Office Manager (m/w/d) | Immobilienmanagement

Headmatch GmbH & Co. KG; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Immobilienmanagement in Berlin sucht einen Office Manager (m/w/d). Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Betreuung des Empfangs sowie Vertragsmanagement. Es wird ein Organisationstalent gesucht, das mehrjährige Berufserfahrung mitbringt und sicher im Umgang mit MS Office ist. Das Angebot umfasst ein Jahresgehalt zwischen 42.000 und 48.000€ bei einer 40-Stunden-Woche und 30 Tagen Urlaub.

Leistungen

Sicherer Arbeitsplatz

Zentrale Lage

30 Tage Urlaub

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit zur Priorisierung wichtiger Aufgaben.

Aufgaben

• Bearbeitung und Archivierung der Eingangs- und Ausgangspost.
• Betreuung des Empfangs und der zentral eingehenden Telefonate.
• Vertragsmanagement inkl. Dokumentierung und Fristenüberwachung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Eigenverantwortliches Arbeiten

MS Office Kenntnisse

Tools

Digitalisierungssoftware ELO

Hausverwaltungssoftware RElion

Jobbeschreibung

Für ein sehr gut aufgestelltes, mittelständisches Unternehmen aus dem Bereich Immobilienmanagement in Berlin suchen wir exklusiv einen Office Manager (m/w/d bzw. Büro-Allrounder (m/w/d) die Organisationsstärke, Weitblick und Verlässlichkeit vereint.

• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Verschlagwortung und digitale Ablage bzw. Weiterleitung
• Betreuung des Empfangs und der zentral eingehenden Telefonate und E-Mails
• Archivierungsarbeiten
• Prüfung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen, Vorbereitung von Ausgangsrechnungen
• Bestellungen von Büromaterialien u.a. Einholen von Angeboten, Verhandlungen mit Dienstleistern
• Sichtung und Beantwortung von Vermietungsanfragen
• Vertragsmanagement (z.B. Dokumentierung und Fristenüberwachung)
• Management der IT-Hardware und -software (Pflege der Inventarlisten, Austausch bei Defekten usw.)
• Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitern
• Management der Vollmachten
• Ansprechpartnerin für den Datenschutzbeauftragten und die Arbeitssicherheit

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit zur Priorisierung wichtiger Aufgaben
• Eigenverantwortliche und mitdenkende Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office, ideal wäre Erfahrung mit der Digitalisierungssoftware ELO und der Hausverwaltungssoftware RElion
• Die Tätigkeit ist nicht für Homeoffice geeignet

• Sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen
• Zentrale Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Kollegiales, wertschätzendes Team
• Möglichkeit zur Mitgestaltung interner Prozesse und Abläufe
• Eine Schlüsselrolle mit hoher Sichtbarkeit im Unternehmen
• Unbefristete Festanstellung mit 40 Std./Woche
• Jahresgehalt zwischen 42.000 und 48.000€
• 30 Tage Urlaub