und stellst eine reibungslose Zusammenarbeit sicher. Unsere Post wird z. T. digitalisiert zugestellt. Mithilfe von DropScan prüfst du den Eingang und die korrekte Weiterleitung – digital im System und analog.
• Du unterstützt bei Meetings, Events und besonderen Anlässen: Ob bei unserem Monatsfrühstück für das gesamte Team, wichtigen Meetings oder Unterstützungsbeedarf bei Messen oder anderen Veranstaltungen – du kümmerst dich um die organisatorischen Details, koordinierst Termine und prüfst Bedarfsartikel.
• Du entwickelst unser Office-Management weiter: Wir sind offen für neue Lösungen und Automatisierung. Deshalb wünschen wir uns von dir nicht nur Organisationstalent, sondern auch Ideen: Lässt sich ein Arbeitsprozess automatisieren? Wo lohnt sich ein Abo-Modell? Du erkennst das Potential.

Dein Profil

• Du bringst relevante mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, als Teamassistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle mit und kennst einen dynamischen Office-Alltag, in dem viele kleine und große Themen parallel zusammenlaufen.
• Du priorisierst, strukturierst und organisierst selbstständig, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was als Nächstes zu tun ist. Termine und Fristen hast du souverän im Blick.
• Du kommunizierst verbindlich und serviceorientiert, sowohl mit Mitarbeitenden als auch mit externen wie Dienstleistenden und Vermietung. Deine Arbeit und dein Auftritt sind vom Ziel geleitet, zu einem top organisierten Office und einem positiven Miteinander beizutragen.
• Digitale Büroorganisation ist für dich zudem selbstverständlich. Idealerweise hast du bereits mit dem Google Workspace gearbeitet; auch MS Office beherrschst du sicher. In neue Tools arbeitest du dich schnell ein.

Gute Gründe für uns

• Einmalige Chance, den Tiergesundheitsmarkt zu revolutionieren und Teil des erfahrenen Pionier-Teams zu werden
• Ideale Mischung aus krisenfestem Geschäftsmodell, nachhaltigem Wachstum, interessanten Menschen und Startup-Mentalität
• 30 Tage Urlaub (Basis einer 5-Tage-Woche in VZ)
• Modernes Arbeiten in Berlin-Mitte mit hervorragender Anbindung an den ÖPNV (U-Bahn: Schwarzkopfstraße, S-Bahn: Nordbahnhof)
• Arbeitsmodus: vor Ort
• Integration in ein hochqualifiziertes, erfolgreiches und ehrgeiziges Team
• Offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer Duz-Kultur
• Viel Raum für Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Verantwortung
• Gezielte Angebote für die Mitarbeiterentwicklung
• Umfassendes Mental-Health-Programm für dein Wohlbefinden und Zugang zu exklusiven Corporate Benefits

Über uns

Wir sind ein aktives Netzwerk aus Kleintierpraxen und -kliniken in ganz Deutschland. Unsere Mission: "Gemeinsam arbeiten wir daran, täglich das beste Erlebnis für Tier und Mensch zu schaffen."

Für uns bedeutet das, die Arbeitsbedingungen für Tierärztinnen, Tierärzte und TFA kontinuierlich zu verbessern. So sorgen wir z. B. für familienfreundliche Arbeitszeiten, moderne Praxisausstattungen, innovative Technologien und wir investieren in eine netzwerkinterne Fort- & Weiterbildungsakademie. Diese Investitionen stärken unsere Praxisteams und verbessern das Erlebnis für Tiere und Kund:innen nachhaltig.

Unsere Gemeinschaft ist geprägt von der Vielfalt im Netzwerk. Wir schätzen einander und berücksichtigen die Expertise und Ziele jedes Mitarbeitenden. Dafür fördern wir den Austausch zwischen den Praxen.

Als Netzwerk können wir die vielen Herausforderungen der Branche, wie Fachkräftemangel, hohe Arbeitsbelastung und veraltete Praktiken bewältigen und eine nachhaltige Tiergesundheit sicherstellen.

In vielen Regionen sind wir bereits aktiv: Dort erhalten und schaffen wir tiermedizinische Versorgungsstrukturen. Seit unserer Gründung 2019 hat sich Tierarzt Plus Partner als überregionales Netzwerk für Tierarztpraxen etabliert.

Unser Berliner Zentralteam unterstützt die lokalen Praxis-Teams in den Bereichen Praxismanagement, Marketing, Personal, Digitalisierung und Finanzen. Ob in der Zentrale oder vor Ort in der Praxis - uns verbindet unsere Vision: "Gesunde Tiermedizin, partnerschaftlich leben."