Office Manager (m/w/d)

zebra group; Dresden; Vor Ort; EUR 13.000 - 20.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Teilzeit 20 Std./Woche

ISO 27001 Zertifizierung

Spannende Projekte

Weiterbildung

Teamevents

Mobilität & Prämien

Zusammenfassung

zebra group in Dresden sucht eine engagierte Office-Management-Fachkraft (m/w/d) für Empfang, Büroorganisation und Administrative Aufgaben. Du bist zentrale Ansprechperson für Kunden, Dienstleister und Team.

Du koordinierst Meetingräume, übernimmst Vor- und Nachbereitung, verwaltest Materialien, Post und den Dienstwagen und sorgst für Ordnung in Küche und Flächen. Zudem unterstützt du das People & Culture Team beim Onboarding, Offboarding und Teamevents; ISO-Richtlinien-Compliance gehört zu

Qualifikationen

• Organisationstalent und gute Selbstorganisation
• Hands-on-M mentality mit Liebe zum Detail
• Empathische, kommunikativer Teamplayer und humorvoll

Aufgaben

• Empfang und Bewirtung von Gästen sowie erste Ansprechperson am Telefon und Mail
• Koordination von Meetingräumen und Vor-/Nachbereitung
• Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Werbemitteln, Postbearbeitung
• Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben
• Facility-Management: Ordnung, Küche und Gemeinschaftsflächen
• Unterstützung People & Culture beim On-/Offboarding und Teamevents
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Administration von Miro und ISO-Richtlinien
• Zuarbeit bei technischen/softwarenahen Themen (Adobe, Reddo, Personio)

Kenntnisse

Organisationstalent

Hands-on-Mentalität

Empathische Persönlichkeit

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

Adobe-Lizenzen

Reddo

Personio

Miro

Jobbeschreibung

DAS SIND WIR

Du möchtest in einem innovativen Umfeld arbeiten, in dem kreative Ideen gemeinsam umgesetzt und weiterentwickelt werden? Du suchst ein Team, das von Leidenschaft für Design und Kommunikation lebt und spannende Projekte für namhafte Kunden realisiert?
An unseren Standorten in Dresden und Chemnitz arbeiten Expert:innen aus den Bereichen Strategie, Beratung, Design und Technologie an maßgeschneiderten Lösungen für vielfältige Kunden aus unterschiedlichsten Branchen. Ob kreative Kampagnen, moderne Webanwendungen, ansprechendes UX/UI-Design oder gezielte Social-Media-Strategien – bei uns entstehen Projekte, die inspirieren und begeistern.
Bist du bereit, dein Potenzial in einem dynamischen Team einzubringen?
Wir freuen uns auf deine Ideen!

WIR BIETEN DIR

• Arbeitszeitmodelle: 20 Stunden, Mo–Do von 9:00–14:00 Uhr, vor Ort
• Sicheres Fundament: ISO 27001-Zertifizierung als Qualitätsstandard
• Innovative Projekte: Für namhafte Kunden, mit spannenden Herausforderungen in einer der Top 50 „Internetagenturen“ nach Branchenbarometer BVDW
• Individuelle Weiterbildung: Trainings, Workshops, Zertifikate – deine Entwicklung zählt
• Vielfältige Projekte: Arbeit an spannenden und abwechslungsreichen Projekten für namhafte Kunden in interdisziplinären Teams über alle Gewerke hinweg
• Events & Kultur: Sommerfest, Weihnachtsfeier, offene Feedbackkultur
• Mobilität & Empfehlungen: Poolfahrzeug für externe Termine & Prämien für Empfehlungen

DEINE AUFGABEN

• Du bist das Herzstück (m/w/d) im Unternehmen und erste Ansprechperson für unsere Kunden, Dienstleister und unser Team am Telefon, per Mail sowie vor Ort (u. a. Empfang und Bewirtung von Gästen)
• Du gewährleistest einen reibungslosen Arbeitsalltag im Büro, indem du die Terminüberwachung und Koordination von Meetingräumen sowie deren Vor- und Nachbereitung übernimmst
• Du bist verantwortlich für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Werbemitteln sowie die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
• Du übernimmst allgemeine administrative sowie organisatorische Aufgaben wie bspw. Verwaltung von Unternehmensunterlagen und das Management des Dienstwagens
• Du hast den Überblick über Ordnung und Sauberkeit in der Agentur, sorgst dafür, dass Küche, Meetingräume und Gemeinschaftsflächen funktionieren (Kaffeemaschine, Geschirrspüler & Co.), machst das Team auf Missstände aufmerksam und koordinierst externe Dienstleister im Facility-Management
• Du kümmerst dich um die liebevollen Details im Agenturalltag: Geschenke zu Geburtstagen und Jubiläen sowie die passende Dekoration
• Du unterstützt das People & Culture Team im On- und Offboardingprozess sowie bei Teamevents und löst dafür notwendige Bestellungen aus
• Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Du verantwortest die Administration von Miro und unterstützt bei der Umsetzung unserer ISO-Richtlinien
• Du bist Kontaktperson für technische und softwarebezogene Themen (u. a. Adobe-Lizenzen, Reddo) und unterstützt bei der Zuarbeit in Personio

DEIN PROFIL

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare mehrjährige Erfahrung im Office-Management
• Du bist ein Organisationstalent (hierzu zählt Selbstorganisation und Zeitmanagement) und kombinierst eine Hands-on-Mentalität mit großer Liebe zum Detail
• Du bist eine empathische und kommunikative Persönlichkeit und bringst eine gute Portion Humor sowie Durchsetzungsvermögen mit
• Du weißt um die Herausforderungen des Agenturlebens und erinnerst dein Kollegium auch mal mit Humor an die Wichtigkeiten des Verwaltungslebens

DU HAST FRAGEN?

Unsere Stellenausschreibung konnte noch nicht alle Fragen zum Job beantworten? Dann wende dich gerne direkt an unser People & Culture Team per E-Mail unter
[e-mail]