Office Manager (m/w/d) im Bereich Fund Operations

ZipRecruiter; Hamburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen im Bereich Investmentmanagement sucht eine engagierte Assistenzkraft, die das Team in vielfältigen administrativen Aufgaben unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Organisation des Büros, die Planung von Terminen und die Unterstützung bei Projekten zur Optimierung der Arbeitsabläufe. Mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit für Home Office bietet diese Position eine hervorragende Work-Life-Balance. Das Unternehmen fördert ein offenes und hilfsbereites Teamumfeld, in dem Ihre Beiträge geschätzt werden. Wenn Sie eine leidenschaftliche und serviceorientierte Persönlichkeit sind, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Home Office Möglichkeiten

30 Tage Urlaub

Zuschuss zum Deutschlandticket

Betriebliche Altersvorsorge

Strukturierte Einarbeitung

Mitarbeiterrabatte

Kostenfreies Bio-Obst

Vergünstigte Fitnessstudio-Nutzung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung erforderlich.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Bereitschaft, neue Tools zu lernen.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie Terminplanung und Dokumentenablage.
• Unterstützung im Tagesgeschäft durch Datenabfrage und Rechnungsprüfung.
• Mitwirkung bei Projekten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe.

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Selbständige Arbeitsweise

Dienstleistungsorientierung

Teamfähigkeit

Kontaktfreudigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Tools

PowerPoint

Excel

Jobbeschreibung

Job Description

Wir sind die HIH. Wir sind einer der führenden Anbieter von ganzheitlichem Investmentmanagement für Immobilien und alternative Investments in Deutschland. Als Unternehmensgruppe bieten wir institutionellen Investoren Lösungen für alle Phasen des Wertschöpfungsprozesses - von der Projektentwicklung über die Strukturierung von Immobilieninvestments bis zum Asset Management.

Das Assistenzteam besteht aus drei Assistenzen, die gemeinsam mehrere Abteilungen betreuen. Um eine ganztätige Unterstützung zu gewährleisten, können wir aktuell nur Bewerbungen in Vollzeit berücksichtigen.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben, z.B. Postverteilung und Postversand, Terminvereinbarung und –vorbereitung, Reiseplanung, -buchung und -abrechnung, (digitale) Dokumentenablage sowie Überarbeitung von Dokumenten und die allgemeine Organisation des Büros.
• Unterstützung im Tagesgeschäft durch Übernahme regelmäßiger und ad hoc Aufgaben wie Aufbereiten von Informationen in Power Point und Excel, Anforderung sowie Zusammenstellung und Weitergabe von Dokumenten, Datenabfrage und -erfassung, Rechnungsprüfung und Unterstützung beim Onboarding neuer Kollegen.
• Mitwirkung bei Projekten zur Weiterentwicklung der aktuellen Arbeitsabläufe – z.B. in Bezug auf die Postverteilung, Vollmachtserstellung oder Übersicht über Rechtsstreitigkeiten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und hohe Bereitschaft, sich mit neuen Tools auseinanderzusetzen
• Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungsorientierung, Kontaktfreudigkeit und Teamfähigkeit

Benefits

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit, Möglichkeit für Home Office bzw. mobiles Arbeiten sowie 30 Tage Urlaub
• Lage & Ausstattung: Zentrale Innenstadtlage und moderne Büroausstattung
• Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrradleasing mit JobRad
• Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und bewährte Geschäftsmodelle und betriebliche Altersvorsorge
• Onboarding & Weiterbildungsangebote: Strukturierte Einarbeitung, feste Ansprechpartner/innen, Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildung durch unsere interne Lernplattform Campus und externe Seminarangebote
• Teamgeist: Offenes und hilfsbereites Team, gruppenweite Vernetzung durch u.a. Firmen- und Teamevents sowie mehrere Betriebssportgruppen
• Umfassendes Sportangebot: Vergünstigte Nutzung von vielen Fitnessstudios, Schwimmbädern und anderen Sportanbietern deutschlandweit über EGYM Wellpass
• Weitere Vergünstigungen: Mitarbeiterrabatte bei diversen Online-Shops sowie kostenfreies Bio-Obst, Kalt- und Heißgetränke

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